Organiser un congrès sur la mobilité sans rien laisser au dernier moment

Un congrès sur la mobilité se construit d’abord autour du programme, du lieu et des intervenants. Fixez la date, réservez rapidement les espaces, le traiteur et le matériel audiovisuel, puis ouvrez les inscriptions avec des horaires déjà fiables. Les dernières semaines servent surtout à consolider les informations, les présentations et les besoins alimentaires. La veille, vérifiez la salle, les branchements et l’ordinateur de présentation plutôt que de découvrir un problème à l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
3
Définir les intervenants et les modérateurs
2 personnes
4
Faire des réservations pour le lieu
5
Réserver le catering
6
Réserver le matériel audiovisuel
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion du congrès
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
13
Rassembler les présentations
14
Établir la liste définitive des participants
15
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer les programmes
2 personnes
17
Envoyer les indications d'accès
18
Confirmer la commande traiteur
19
Préparer le briefing technique
2 personnes
20
Passer en revue le programme des intervenants
3 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Vérifier le matériel
2 personnes
23
Préparer la table d'inscription
2 personnes
24
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
25
Inspecter le lieu
2 personnes
26
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
29
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
30
Brancher les microphones
2 personnes
31
Tester techniquement les présentations
2 personnes
32
Installer la signalétique
2 personnes
33
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
34
Mettre en place le point café
2 personnes
35
Installer le buffet et la table de catering
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
38
Trier les badges nominatifs
2 personnes

Événement

39
Accueillir les intervenants
2 personnes
40
Briefer les intervenants
2 personnes
41
Enregistrer les participants
4 personnes
42
Servir le café de bienvenue
3 personnes
43
Accompagner les participants jusqu’à la salle
2 personnes
44
Ouvrir le congrès
45
Animer les présentations
2 personnes
46
Passer les microphones
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir la pause-café
3 personnes
49
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
50
Animer la table ronde
2 personnes
51
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
52
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
53
Servir le cocktail réseau
4 personnes
54
Installer le buffet du dîner
4 personnes
55
Servir le buffet du dîner
5 personnes
56
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
57
Animer les dernières présentations
2 personnes
58
Clôturer le congrès
59
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

60
Débarrasser le service traiteur
4 personnes
61
Éteindre le matériel audiovisuel
2 personnes
62
Sécuriser les présentations
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Nettoyer la salle
3 personnes
67
Remettre le lieu en état
2 personnes
68
Retourner les matériels
2 personnes
69
Vérifier le matériel restant
70
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
71
Renvoyer les informations aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 170
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 8
Tables de cateringqté 4
Table de prise de parole
Tables hautesqté 15
Éléments de podiumqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Pointeur laserqté 2
Chevalets de conférenceqté 3
Feutres pour paperboardqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 180
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillères à caféqté 180
Couverts de serviceqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bains-marieqté 8
Louchesqté 16
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Décoration

Nappesqté 18
Porte-nomsqté 170
Panneaux du programmeqté 6
Badges nominatifs pour les intervenantsqté 12
Panneaux directionnelsqté 10
Numéros de tableqté 15

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Nettoyant multi-usagesqté 3
Liquide vaisselleqté 3
Épongesqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par figer la date, le lieu et les horaires du programme au moins 8 à 12 semaines avant le congrès. Les réservations du traiteur et du matériel audiovisuel dépendent de ces trois éléments.
Demandez aux intervenants leur titre, leur fonction, leur photo et leur présentation au plus tard 10 jours avant l’événement. Regroupez ensuite tous les fichiers sur un seul ordinateur de présentation.
Ajoutez une question sur les allergies et régimes alimentaires dans le formulaire d’inscription, puis transmettez le bilan au traiteur 7 jours avant le congrès. Confirmez la commande une dernière fois 48 heures avant.
Préparez les badges et les programmes à partir de la liste définitive des participants, idéalement 2 jours avant l’accueil. Prévoyez une table d’inscription visible et quelques exemplaires vierges pour les inscriptions corrigées.
Organisez un briefing technique de 30 minutes avec les intervenants et les modérateurs avant l’ouverture. Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises dans la salle, pas seulement au bureau.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès sur la mobilité ?: Prévoyez généralement 8 à 12 semaines pour un congrès avec plusieurs intervenants. Ce délai permet de réserver le lieu, le traiteur et l’audiovisuel, puis de gérer les inscriptions et les supports.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un congrès ?: Ouvrez les inscriptions environ 6 à 8 semaines avant la date prévue, dès que le lieu, les horaires et les principaux intervenants sont confirmés. Fermez-les 3 à 5 jours avant l’événement pour établir la liste finale et les badges.
Quand demander les présentations des intervenants ?: Demandez les présentations au plus tard 10 jours avant le congrès et fixez une échéance ferme. Contrôlez les fichiers et chargez-les sur l’ordinateur de présentation la veille.
Que faut-il vérifier la veille d’un congrès ?: Consacrez au moins 60 minutes à l’inspection de la salle et au test technique. Vérifiez les branchements, le son, l’image, les microphones, les supports de présentation, la table d’inscription et la livraison du traiteur.

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