Organiser un concert de minuit, étape par étape
Un concert de minuit se prépare d’abord autour du lieu, des artistes et des autorisations, puis autour de la technique et de l’accueil du public. Commence par bloquer la date et le site avant d’ouvrir la billetterie ou d’annoncer la programmation. La coordination devient plus simple si les besoins des artistes, le catering et le plan de scène sont réunis dans un même déroulé. Le jour J, prévois une vraie marge pour le chargement, le montage et les vérifications sonores.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Réserver les artistes
2 personnes
- 3
Vérifier les autorisations
- 4
Gérer l’assurance
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Ouvrir la billetterie
- 7
Publier la promotion
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Commander le catering
- 11
Réserver la technique
- 12
Rassembler les informations sur les artistes
- 13
Imprimer le déroulé
- 14
Créer la signalisation
2 personnes
- 15
Vérifier la liste des participants
- 16
Vérifier les prévisions météo
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Rassembler le matériel
2 personnes
- 19
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 20
Dégager la zone de chargement
2 personnes
- 21
Monter la scène
4 personnes
- 22
Suspendre le fond de scène
2 personnes
- 23
Installer les sièges du public
3 personnes
- 24
Aménager l’entrée
2 personnes
- 25
Installer le bar
3 personnes
- 26
Installer la table de restauration
2 personnes
- 27
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 28
Installer la décoration
2 personnes
- 29
Installer l'éclairage
3 personnes
- 30
Installer le système de sonorisation
4 personnes
- 31
Brancher les microphones
2 personnes
- 32
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
- 33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 34
Préparer les en-cas
3 personnes
- 35
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 36
Aménager l’accueil des artistes
- 37
Tester la technique
3 personnes
- 38
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 39
Ouvrir les portes
3 personnes
- 40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 41
Vérifier les billets
3 personnes
- 42
Tenir le vestiaire
2 personnes
- 43
Servir le café et le thé
2 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 45
Encadrer la représentation d’ouverture
2 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
- 48
Encadrer la prestation principale
3 personnes
- 49
Assurer la restauration de la pause
3 personnes
- 50
Vérifier le niveau sonore
- 51
Coordonner le spectacle du soir
3 personnes
- 52
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
- 53
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
- 54
Annoncer le départ
- 55
Encadrer la sortie
3 personnes
Suivi
- 56
Fermer le bar
2 personnes
- 57
Clôturer la caisse
2 personnes
- 58
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 59
Rassembler les déchets
3 personnes
- 60
Démonter la sono
4 personnes
- 61
Démonter l'installation d'éclairage
3 personnes
- 62
Démonter la scène
4 personnes
- 63
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 64
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 65
Inventorier le matériel
2 personnes
- 66
Retourner le matériel technique
2 personnes
- 67
Ranger le stock restant
2 personnes
- 68
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 12
- Escaliers de scèneqté 2
- Chaises pliantesqté 100
- Tables hautesqté 8
- Tables de bièreqté 6
- Tabourets de barqté 12
- Portantsqté 3
- Cintresqté 120
- Poteaux de balisageqté 12
- Ruban de balisageqté 4
Vaisselle
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 80
- Tasses à caféqté 80
- Assiettes à pâtisserieqté 100
- Fourchettesqté 120
- Porte-serviettesqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 12
Équipement
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 4
- Subwoofersqté 2
- Moniteurs de scèneqté 4
- Microphonesqté 6
- Pieds de microqté 6
- Boîtes D].I.qté 3
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Goulottes de câblesqté 20
- Scanner de billetsqté 2
- Caisse
- Talkies-walkiesqté 6
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 8
- Pieds d’éclairageqté 4
- Contrôleur d'éclairage
- Éclairage d’ambianceqté 12
Décoration
- Fond de scène
- Rideaux de scèneqté 2
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Nappesqté 14
- Plantesqté 8
- Affichesqté 12
- Bandes adhésivesqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Pincesqté 8
- Pains de glaceqté 20
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 4
- Aspirateur
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu et les artistes avant toute promotion : vise au moins 8 à 12 semaines d’avance pour obtenir les autorisations, l’assurance et les éléments nécessaires à la billetterie.
- Demande les informations techniques et alimentaires des artistes dès la confirmation. Regroupe horaires d’arrivée, branchements, microphones, retours de scène et repas dans un document unique, finalisé au plus tard 10 jours avant le concert.
- Planifie le montage en remontant depuis l’ouverture des portes. Prévois au minimum 4 heures pour installer la scène, les sièges, la sonorisation, les éclairages, le bar et la signalisation, puis garde 60 à 90 minutes pour les balances.
- Ne laisse pas la billetterie et la liste des participants au dernier moment. Vérifie les inscriptions 48 heures avant, imprime une liste de secours et prépare l’entrée avec des poteaux et du ruban de balisage pour canaliser la file.
- Prépare le catering selon le nombre confirmé et les régimes recueillis. Compte la vaisselle de service, les verres et les couverts avec une marge d’environ 10 %, car les retours et les changements de dernière minute sont fréquents.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert de minuit ?
- Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et les artistes, vérifier les autorisations, gérer l’assurance, lancer la billetterie et confirmer la technique.
- Quand faut-il réserver la sonorisation et les éclairages ?
- Réserve la technique au moins 6 semaines avant le concert. Les informations définitives sur la scène, les microphones, les retours, les haut-parleurs et les projecteurs LED devraient être transmises environ 10 jours avant le montage.
- À quelle heure faut-il ouvrir le lieu le jour du concert ?
- Ouvre le lieu au moins 5 heures avant l’arrivée du public si la scène et la technique doivent être montées sur place. Garde ensuite 60 à 90 minutes pour les balances, les contrôles électriques et la mise en place de l’entrée.
- Quand vérifier la liste des participants et la météo ?
- Vérifie la liste des participants 48 heures avant l’événement et les prévisions météo 24 à 48 heures avant. Cela laisse encore le temps d’ajuster l’accueil, le chargement et les éventuelles installations extérieures.
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