Zo organiseer je een mobiliteitscongres

Begin met de datum, locatie en beschikbare ruimtes; die bepalen hoeveel deelnemers je aankunt en welke techniek nodig is. Leg daarna het programma vast, inclusief sprekers, moderators, pauzes en eindtijd. Open de registratie zodra de hoofdonderdelen bevestigd zijn, zodat je dieetwensen en deelnemersaantallen op tijd verzamelt. In de laatste week draait alles om controleren: presentaties, naamkaartjes, catering, route-informatie en de technische opstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en tijden vastleggen
2 personen
3
Sprekers en moderators vastleggen
2 personen
4
Reserveringen voor locatie maken
5
Catering reserveren
6
Audiovisuele apparatuur reserveren
7
Registratieformulier openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie voor congres publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
13
Presentaties verzamelen
14
Definitieve deelnemerslijst maken
15
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
16
Programmafolders afdrukken
2 personen
17
Routebeschrijving versturen
18
Cateringbestelling bevestigen
19
Technische briefing maken
2 personen
20
Sprekersprogramma doornemen
3 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen controleren
2 personen
23
Registratietafel voorbereiden
2 personen
24
Presentaties op laptop zetten
25
Locatie inspecteren
2 personen
26
Zaalindeling uitzetten
3 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
29
Projector en scherm opstellen
2 personen
30
Microfoons aansluiten
2 personen
31
Presentaties technisch testen
2 personen
32
Bewegwijzering ophangen
2 personen
33
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
34
Koffiepunt inrichten
2 personen
35
Buffet en cateringtafel opbouwen
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
38
Naamkaartjes sorteren
2 personen

Event

39
Sprekers ontvangen
2 personen
40
Sprekers instrueren
2 personen
41
Deelnemers registreren
4 personen
42
Welkomstkoffie serveren
3 personen
43
Deelnemers naar zaal begeleiden
2 personen
44
Congres openen
45
Presentaties begeleiden
2 personen
46
Microfoons doorgeven
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Koffiepauze serveren
3 personen
49
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
50
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
51
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
52
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
53
Netwerkborrel serveren
4 personen
54
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
55
Dinerbuffet serveren
5 personen
56
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
57
Laatste presentaties begeleiden
2 personen
58
Congres afsluiten
59
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

60
Catering afruimen
4 personen
61
Audiovisuele apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Presentaties veiligstellen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Zaal schoonmaken
3 personen
67
Locatie opleveren
2 personen
68
Materialen retourneren
2 personen
69
Openstaande materialen controleren
70
Bedankbericht aan sprekers sturen
71
Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 170
Inschrijvingstafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 8
Cateringtafelsaantal 4
Spreektafel
Statafelsaantal 15
Podiumdelenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Laserpointeraantal 2
Flip-overbordenaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 180
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Koffielepelsaantal 180
Serveerbestekaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 10
Chafing dishesaantal 8
Opscheplepelsaantal 16
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Naamkaartjeshoudersaantal 170
Programmabordenaantal 6
Naambordjes voor sprekersaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 10
Tafelnummersaantal 15

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Allesreinigeraantal 3
Afwasmiddelaantal 3
Sponzenaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de zaalindeling voor congresstoelen, inschrijvingstafels, buffettafels en een eventuele spreektafel. Controleer daarna pas hoeveel podiumdelen, statafels en cateringtafels je werkelijk nodig hebt.
Reserveer audiovisuele apparatuur zodra het programma staat. Test beamer, projectiescherm, presentatielaptop, HDMI-kabels, draadloze microfoons en geluidsinstallatie uiterlijk één dag vooraf met de definitieve presentaties.
Sluit de registratie niet af zonder dieetwensen en contactgegevens van deelnemers te controleren. Gebruik de definitieve deelnemerslijst voor naamkaartjes, programmafolders en de cateringbestelling.
Vraag presentaties en sprekersinformatie vooraf op en zet alle bestanden op één presentatielaptop. Neem ook een technische briefing door met sprekers en moderators, zodat wissels en microfoongebruik niet pas op het podium worden uitgezocht.
Loop de locatie op de congresdag na voordat deelnemers binnenkomen: controleer looproutes, registratietafel, stroompunten en zichtlijnen naar het scherm. Zet verlengkabels en stekkerdozen veilig weg en tel servies, koffievoorzieningen en serveerbestek na ontvangst van de catering.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een mobiliteitscongres organiseren en de locatie reserveren?: Leg de datum en locatie vast voordat je sprekers en moderators definitief bevestigt. Reserveer de ruimte zodra je het gewenste programma en de verwachte deelnemerscapaciteit kent, zodat zaalindeling en audiovisuele techniek nog aanpasbaar zijn.
Hoe lang van tevoren open ik de registratie voor een mobiliteitscongres?: Open de registratie zodra datum, locatie, programma-opzet en hoofdsprekers vaststaan. Plan minimaal één controlemoment vóór de sluiting om aanmeldingen, dieetwensen en ontbrekende gegevens te verwerken.
Wanneer moet ik de techniek voor een mobiliteitscongres testen?: Test de beamer, het scherm, de laptop, microfoons, luidsprekers en kabels uiterlijk één dag vóór het congres. Zet de definitieve presentaties dan al op de laptop en controleer ook de volgorde van de bestanden.
Wanneer bevestig ik de catering voor een mobiliteitscongres?: Bevestig de catering nadat je de deelnemerslijst en dieetwensen hebt gecontroleerd. Doe dat vóór de laatste voorbereidingsdag, zodat aantallen, servies, koffievoorzieningen en de opstelling van de buffettafels nog kunnen worden aangepast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.