Cómo organizar una formación de mentores
Una formación de mentores necesita más coordinación que una sesión normal: hay participantes que confirmar, materiales de trabajo, equipos de presentación y una sesión informativa para los trainers. Empieza cerrando el grupo y las preferencias dietéticas, y después asegura la sala, el catering y los recursos técnicos. El día del evento, la recepción y el montaje deben estar listos antes de que llegue la primera persona. Esta guía sigue ese orden para que no tengas que resolver detalles durante la formación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Invitar a los participantes
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Enviar recordatorio
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Cerrar la lista de participantes
- 6
Imprimir el programa de entrenamiento
- 7
Imprimir hojas de trabajo
- 8
Preparar acreditaciones
- 9
Reservar sala de formación
- 10
Pedir el catering
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Probar el equipo
2 personas
- 13
Preparar la presentación
- 14
Preparar la sesión informativa para trainers
2 personas
- 15
Clasificar los materiales
2 personas
- 16
Montar mesas
3 personas
- 17
Colocar las sillas
2 personas
- 18
Montar la mesa de registro
- 19
Preparar las carpetas de trabajo
2 personas
- 20
Montar el punto de café
2 personas
- 21
Enfriar bebidas
- 22
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Evento
- 23
Atender la recepción
2 personas
- 24
Registrar a los participantes
2 personas
- 25
Servir café y té
2 personas
- 26
Acompañar la inauguración
2 personas
- 27
Coordinar el bloque de entrenamiento
3 personas
- 28
Preparar snacks para la pausa
2 personas
- 29
Rellenar las bebidas
- 30
Gestionar la pausa
2 personas
- 31
Coordinar el bloque de entrenamiento
3 personas
- 32
Montar el buffet
3 personas
- 33
Servir la cena
3 personas
- 34
Retirar la vajilla y los residuos
3 personas
- 35
Coordinar el programa de la noche
3 personas
- 36
Guiar la actividad de reflexión
2 personas
- 37
Gestionar el cierre y las preguntas
2 personas
- 38
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 39
Recoger el material restante
2 personas
- 40
Apagar el equipo
2 personas
- 41
Lavar la vajilla
2 personas
- 42
Recoger la basura
2 personas
- 43
Limpiar el espacio
3 personas
- 44
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
- 45
Devolver los materiales
2 personas
- 46
Devolver los objetos prestados
- 47
Enviar agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 35
- Mesa de registro
- Papeleracant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Altavoz portátil
- Micrófono
Cocina
- Teterascant. 2
- Cafetera
- Termoscant. 3
- Neveras portátilescant. 2
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 35
- Vasoscant. 35
- Platoscant. 35
- Cubiertoscant. 35
- Jarras de aguacant. 4
Artículos de papel
- Bloc de rotafoliocant. 3
- Hojas de trabajo A4cant. 40
- Carpetas de formacióncant. 35
- Bloc de notascant. 35
- Credencialescant. 35
- Bolígrafoscant. 40
- Notas adhesivascant. 12
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Rotuladores para pizarracant. 12
Decoración
- Manteles individualescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Pegatinas de flechascant. 12
Limpieza
- Spray de limpiezacant. 2
- Paños de microfibracant. 6
- Cepillos para fregarcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de participantes con varios días de margen. Así puedes preparar las acreditaciones, las carpetas de formación, las hojas de trabajo y el catering según el número real de asistentes.
- Haz una prueba completa del portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los alargadores y las regletas antes de la sesión. Comprueba también el altavoz y el micrófono si los trainers van a trabajar con un grupo grande.
- Prepara una carpeta de trabajo por participante y añade algunas unidades de reserva. Incluye el programa, las hojas de trabajo, un bloc de notas, un bolígrafo y las acreditaciones antes de montar la mesa de registro.
- Monta la sala siguiendo el flujo de llegada: primero la mesa de registro, después las mesas y sillas, y por último el punto de café. Deja visibles las papeleras y coloca las jarras de agua para que no interrumpan la actividad.
- Envía un recordatorio cuando falten entre 24 y 48 horas. Repite la hora de inicio, pide que avisen de cambios y confirma las necesidades dietéticas para evitar compras o raciones incorrectas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación de mentores?
- Empieza la organización al menos 2 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar una sala y pedir catering. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para ajustar materiales, acreditaciones y comida.
- ¿Cuándo hay que probar el equipo de presentación?
- Haz una prueba completa el día anterior y vuelve a comprobar las conexiones al menos 60 minutos antes de recibir al grupo. Lleva preparados el cable HDMI, los alargadores y las regletas, porque suelen ser los elementos que faltan o no funcionan.
- ¿Cuántos materiales de trabajo preparo por persona?
- Prepara 1 carpeta, 1 programa, 1 juego de hojas de trabajo, 1 bloc de notas, 1 bolígrafo y 1 acreditación por participante. Añade un 10 % de unidades de reserva para cubrir errores de impresión o incorporaciones de última hora.
- ¿Cuándo preparo el café y las bebidas?
- Enfría las bebidas y deja listo el punto de café entre 30 y 45 minutos antes del comienzo. Sirve café, té, agua y vasos desde la recepción, pero evita preparar demasiado pronto lo que pueda perder temperatura.
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