So organisierst du einen Mentorenabend
Ein Mentorenabend steht und fällt mit einer klaren Gesprächsplanung und einem reibungslosen Empfang. Starte mehrere Wochen vorher mit Einladungen, Anmeldungen und der Einteilung der Mentoren. Danach folgen Räume, Catering und Unterlagen; Technik und Aufbau gehören in die letzten Tage beziehungsweise Stunden. Besonders häufig fehlen am Ende Namensschilder, Wegweiser oder geprüfte HDMI-Kabel.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Erinnerung senden
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Gesprächsplanung erstellen
2 Personen
- 6
Mentoren einteilen
2 Personen
- 7
Räume reservieren
- 8
Catering bestellen
- 9
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 10
Gesprächsformulare drucken
- 11
Anwesenheitsliste drucken
- 12
Wegweiser erstellen
- 13
Präsentation prüfen
- 14
Technik testen
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
2 Personen
- 17
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 18
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 19
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 20
Tische aufstellen
4 Personen
- 21
Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Gesprächsräume einrichten
4 Personen
- 23
Namensschilder bereitlegen
- 24
Formulare bereitlegen
- 25
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 26
Beleuchtung kontrollieren
- 27
Empfangsteam einweisen
2 Personen
Event
- 28
Mentoren empfangen
2 Personen
- 29
Gäste registrieren
3 Personen
- 30
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 31
Gäste in die Räume weisen
2 Personen
- 32
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
- 33
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 34
Buffet eröffnen
2 Personen
- 35
Snacks servieren
3 Personen
- 36
Mentorengespräche begleiten
10 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Buffet auffüllen
2 Personen
- 39
Benutztes Geschirr abholen
2 Personen
- 40
Pausensignal geben
- 41
Änderungen in Gesprächen verarbeiten
2 Personen
- 42
Letzte Gespräche abschließen
2 Personen
- 43
Verabschiedung der Gäste begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 44
Restbestände verpacken
2 Personen
- 45
Abfall sammeln
3 Personen
- 46
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 47
Buffet aufräumen
2 Personen
- 48
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 49
Gesprächsräume leerräumen
3 Personen
- 50
Technik ausschalten
2 Personen
- 51
Routenschilder entfernen
- 52
Oberflächen reinigen
3 Personen
- 53
Böden kontrollieren
2 Personen
- 54
Räume abschließen
2 Personen
- 55
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 56
Übrig gebliebenes Material verstauen
- 57
Anwesenheitsdaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 70
- Empfangstisch
- Kleiderständer
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- KannenAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 2
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- NamenskartenständerAnz. 70
- InfotafelnAnz. 8
- PfeilschilderAnz. 12
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen mindestens 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Abend. So kannst du Ernährungswünsche, Gesprächsbedarf und die Mentoreneinteilung rechtzeitig berücksichtigen.
- Erstelle die Gesprächsplanung spätestens 7 Tage vorher. Plane pro Gesprächsphase 20 bis 30 Minuten ein und halte eine aktuelle Anwesenheitsliste sowie Ersatzzuordnungen bereit.
- Reserviere die Gesprächsräume nicht nur nach Anzahl, sondern auch nach Ablauf: Für 5 Gesprächsgruppen brauchst du beispielsweise 5 klar gekennzeichnete Räume. Hänge Pfeilschilder am Eingang und an jeder Abzweigung auf.
- Teste Präsentation, Laptop, Projektor und HDMI-Kabel spätestens am Vortag gemeinsam. Lege ein Verlängerungskabel als Reserve bereit und prüfe, ob in jedem Raum Strom und freie Sicht auf die Projektionsfläche vorhanden sind.
- Baue Empfangstheke, Kaffeebereich und Buffet mindestens 60 Minuten vor Beginn auf. Kühle Getränke frühzeitig, lege Namensschilder und Gesprächsformulare sichtbar bereit und stelle Abfallbehälter direkt an Buffet und Kaffeebereich.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Mentorenabend organisieren?
- Beginne 4 bis 6 Wochen vorher mit Einladungen und Raumreservierungen. Die Anmeldungen sollten etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin geschlossen werden, damit Planung, Catering und Mentoreneinteilung noch angepasst werden können.
- Wie plant man die Gespräche bei einem Mentorenabend?
- Erstelle die Gesprächsplanung spätestens 7 Tage vorher und ordne jede Person einem Mentor sowie einem Raum oder Zeitfenster zu. Plane je Gespräch 20 bis 30 Minuten und halte Formulare für jede Gesprächsrunde bereit.
- Wann sollte man die Technik für den Mentorenabend testen?
- Teste Laptop, Projektor, Präsentation und HDMI-Kabel spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag reicht eine kurze Kontrolle etwa 60 Minuten vor dem Empfang, einschließlich Stromversorgung und Bildübertragung.
- Wann muss der Raum für einen Mentorenabend aufgebaut sein?
- Der vollständige Aufbau sollte mindestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein. Empfang, Kaffeebereich, Buffet, Gesprächsräume, Namensschilder, Formulare und Wegweiser müssen dann bereits einsatzbereit sein.
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