Mentorentraining organisieren: Schritt für Schritt
Eine Mentorentraining steht und fällt mit einem klaren Ablauf vor dem eigentlichen Termin. Beginne mit Einladungen und Anmeldungen, schließe danach die Teilnehmerliste und plane Raum, Verpflegung und Unterlagen anhand der tatsächlichen Zahl. In den letzten Tagen geht es vor allem um Drucksachen, Technik und das Briefing der Trainer. Am Trainingstag brauchst du eine feste Reihenfolge für Aufbau, Registrierung, Kaffee und den Start der Präsentation.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Teilnehmer einladen
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Erinnerung senden
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Teilnehmerliste abschließen
- 6
Trainingsprogramm drucken
- 7
Arbeitsblätter ausdrucken
- 8
Namensschilder vorbereiten
- 9
Trainingsraum reservieren
- 10
Catering bestellen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Geräte testen
2 Personen
- 13
Präsentation vorbereiten
- 14
Trainerbriefing vorbereiten
2 Personen
- 15
Materialien sortieren
2 Personen
- 16
Tische aufstellen
3 Personen
- 17
Stühle aufstellen
2 Personen
- 18
Registrierungstisch einrichten
- 19
Arbeitsmappen bereitlegen
2 Personen
- 20
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 21
Getränke kühlen
- 22
Präsentationsgeräte anschließen
2 Personen
Event
- 23
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 24
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 25
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 26
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 27
Trainingsblock begleiten
3 Personen
- 28
Pausensnacks bereitstellen
2 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
- 30
Pause betreuen
2 Personen
- 31
Trainingsblock begleiten
3 Personen
- 32
Buffet aufbauen
3 Personen
- 33
Abendessen servieren
3 Personen
- 34
Geschirr und Abfall wegräumen
3 Personen
- 35
Abendprogramm betreuen
3 Personen
- 36
Reflexionsaufgabe begleiten
2 Personen
- 37
Abschluss und Fragen begleiten
2 Personen
- 38
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Restmaterial sammeln
2 Personen
- 40
Geräte ausschalten
2 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 42
Abfall sammeln
2 Personen
- 43
Raum reinigen
3 Personen
- 44
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 45
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 46
Geliehene Sachen zurückgeben
- 47
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 35
- Registrierungstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- Kaffeemaschine
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 35
- TrinkgläserAnz. 35
- TellerAnz. 35
- BestecksetsAnz. 35
- WasserkannenAnz. 4
Papierwaren
- Flipchart-BlöckeAnz. 3
- A4-ArbeitsblätterAnz. 40
- TrainingsmappenAnz. 35
- NotizblöckeAnz. 35
- NamensschilderAnz. 35
- StifteAnz. 40
- KlebezettelAnz. 12
- MarkerAnz. 12
- Flipchart-MarkerAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- Willkommensschild
- PfeilaufkleberAnz. 12
Reinigung
- ReinigungssprayAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 6
- SpülbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe die Teilnehmerliste spätestens 3 bis 5 Tage vor der Mentorentraining ab. Erst dann lassen sich Arbeitsblätter, Trainingsmappen, Namensschilder und Catering passend zur Personenzahl vorbereiten.
- Erfasse Ernährungswünsche nicht nur bei der Anmeldung, sondern prüfe sie beim Bestellen des Caterings erneut. Eine aktualisierte Liste verhindert, dass Sonderkost am Trainingstag fehlt.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel mindestens einen Werktag vorher gemeinsam. Ein einzelner Test des Laptops reicht nicht, wenn Anschlüsse oder Kabellängen vor Ort anders sind.
- Plane für den Aufbau mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte danach Registrierungstisch und Kaffeebereich ein und schließe erst anschließend die Präsentationstechnik an.
- Besetze die Empfangstheke vor dem offiziellen Beginn mit mindestens einer Person. Lege Namensschilder, Trainingsmappen und Stifte dort bereit, damit die Registrierung nicht den Start der Mentorentraining verzögert.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Mentorentraining organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Einladungen und Raumreservierung. Drei bis 5 Tage vor dem Termin sollten Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Unterlagen und Catering feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Mentorentraining?
- Rechne mit 60 bis 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Kaffeebereich und Präsentationstechnik. Bei unbekannter Technik oder einem neuen Raum solltest du zusätzlich 30 Minuten für einen Funktionstest einplanen.
- Wann sollte man die Teilnehmer an die Mentorentraining erinnern?
- Sende die Erinnerung 3 bis 5 Tage vor dem Training. Nenne darin Beginn, Raum, Anfahrt, benötigte Unterlagen und eine Kontaktmöglichkeit für kurzfristige Änderungen.
- Wie viele Unterlagen sollte man für die Mentorentraining drucken?
- Drucke für jede angemeldete Person ein Arbeitsblatt und eine Trainingsmappe und lege 2 bis 3 zusätzliche Exemplare bereit. Für Namensschilder und Notizblöcke genügt ebenfalls die bestätigte Teilnehmerzahl plus ein kleiner Vorrat.
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