Cómo organizar un concierto de medianoche sin perder el control
Un concierto de medianoche se organiza al revés de lo que sugiere el horario: primero aseguras el lugar, los artistas, los permisos y la técnica; después abres entradas y promoción. Durante las últimas semanas debes cerrar catering, preferencias dietéticas, información técnica y el plan de trabajo. El día del concierto, la carga, el escenario, el sonido, la entrada y el bar necesitan una secuencia clara. La mayor parte de los problemas aparece cuando algo esencial se deja para la tarde del evento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Confirmar a los artistas
2 personas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Gestionar el seguro
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir la venta de entradas
- 7
Publicar la promoción
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Pedir el catering
- 11
Reservar técnica
- 12
Recopilar información de los artistas
- 13
Imprimir el plan de trabajo
- 14
Crear la señalización
2 personas
- 15
Comprobar la lista de asistentes
- 16
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Reunir los materiales
2 personas
- 19
Abrir la ubicación
2 personas
- 20
Despejar la zona de carga
2 personas
- 21
Montar el escenario
4 personas
- 22
Colgar el fondo
2 personas
- 23
Colocar las sillas del público
3 personas
- 24
Montar la entrada
2 personas
- 25
Montar el bar
3 personas
- 26
Montar la mesa de catering
2 personas
- 27
Montar el guardarropa
2 personas
- 28
Colgar la decoración
2 personas
- 29
Montar la instalación de iluminación
3 personas
- 30
Instalar el sistema de sonido
4 personas
- 31
Conectar los micrófonos
2 personas
- 32
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
- 33
Enfriar las bebidas
2 personas
- 34
Preparar aperitivos
3 personas
- 35
Preparar la vajilla
2 personas
- 36
Montar la recepción de artistas
- 37
Probar la técnica
3 personas
- 38
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
- 39
Abrir las puertas
3 personas
- 40
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
- 41
Comprobar las entradas
3 personas
- 42
Atender el guardarropa
2 personas
- 43
Servir café y té
2 personas
- 44
Servir aperitivos
3 personas
- 45
Coordinar la actuación de apertura
2 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Mantener limpia la zona del público
2 personas
- 48
Coordinar la actuación principal
3 personas
- 49
Encargarse del catering del descanso
3 personas
- 50
Comprobar el nivel de sonido
- 51
Coordinar la actuación de la noche
3 personas
- 52
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
- 53
Coordinar la última actuación
3 personas
- 54
Anunciar la despedida
- 55
Gestionar la salida
3 personas
Seguimiento
- 56
Cerrar el bar
2 personas
- 57
Cerrar la caja
2 personas
- 58
Recoger la vajilla
2 personas
- 59
Recoger la basura
3 personas
- 60
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
- 61
Desmontar la instalación de luces
3 personas
- 62
Desmontar el escenario
4 personas
- 63
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 64
Limpiar el lugar
4 personas
- 65
Inventariar materiales
2 personas
- 66
Devolver el equipo técnico
2 personas
- 67
Guardar el stock restante
2 personas
- 68
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 12
- Escaleras del escenariocant. 2
- Sillas plegablescant. 100
- Mesas altascant. 8
- Mesas de cervezacant. 6
- Taburetes de barcant. 12
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 120
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Platos de postrecant. 100
- Tenedorescant. 120
- Porta-servilletascant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Monitores de escenariocant. 4
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas D].I.cant. 3
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Enrollacablescant. 4
- Canaletas para cablescant. 20
- Escáner de entradascant. 2
- Caja registradora
- Walkie-talkiescant. 6
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Controlador de luces
- Iluminación ambientalcant. 12
Decoración
- Telón de fondo
- Cortinas del escenariocant. 2
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Mantelescant. 14
- Plantascant. 8
- Cartelescant. 12
- Tiras adhesivascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzascant. 8
- Acumuladores de fríocant. 20
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 4
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, los artistas, los permisos y el seguro antes de anunciar la venta de entradas. Reserva al menos 4 semanas para resolver autorizaciones o cambios contractuales sin afectar la fecha.
- Abre la venta de entradas solo cuando puedas describir el horario, el aforo y las condiciones de acceso. Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas hasta 7 días antes para que el catering pueda ajustar cantidades.
- Pide a cada artista con antelación la información técnica, los horarios de llegada y las necesidades de escenario. Entrega esa información al equipo de sonido junto con el plan de trabajo impreso, no durante el montaje.
- Programa la carga antes de abrir las puertas y despeja la zona de descarga con tiempo. El escenario, el fondo, los asientos, la entrada y el bar deben quedar montados antes de que empiece la comprobación de asistentes.
- Haz una revisión final entre 2 y 3 horas antes del concierto: pronóstico, cables, regletas, canaletas, micrófonos, monitores, iluminación, señalización y bebidas. Comprueba también que haya vasos y vajilla suficientes para el servicio previsto, porque reponerlos a medianoche es más difícil.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de medianoche?
- Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas reservar artistas, lugar, permisos, seguro y técnica. Deja las 2 últimas semanas para entradas, catering, señalización y coordinación del montaje.
- ¿Cuándo hay que cerrar el catering para un concierto de medianoche?
- Cierra el pedido aproximadamente 7 días antes y confirma las cantidades 48 horas antes. Usa la lista de inscripciones y las preferencias dietéticas, no una estimación general del público.
- ¿Cuándo se monta el escenario y el equipo de sonido?
- Reserva una franja de montaje de 4 a 6 horas antes de la apertura, según la complejidad del escenario y la técnica. Después del montaje, deja al menos 60 minutos para probar mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, monitores y micrófonos.
- ¿Qué hay que comprobar justo antes de abrir un concierto de medianoche?
- Haz la comprobación final entre 2 y 3 horas antes: acceso, lista de asistentes, señalización, bar, catering, iluminación, cableado y pronóstico del tiempo. Así todavía queda margen para resolver una entrega incompleta o un fallo técnico.
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