Organiser une soirée de mentorat sans perdre le fil

Une soirée de mentorat repose sur une préparation précise : les participants doivent savoir où aller, les mentors doivent connaître leur groupe et chaque échange doit avoir un espace adapté. Commencez par les inscriptions et les besoins alimentaires, puis construisez la répartition avant de réserver les espaces et le catering. Les derniers jours servent surtout à imprimer, tester la technique et préparer l’accueil. Le jour même, installez d’abord les espaces de discussion, puis le buffet et le point café.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Envoyer un rappel
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Établir l'agencement des espaces de discussion
2 personnes
6
Répartir les mentors
2 personnes
7
Réserver des espaces
8
Commander le catering
9
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
10
Imprimer les formulaires de discussion
11
Imprimer la liste de présence
12
Créer des panneaux de direction
13
Vérifier la présentation
14
Tester la technique
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer le buffet
3 personnes
18
Mettre en place le point café
2 personnes
19
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
20
Installer les tables
4 personnes
21
Installer les chaises
4 personnes
22
Aménager les espaces de discussion
4 personnes
23
Préparer les badges nominatifs
24
Préparer les formulaires
25
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
26
Vérifier l'éclairage
27
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

28
Accueillir les mentors
2 personnes
29
Enregistrer les invités
3 personnes
30
Distribuer les badges
2 personnes
31
Indiquer les salles aux invités
2 personnes
32
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
33
Servir le café et le thé
3 personnes
34
Ouvrir le buffet
2 personnes
35
Servir des amuse-bouches
3 personnes
36
Animer les entretiens de mentorat
10 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
39
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
40
Donner le signal de pause
41
Gérer les modifications des conversations
2 personnes
42
Conclure les derniers échanges
2 personnes
43
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

44
Emballer les restes
2 personnes
45
Rassembler les déchets
3 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Démonter le buffet
2 personnes
48
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
49
Vider les espaces de discussion
3 personnes
50
Éteindre la technique
2 personnes
51
Retirer les panneaux d’orientation
52
Nettoyer les surfaces
3 personnes
53
Contrôler les sols
2 personnes
54
Fermer les espaces
2 personnes
55
Retourner les matériels
2 personnes
56
Ranger le stock restant
57
Archiver les données de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 70
Table d’accueil
Portant à vêtements

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 70
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de flèchesqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, de recueillir les besoins alimentaires et de répartir les mentors sans modifier les groupes au dernier moment.
Envoyez un rappel 48 heures avant l’événement avec l’horaire, l’adresse et les consignes d’arrivée. Indiquez aussi le point d’accueil : une table dédiée, les badges nominatifs et la liste de présence évitent un démarrage désordonné.
Préparez la répartition des mentors avant de finaliser l’agencement. Prévoyez un formulaire de discussion par groupe, plus 10 % d’exemplaires supplémentaires, afin de remplacer rapidement une feuille perdue ou abîmée.
Testez la présentation et toute la technique au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Vérifiez chaque ordinateur, projecteur, écran, câble HDMI, rallonge et multiprise dans la salle où le matériel sera réellement utilisé.
Installez le buffet et le point café après les espaces de discussion, en laissant un passage dégagé. Refroidissez les boissons à l’avance et gardez les carafes, tasses, verres, assiettes et couverts accessibles sans bloquer l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée de mentorat ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la soirée, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant. Cela laisse le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et la répartition des mentors.
Combien de temps avant faut-il envoyer un rappel ?: Un rappel envoyé 48 heures avant suffit généralement. Répétez l’horaire, le lieu, les indications d’accès et l’organisation de l’accueil pour limiter les retards et les questions le jour même.
Quand préparer les badges et les formulaires de discussion ?: Préparez-les 2 à 3 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions et la répartition des groupes. Imprimez 10 % de badges et de formulaires en plus pour gérer les changements de dernière minute.
Combien de temps prévoir pour installer la soirée ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Installez les tables, les chaises et les espaces de discussion en premier, puis l’accueil, les panneaux d’orientation, le buffet et le point café.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.