Cómo organizar un congreso de movilidad paso a paso

Organizar un congreso de movilidad exige coordinar programa, ponentes, asistentes, catering y tecnología en un orden claro. Empieza cerrando fecha, ubicación y horarios; después confirma a quienes participan y abre las inscripciones. En las últimas semanas tendrás que reunir presentaciones, preferencias dietéticas y datos de los ponentes. El día anterior, revisa el lugar, prueba el equipo audiovisual y deja preparada la mesa de registro para no resolverlo todo a última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Definir el programa y los horarios
2 personas
3
Fijar ponentes y moderadores
2 personas
4
Hacer reservas para la ubicación
5
Reservar el catering
6
Reservar equipo audiovisual
7
Abrir el formulario de registro
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar la promoción del congreso
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Recopilar información de los ponentes
2 personas
13
Recopilar las presentaciones
14
Crear la lista final de participantes
15
Imprimir las tarjetas con nombres
2 personas
16
Imprimir folletos del programa
2 personas
17
Enviar indicaciones
18
Confirmar el pedido de catering
19
Preparar la reunión técnica
2 personas
20
Revisar el programa de ponentes
3 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Comprobar los materiales
2 personas
23
Preparar la mesa de registro
2 personas
24
Pasar las presentaciones al portátil
25
Inspeccionar el lugar
2 personas
26
Marcar la distribución de la sala
3 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
29
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
30
Conectar los micrófonos
2 personas
31
Probar técnicamente las presentaciones
2 personas
32
Colgar señalización
2 personas
33
Preparar el material de registro
2 personas
34
Montar el punto de café
2 personas
35
Montar el bufé y la mesa de catering
3 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
38
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas

Evento

39
Recibir a los ponentes
2 personas
40
Instruir a los ponentes
2 personas
41
Registrar a los participantes
4 personas
42
Servir café de bienvenida
3 personas
43
Acompañar a los participantes a la sala
2 personas
44
Abrir el congreso
45
Coordinar presentaciones
2 personas
46
Pasar los micrófonos
2 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Servir la pausa para el café
3 personas
49
Reponer el bufé del descanso
2 personas
50
Moderar el panel de discusión
2 personas
51
Recoger preguntas del público
2 personas
52
Montar el aperitivo de networking
3 personas
53
Servir el cóctel de networking
4 personas
54
Montar el bufé de cena
4 personas
55
Servir el bufé de cena
5 personas
56
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
57
Coordinar las presentaciones finales
2 personas
58
Cerrar el congreso
59
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas

Seguimiento

60
Retirar el catering
4 personas
61
Apagar el equipo audiovisual
2 personas
62
Asegurar las presentaciones
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Recoger mesas y sillas
4 personas
66
Limpiar la sala
3 personas
67
Entregar la ubicación
2 personas
68
Devolver los materiales
2 personas
69
Comprobar los materiales pendientes
70
Enviar un mensaje de agradecimiento a los ponentes
71
Enviar la información de los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 170
Mesas de inscripcióncant. 3
Mesas de buffetcant. 8
Mesas de cateringcant. 4
Mesa de oradores
Mesas altascant. 15
Piezas de escenariocant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Puntero lásercant. 2
Pizarras de rotafoliocant. 3
Rotuladores para pizarracant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 180
Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Cuchilloscant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharillas de cafécant. 180
Cubiertos de serviciocant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 10
Chafing dishescant. 8
Cucharonescant. 16
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Mantelescant. 18
Portanombrescant. 170
Carteles del programacant. 6
Carteles con nombres para los ponentescant. 12
Señales de orientacióncant. 10
Números de mesacant. 15

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Limpiador multiusoscant. 3
Lavavajillascant. 3
Esponjascant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y el programa antes de abrir el registro. Reserva el espacio y el catering en cuanto conozcas el formato, porque cambiar la distribución después afecta a las sillas, mesas y zonas de buffet.
Confirma a ponentes y moderadores con varias semanas de margen y pide sus presentaciones antes del congreso. Reúne también biografías, cargos y necesidades técnicas para preparar correctamente el programa.
Abre el formulario de inscripción cuando el horario esté suficientemente definido. Recoge las preferencias dietéticas y prepara la lista final de participantes al menos 3 días antes para imprimir tarjetas y ajustar el pedido de catering.
Haz una reunión técnica antes del evento y prueba proyector, pantalla, portátil, micrófonos, mesa de mezclas, altavoces y cables. Lleva presentaciones copiadas en el portátil de presentación y una segunda conexión compatible.
Inspecciona el lugar el día anterior o la mañana del congreso. Comprueba la distribución de las sillas, la mesa de registro, el escenario, las mesas de catering, la señalización y que haya suficientes regletas, alargadores, vasos y tazas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de movilidad?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios ponentes, inscripciones y catering. Reserva la ubicación, el equipo audiovisual y los servicios principales durante las primeras 2 semanas.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un congreso?: Ábrelas cuando la fecha, el lugar y el programa básico estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra la lista final unos 3 días antes para ajustar tarjetas, acreditaciones y catering.
¿Cuándo hay que pedir las presentaciones de los ponentes?: Solicítalas entre 7 y 10 días antes y fija un plazo definitivo de 3 días antes del congreso. Así puedes revisar el orden, comprobar los formatos y cargar todos los archivos en el portátil.
¿Qué se debe probar del equipo audiovisual antes del congreso?: Haz una prueba completa al menos 1 día antes: proyector, pantalla, portátil, cables HDMI, micrófonos, mesa de mezclas y altavoces. Reserva entre 60 y 90 minutos para corregir conexiones, volumen y compatibilidad de las presentaciones.

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