Comment organiser une formation de mentors
Une formation de mentors demande surtout une bonne séquence de préparation. Commencez par confirmer les participants et leurs besoins, puis verrouillez la salle, le programme et les supports de travail. Le jour venu, l’accueil, le café et le matériel de présentation doivent être prêts avant l’arrivée du premier participant. Ce plan vous aide à répartir les tâches sur plusieurs jours et à éviter les oublis qui ralentissent la formation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Inviter les participants
- 2
Traiter les inscriptions
- 3
Envoyer un rappel
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Finaliser la liste des participants
- 6
Imprimer le programme d’entraînement
- 7
Imprimer les feuilles de travail
- 8
Préparer les badges nominatifs
- 9
Réserver la salle d’entraînement
- 10
Commander le catering
- 11
Faire les courses
2 personnes
- 12
Tester l'équipement
2 personnes
- 13
Préparer la présentation
- 14
Préparer le briefing des formateurs
2 personnes
- 15
Trier les matériaux
2 personnes
- 16
Installer les tables
3 personnes
- 17
Installer les chaises
2 personnes
- 18
Installer la table d'inscription
- 19
Préparer les dossiers de travail
2 personnes
- 20
Mettre en place le point café
2 personnes
- 21
Refroidir les boissons
- 22
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Événement
- 23
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
- 24
Enregistrer les participants
2 personnes
- 25
Servir le café et le thé
2 personnes
- 26
Accompagner l'ouverture
2 personnes
- 27
Encadrer le bloc d'entraînement
3 personnes
- 28
Préparer les en-cas de la pause
2 personnes
- 29
Réapprovisionner les boissons
- 30
Encadrer la pause
2 personnes
- 31
Encadrer le bloc d'entraînement
3 personnes
- 32
Monter le buffet
3 personnes
- 33
Servir le dîner
3 personnes
- 34
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
3 personnes
- 35
Encadrer le programme du soir
3 personnes
- 36
Animer l’activité de réflexion
2 personnes
- 37
Animer la clôture et les questions
2 personnes
- 38
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 39
Rassembler le matériel restant
2 personnes
- 40
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 41
Faire la vaisselle
2 personnes
- 42
Rassembler les déchets
2 personnes
- 43
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 44
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
- 45
Rapporter le matériel
2 personnes
- 46
Rendre les articles empruntés
- 47
Envoyer un message de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 35
- Table d'inscription
- Poubellesqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Enceinte portable
- Microphone
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Machine à café
- Thermosqté 3
- Glacièresqté 2
- Plateaux de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 35
- Verres à boireqté 35
- Assiettesqté 35
- Couvertsqté 35
- Carafes d’eauqté 4
Papeterie
- Blocs pour chevaletqté 3
- Fiches de travail A4qté 40
- Dossiers de formationqté 35
- Blocs-notesqté 35
- Badges nominatifsqté 35
- Stylosqté 40
- Post-itqté 12
- Marqueursqté 12
- Feutres pour paperboardqté 12
Décoration
- Nappesqté 6
- Panneau d’accueil
- Autocollants flèchesqté 12
Nettoyage
- Spray de nettoyageqté 2
- Chiffons microfibresqté 6
- Brosses à vaisselleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Traitez les inscriptions avant de commander le catering. Fixez une date limite de réponse, puis envoyez un rappel quelques jours avant afin d’obtenir un effectif fiable et les besoins alimentaires.
- Préparez les supports en deux temps : imprimez le programme et les feuilles de travail après validation du contenu, puis constituez les dossiers de travail au plus tard la veille.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises dans la salle au moins 24 heures avant la formation. Un branchement vérifié évite de perdre les premières minutes.
- Organisez la salle avant l’ouverture : tables, chaises, table d’inscription, dossiers et badges nominatifs doivent être en place avant l’arrivée des participants. Gardez un espace dégagé pour les déplacements entre les groupes.
- Installez le point café avant l’accueil et refroidissez les boissons à l’avance. Prévoyez les bouilloires ou la machine à café, les thermos, les tasses, les verres, les carafes d’eau et les poubelles au même endroit pour limiter les allers-retours.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une formation de mentors ?
- Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Réservez la salle et invitez les participants dès le départ, puis gardez les 2 derniers jours pour finaliser les inscriptions, imprimer les supports et tester le matériel.
- Quand envoyer le rappel aux participants ?
- Envoyez un premier rappel 5 à 7 jours avant la formation, puis vérifiez les réponses restantes 48 heures avant. Ce délai permet encore d’ajuster le catering, les badges et les dossiers de travail.
- Quand commander le catering pour une formation de mentors ?
- Passez la commande dès que la liste des participants est presque finalisée, généralement 3 à 5 jours avant. Confirmez les quantités et les besoins alimentaires au plus tard 48 heures avant le début.
- Que faut-il vérifier la veille d’une formation de mentors ?
- Contrôlez la salle, les tables et les chaises, les supports imprimés, les badges, le matériel de présentation et le point café. Faites un test complet de projection et de son au moins 30 minutes, sans participants, avant l’ouverture.
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