Mitternachtskonzert organisieren: der richtige Ablauf
Bei einem Mitternachtskonzert entscheidet nicht nur das Programm über den Abend. Location, Genehmigungen und Künstler sollten zuerst feststehen, bevor du Einladungen und Ticketverkauf startest. Danach folgen Technik, Catering, Gästeinformationen und der genaue Aufbauplan. Besonders spät am Abend werden Einlass, Garderobe, Beleuchtung und der Abbau leicht unterschätzt. Plane deshalb rückwärts vom Konzertbeginn und halte für jede Phase eine verantwortliche Person fest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Künstler festlegen
2 Personen
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Versicherung organisieren
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Ticketverkauf öffnen
- 7
Werbung veröffentlichen
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Catering bestellen
- 11
Technik reservieren
- 12
Künstlerinformationen sammeln
- 13
Drehbuch ausdrucken
- 14
Beschilderung erstellen
2 Personen
- 15
Publikumsliste prüfen
- 16
Wettervorhersage prüfen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Ladezone freimachen
2 Personen
- 21
Bühne aufbauen
4 Personen
- 22
Hintergrund aufhängen
2 Personen
- 23
Publikumsstühle aufstellen
3 Personen
- 24
Eingang gestalten
2 Personen
- 25
Bar aufbauen
3 Personen
- 26
Cateringtisch aufstellen
2 Personen
- 27
Garderobe einrichten
2 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 29
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
- 30
Beschallungsanlage aufstellen
4 Personen
- 31
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 32
Kabel sicher abkleben
2 Personen
- 33
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 34
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 35
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 36
Künstlerempfang einrichten
- 37
Technik testen
3 Personen
- 38
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 39
Türen öffnen
3 Personen
- 40
Besucher begrüßen
4 Personen
- 41
Tickets kontrollieren
3 Personen
- 42
Garderobe besetzen
2 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 44
Snacks servieren
3 Personen
- 45
Eröffnungsauftritt begleiten
2 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
- 48
Hauptauftritt begleiten
3 Personen
- 49
Pause-Catering organisieren
3 Personen
- 50
Lautstärke kontrollieren
- 51
Abendauftritt begleiten
3 Personen
- 52
Besucherströme lenken
2 Personen
- 53
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
- 54
Abschied ankündigen
- 55
Auslauf begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Bar schließen
2 Personen
- 57
Kasse abschließen
2 Personen
- 58
Geschirr sammeln
2 Personen
- 59
Abfall sammeln
3 Personen
- 60
Tonanlage abbauen
4 Personen
- 61
Lichtanlage abbauen
3 Personen
- 62
Bühne abbauen
4 Personen
- 63
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 66
Technik zurückbringen
2 Personen
- 67
Restbestand einlagern
2 Personen
- 68
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 12
- BühnentreppenAnz. 2
- KlappstühleAnz. 100
- StehtischeAnz. 8
- BiertischeAnz. 6
- BarhockerAnz. 12
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 120
- AbsperrpfostenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
Geschirr
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- TortenplattenAnz. 100
- GabelnAnz. 120
- ServiettenhalterAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- BühnemonitoreAnz. 4
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- D].I.-BoxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 4
- KabelkanäleAnz. 20
- TicketscannerAnz. 2
- Kasse
- FunkgeräteAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- Lichtcontroller
- StimmungsbeleuchtungAnz. 12
Dekoration
- Hintergrundvorhang
- BühnengardinenAnz. 2
- LichterkettenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 14
- PflanzenAnz. 8
- PosterAnz. 12
- KlebestreifenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 8
- KühlelementeAnz. 20
Reinigung
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- Staubsauger
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Location und lege die Künstler zuerst fest. Prüfe direkt danach Genehmigungen, Versicherung, Ladezone und die erlaubten Aufbau- und Endzeiten, damit technische Planung und Ticketverkauf auf belastbaren Angaben beruhen.
- Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Kapazität, Bestuhlung und Einlassablauf geklärt sind. Verschicke Einladungen und veröffentliche Werbung mindestens zwei bis drei Wochen vor dem Konzert, falls dein Publikum keine längere Vorlaufzeit braucht.
- Sammle Künstlerinformationen spätestens sieben Tage vor dem Termin: Ankunftszeit, technische Anforderungen, Mikrofone, Monitore, Mischpult und benötigte DI-Boxen. Drucke das Drehbuch und den Ablauf zusätzlich auf Papier aus, falls am Veranstaltungstag ein Gerät ausfällt.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass. Rechne für Bühne, Hintergrund, Stühle, Bar, Beschilderung und Kabelsicherung mindestens drei Stunden ein; Kabeltrommeln und Verlängerungen müssen so verlegt werden, dass keine Laufwege zur Stolperfalle werden.
- Schließe Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Publikumsliste spätestens 48 Stunden vorher ab. Bestelle Catering und Getränke danach, prüfe die Wettervorhersage am Vortag und lege Einkäufe sowie Materialien am Veranstaltungstag gesammelt an der Ladezone bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Mitternachtskonzert planen?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Location, Künstlern, Genehmigungen und Versicherung. Technik, Catering und Einlassdetails sollten spätestens zwei Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann sollte der Ticketverkauf für ein Mitternachtskonzert starten?
- Starte den Verkauf, sobald Location, maximale Besucherzahl und Bestuhlung bestätigt sind, meist vier bis sechs Wochen vor dem Konzert. Schließe die Anmeldungen 48 Stunden vor Beginn, damit du Publikumsliste und Cateringmenge prüfen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Mitternachtskonzerts?
- Plane mindestens drei Stunden für Bühne, Hintergrund, Stühle, Bar, Beleuchtung und Kabelwege ein. Für einen vollständigen Soundcheck mit Mischpult, Lautsprechern, Mikrofonen und Bühnenmonitoren kommen meist weitere 60 bis 90 Minuten hinzu.
- Was wird bei einem Mitternachtskonzert am häufigsten vergessen?
- Oft fehlen ein klarer Ladezonenplan, gedruckte Künstlerinformationen, zusätzliche Kabelsicherung und eine Person für den späten Einlass. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und lege Beschilderung, Absperrmaterial und Ablaufunterlagen gemeinsam bereit.
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