Mobilitätskongress organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Kongresstag

Ein Mobilitätskongress braucht früh eine klare Reihenfolge: Zuerst stehen Datum, Ort und Programm, danach folgen Referenten, Anmeldungen, Technik und Catering. Plane nicht nur die Bühne, sondern auch Registrierung, Präsentationsdateien, Namensschilder und die Wegeführung für die Teilnehmenden. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag ein technischer Test, aktuelle Ernährungswünsche oder eine letzte Version der Präsentationen. Mit festen Fristen behältst du die 71 Aufgaben und die benötigten 53 Materialien im Griff.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
3
Referenten und Moderatoren festlegen
2 Personen
4
Reservierungen für die Location vornehmen
5
Catering reservieren
6
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
7
Anmeldeformular öffnen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Werbung für den Kongress veröffentlichen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
13
Präsentationen sammeln
14
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
15
Namensschilder drucken
2 Personen
16
Programmhefte drucken
2 Personen
17
Wegbeschreibung versenden
18
Cateringbestellung bestätigen
19
Technisches Briefing erstellen
2 Personen
20
Referentenprogramm durchgehen
3 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Materialien prüfen
2 Personen
23
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
24
Präsentationen auf den Laptop laden
25
Location inspizieren
2 Personen
26
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
29
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
30
Mikrofone anschließen
2 Personen
31
Präsentationen technisch testen
2 Personen
32
Beschilderung anbringen
2 Personen
33
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
34
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
35
Buffet und Cateringtisch aufbauen
3 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
38
Namenskarten sortieren
2 Personen

Event

39
Referenten empfangen
2 Personen
40
Referenten einweisen
2 Personen
41
Teilnehmer registrieren
4 Personen
42
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
43
Teilnehmende zum Saal begleiten
2 Personen
44
Kongress eröffnen
45
Präsentationen betreuen
2 Personen
46
Mikrofone weitergeben
2 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Kaffeepause servieren
3 Personen
49
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
50
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
51
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
52
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
53
Netzwerk-Getränke servieren
4 Personen
54
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
55
Abendbuffet servieren
5 Personen
56
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
57
Letzte Präsentationen begleiten
2 Personen
58
Kongress abschließen
59
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

60
Catering abräumen
4 Personen
61
Audiovisuelle Geräte ausschalten
2 Personen
62
Präsentationen sichern
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
66
Saal reinigen
3 Personen
67
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
68
Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Verbleibende Materialien prüfen
70
Dankesnachricht an Sprecher senden
71
Teilnehmerinformationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 170
AnmeldetischeAnz. 3
BuffetischeAnz. 8
Catering-TischeAnz. 4
Rednertisch
StehtischeAnz. 15
BühnenelementeAnz. 4

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 3
LaserpointerAnz. 2
FlipchartsAnz. 3
Flipchart-MarkerAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 180
Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 180
ServierbesteckAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 10
WarmhaltebehälterAnz. 8
ServierlöffelAnz. 16
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
NamensschildhalterAnz. 170
ProgrammschilderAnz. 6
Namensschilder für SprecherAnz. 12
Wegweiser-SchilderAnz. 10
TischnummernAnz. 15

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
AllzweckreinigerAnz. 3
SpülmittelAnz. 3
SchwämmeAnz. 12

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Zeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Vorträge, Diskussionen und Wechsel jeweils konkrete Minuten ein und benenne für jeden Programmpunkt einen Moderator.
Sammle Sprecherinformationen und Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress. Lade alle Dateien anschließend auf den Präsentationslaptop und prüfe HDMI-Kabel, Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher gemeinsam.
Bestätige die Cateringbestellung sowie Ernährungswünsche 3 bis 5 Tage vorher. Zähle dabei nicht nur Mahlzeiten, sondern auch Kaffeetassen, Wassergläser, Servierbesteck und die benötigten Kaffeemaschinen.
Erstelle die endgültige Teilnehmerliste 2 bis 3 Tage vor Beginn und drucke danach Namensschilder und Programmhefte. Richte den Registrierungstisch so ein, dass Anmeldung und Ausgabe ohne Suche nach Unterlagen funktionieren.
Besichtige die Location spätestens am Vortag mit einem Technikkurzbriefing. Prüfe Sitzreihen, Anmeldetische, Bühnenelemente, Stromanschlüsse und die Wegbeschreibung vor Ort, statt Probleme erst beim Einlass zu entdecken.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Mobilitätskongress planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Reservierungen für Location, Catering und audiovisuelle Ausrüstung sollten innerhalb der ersten 2 bis 3 Wochen feststehen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Mobilitätskongress geöffnet werden?: Öffne das Anmeldeformular etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress, sobald Datum, Ort und Programm bestätigt sind. Verschicke die Einladungen direkt danach und bearbeite Anmeldungen fortlaufend.
Wann müssen Präsentationen und Sprecherinformationen vorliegen?: Fordere Sprecherinformationen und Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. So bleiben noch mindestens 2 Werktage für Rückfragen, Dateiprüfung und das Laden auf den Präsentationslaptop.
Was muss man am Tag vor dem Mobilitätskongress prüfen?: Kontrolliere am Vortag die Location, Bestuhlung, Registrierung, Technik und Beschilderung. Plane dafür mindestens 2 Stunden ein und führe anschließend das technische Briefing mit den zuständigen Personen durch.

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