Een middernachtconcert organiseren: zo pak je het aan

Begin bij de eindtijd en werk terug naar de momenten waarop publiek, artiesten en techniek nodig zijn. Leg eerst locatie, artiesten, vergunningen en verzekering vast; pas daarna open je de ticketverkoop en plan je promotie. Voor een concert rond middernacht zijn techniek, publieksstromen en een strak draaiboek bepalend. Denk ook aan wat na afloop gebeurt: afbouw, vertrek van bezoekers en het veilig afsluiten van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Artiesten vastleggen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering regelen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Ticketverkoop openen
7
Promotie publiceren
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering bestellen
11
Techniek reserveren
12
Artiesteninformatie verzamelen
13
Draaiboek afdrukken
14
Bewegwijzering maken
2 personen
15
Publiekslijst controleren
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen verzamelen
2 personen
19
Locatie openen
2 personen
20
Laadzone vrijmaken
2 personen
21
Podium opbouwen
4 personen
22
Achterdoek ophangen
2 personen
23
Publieksstoelen plaatsen
3 personen
24
Ingang inrichten
2 personen
25
Bar opstellen
3 personen
26
Cateringtafel opstellen
2 personen
27
Garderobe inrichten
2 personen
28
Decoratie ophangen
2 personen
29
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
30
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
31
Microfoons aansluiten
2 personen
32
Kabels veilig afplakken
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Servies klaarzetten
2 personen
36
Artiestenontvangst inrichten
37
Techniek testen
3 personen
38
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

39
Deuren openen
3 personen
40
Bezoekers verwelkomen
4 personen
41
Tickets controleren
3 personen
42
Garderobe bemannen
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Openingsoptreden begeleiden
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
48
Hoofdoptreden begeleiden
3 personen
49
Pauze catering verzorgen
3 personen
50
Geluidsniveau controleren
51
Avondoptreden begeleiden
3 personen
52
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
53
Laatste optreden begeleiden
3 personen
54
Afscheid aankondigen
55
Uitloop begeleiden
3 personen

Nazorg

56
Bar sluiten
2 personen
57
Kassa afsluiten
2 personen
58
Servies verzamelen
2 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Geluidsinstallatie afbouwen
4 personen
61
Lichtinstallatie afbouwen
3 personen
62
Podium afbouwen
4 personen
63
Meubilair terugplaatsen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Techniek retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
68
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Klapstoelenaantal 100
Statafelsaantal 8
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Gebaksbordjesaantal 100
Vorkenaantal 120
Servettenhoudersaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
D].I.-boxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelgotenaantal 20
Ticketscanneraantal 2
Kassa
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Sfeerverlichtingaantal 12

Decoratie

Achterdoek
Podiumgordijnenaantal 2
Lichtslingersaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Plantenaantal 8
Postersaantal 12
Plakstripsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet als laatste. Reserveer mengtafel, luidsprekers, subwoofers, podiummonitoren, microfoons en microfoonstatieven ruim vóór de ticketverkoop, zodat je weet welke technische eisen je aan de locatie stelt.
Werk met een tijdlijn per halfuur vanaf het openen van de locatie tot na middernacht. Neem daarin laden en lossen, podiumopbouw, soundcheck, publieksontvangst, concert en afbouw op; een middernachtconcert loopt snel uit als de soundcheck te laat begint.
Maak de publieksroute zichtbaar voordat de deuren opengaan. Richt de ingang in, plaats afzetpalen en afzetlint waar nodig en controleer of garderoberekken, kledinghangers, stoelen en statafels de doorgang niet blokkeren.
Bestel catering en barbenodigdheden op basis van het verwachte aantal bezoekers en het late tijdstip. Waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes, servetten en serveermaterialen worden vaak pas tijdens de opbouw gemist, wanneer inkopen of lenen lastiger is.
Druk het draaiboek af en leg één exemplaar bij de ingang, de techniek en de artiestenruimte. Controleer op de dag zelf de weersverwachting, maak de laadzone vrij en verzamel kabelgoten, verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels vóór de opbouw start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een middernachtconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, artiesten, vergunningen en verzekering. Open de ticketverkoop pas wanneer capaciteit, toegangsregels en technische basisbehoeften zijn bevestigd.
Wanneer moet de techniek voor een middernachtconcert klaarstaan?: Plan podium, licht en geluid ten minste 3 tot 4 uur vóór de geplande start van het concert. Reserveer daarnaast minimaal 60 minuten voor soundcheck en het oplossen van technische problemen.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een middernachtconcert?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 drankje per persoon per uur. Leg daarnaast water klaar en houd rekening met koffie of thee als bezoekers na middernacht blijven.
Wanneer controleer je de publiekslijst en dieetwensen?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór het concert en verwerk ze meteen in de cateringbestelling. Controleer de publiekslijst opnieuw op de dag zelf, ongeveer 2 uur vóór de deuren opengaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.