Zo organiseer je een mentorentraining zonder last-minute werk

Begin met de deelnemers en werk daarna naar de trainingsdag toe. Verwerk aanmeldingen, verzamel dieetwensen en rond de deelnemerslijst af voordat je catering en werkmappen definitief maakt. Plan vervolgens het programma, de trainersbriefing en alle geprinte materialen. Op de dag zelf draait het om een duidelijke ontvangst, geteste apparatuur en een logische indeling van registratie, koffiepunt en werkplekken. Reserveer tijd voor controles, want vooral techniek, naambadges en ontbrekende pennen worden vaak te laat ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemers uitnodigen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Herinnering versturen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemerslijst afronden
6
Trainingsprogramma printen
7
Werkbladen printen
8
Naambadges voorbereiden
9
Trainingsruimte reserveren
10
Catering bestellen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Apparatuur testen
2 personen
13
Presentatie klaarzetten
14
Trainersbriefing voorbereiden
2 personen
15
Materialen sorteren
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
2 personen
18
Registratietafel inrichten
19
Werkmappen klaarleggen
2 personen
20
Koffiepunt inrichten
2 personen
21
Dranken koelen
22
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen

Event

23
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
24
Deelnemers registreren
2 personen
25
Koffie en thee serveren
2 personen
26
Opening begeleiden
2 personen
27
Trainingsblok begeleiden
3 personen
28
Pauzesnacks klaarzetten
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Pauze begeleiden
2 personen
31
Trainingsblok begeleiden
3 personen
32
Buffet opbouwen
3 personen
33
Diner serveren
3 personen
34
Servies en afval afruimen
3 personen
35
Avondprogramma begeleiden
3 personen
36
Reflectieopdracht begeleiden
2 personen
37
Afronding en vragen begeleiden
2 personen
38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Restmateriaal verzamelen
2 personen
40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
45
Materialen terugbrengen
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
47
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 35
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker
Microfoon

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 35
Drinkglazenaantal 35
Bordenaantal 35
Besteksetsaantal 35
Waterkannenaantal 4

Papierwaren

Flip-overblokkenaantal 3
A4-werkbladenaantal 40
Trainingsmappenaantal 35
Notitieblokkenaantal 35
Naambadgesaantal 35
Pennenaantal 40
Plakbriefjesaantal 12
Markeerstiftenaantal 12
Flip-overstiftenaantal 12

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 6
Welkomstbord
Pijlenstickersaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaaksprayaantal 2
Microvezeldoekenaantal 6
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging ruim vóór de trainingsdag en plan één herinnering enkele dagen vooraf. Gebruik de herinnering ook om ontbrekende aanmeldingen en dieetwensen te verzamelen, zodat je deelnemerslijst en catering niet op het laatste moment wijzigen.
Rond de deelnemerslijst eerst af en maak daarna de naambadges, trainingsmappen en werkbladen. Leg per deelnemer een werkmap klaar en tel pennen, notitieblokken en plakbriefjes na voordat je de ruimte inricht.
Plan de trainersbriefing vóór de dag zelf en spreek af wie welk onderdeel begeleidt. Zet presentatie, laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf klaar en test het geheel op dezelfde aansluiting die je tijdens de training gebruikt.
Richt de ruimte in met een aparte registratietafel en een duidelijk koffiepunt. Zet tafels en stoelen zo neer dat deelnemers hun werkbladen kunnen gebruiken en dat de trainer vrij zicht heeft op de presentatie.
Koel dranken en zet koffie, thee en water klaar vóór de ontvangst begint. Controleer ook afvalbakken, waterkannen, kopjes, glazen, borden en bestek; juist deze praktische onderdelen worden vaak pas gemist wanneer de eerste deelnemers al binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een mentorentraining organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, ruimte en trainers. Rond de deelnemerslijst en dieetwensen uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de training af, zodat je catering en materialen definitief kunt regelen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een mentorentraining klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratie, werkmappen, koffiepunt en techniek. Test de presentatieapparatuur eerst zonder deelnemers en houd daarna nog 30 minuten over voor een laatste controle.
Wanneer moet je de catering voor een mentorentraining bestellen?: Bestel catering zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 2 werkdagen voor de training door als de leverancier dat toelaat.
Hoe voorkom je technische problemen tijdens een mentorentraining?: Test laptop, beamer, scherm, HDMI-kabel, verlengsnoeren, stekkerdozen, speaker en microfoon minimaal 1 dag vooraf. Leg bovendien een reservekabel klaar en sluit de presentatie op de trainingsdag 30 minuten voor de start opnieuw aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.