Zo organiseer je een mentoravond zonder gedoe

Een mentoravond staat of valt met een goede indeling: wie komt, met welke mentor en in welke ruimte? Begin daarom met de aanmeldingen en dieetwensen, en werk daarna toe naar gespreksrondes, catering en techniek. Reserveer de ruimtes vroeg genoeg en maak de route voor bezoekers zichtbaar. Op de avond zelf moeten ontvangst, naamkaartjes, formulieren en koffie al klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Herinnering versturen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Gespreksindeling maken
2 personen
6
Mentoren indelen
2 personen
7
Ruimtes reserveren
8
Catering bestellen
9
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
10
Gespreksformulieren printen
11
Aanwezigheidslijst printen
12
Routebordjes maken
13
Presentatie controleren
14
Techniek testen
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Buffet voorbereiden
3 personen
18
Koffiepunt inrichten
2 personen
19
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
20
Tafels opstellen
4 personen
21
Stoelen neerzetten
4 personen
22
Gespreksruimtes inrichten
4 personen
23
Naamkaartjes klaarleggen
24
Formulieren klaarleggen
25
Routebordjes ophangen
2 personen
26
Verlichting controleren
27
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

28
Mentoren ontvangen
2 personen
29
Gasten registreren
3 personen
30
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
31
Gasten naar ruimtes wijzen
2 personen
32
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
33
Koffie en thee serveren
3 personen
34
Buffet openen
2 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Mentorgesprekken begeleiden
10 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Buffet aanvullen
2 personen
39
Gebruikt servies ophalen
2 personen
40
Pauzesignaal geven
41
Wijzigingen in gesprekken verwerken
2 personen
42
Laatste gesprekken afronden
2 personen
43
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

44
Restanten verpakken
2 personen
45
Afval verzamelen
3 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Buffet opruimen
2 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Gespreksruimtes leegmaken
3 personen
50
Techniek uitschakelen
2 personen
51
Routebordjes verwijderen
52
Oppervlakken schoonmaken
3 personen
53
Vloeren controleren
2 personen
54
Ruimtes afsluiten
2 personen
55
Materialen retourneren
2 personen
56
Overgebleven voorraad opbergen
57
Aanwezigheidsgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 70
Ontvangsttafel
Kledingrek

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartstandaardsaantal 70
Informatiebordenaantal 8
Pijlenbordjesaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de mentoravond af. Gebruik de definitieve lijst om mentoren, deelnemers en gespreksruimtes in te delen; last-minute wijzigingen zorgen snel voor lege tafels of dubbele afspraken.
Maak per gesprek een formulier en leg naamkaartjes klaar bij de ontvangstbalie. Print ook een aanwezigheidslijst, zodat je direct kunt zien wie er ontbreekt en welke indeling nog moet worden aangepast.
Test presentatie, laptop, projector, HDMI-kabels en verlengkabels vóór de avond begint. Controleer niet alleen of het beeld werkt, maar ook of de kabel lang genoeg is en de stekkerdozen bereikbaar zijn.
Zet routebordjes vanaf de ingang naar de ontvangstruimte en de gespreksruimtes. Bezoekers die hun ruimte niet binnen een minuut kunnen vinden, komen te laat aan tafel en verstoren de eerste gespreksronde.
Richt koffiepunt en buffet los van de ontvangst in. Zet kopjes, glazen, kannen en afvalbakken klaar en koel de dranken vooraf; zo blijft de balie vrij voor aanmeldingen en vragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een mentoravond organiseren?: Begin minimaal 4 weken van tevoren met uitnodigingen en het reserveren van ruimtes. Plan de definitieve gespreksindeling en catering uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, wanneer de aanmeldingen en dieetwensen bekend zijn.
Hoe maak je een gespreksindeling voor een mentoravond?: Verzamel eerst namen, beschikbaarheid en eventuele voorkeuren van deelnemers en mentoren. Maak daarna per gesprek een tafel of ruimte en controleer de indeling minstens 2 keer: eerst op dubbele afspraken en daarna op lege plekken.
Wanneer verstuur je een herinnering voor een mentoravond?: Stuur de herinnering 2 tot 3 dagen voor de avond. Vermeld daarin de begintijd, route, locatie van de ontvangstbalie en eventuele informatie die deelnemers moeten meenemen.
Wat moet je op de dag zelf klaarzetten voor een mentoravond?: Richt minimaal 60 minuten voor de start de ontvangstbalie, tafels, stoelen en gespreksruimtes in. Leg naamkaartjes en formulieren klaar, hang routebordjes op en test de techniek voordat de catering en deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.