Cómo organizar una Noche de Mentores sin perder el control
Una Noche de Mentores funciona cuando las conversaciones están preparadas antes de que llegue la gente. Empieza por las inscripciones y las preferencias dietéticas, y usa esos datos para asignar mentores, distribuir las conversaciones y reservar las salas. Después organiza el catering, los materiales impresos y la señalización. El día del evento, deja lista la recepción, prueba la presentación y la técnica, y prepara café, bebidas y buffet antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Enviar recordatorio
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Hacer la distribución de las conversaciones
2 personas
- 6
Asignar mentores
2 personas
- 7
Reservar espacios
- 8
Pedir el catering
- 9
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 10
Imprimir formularios de conversación
- 11
Imprimir la lista de asistencia
- 12
Hacer carteles de ruta
- 13
Comprobar la presentación
- 14
Probar la técnica
2 personas
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Preparar el buffet
3 personas
- 18
Montar el punto de café
2 personas
- 19
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 20
Montar mesas
4 personas
- 21
Colocar sillas
4 personas
- 22
Montar las salas de reunión
4 personas
- 23
Preparar tarjetas con nombres
- 24
Preparar los formularios
- 25
Colocar los carteles de ruta
2 personas
- 26
Comprobar la iluminación
- 27
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Evento
- 28
Recibir a los mentores
2 personas
- 29
Registrar a los invitados
3 personas
- 30
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 31
Indicar a los invitados las salas
2 personas
- 32
Presentar la apertura
2 personas
- 33
Servir café y té
3 personas
- 34
Abrir el buffet
2 personas
- 35
Servir aperitivos
3 personas
- 36
Guiar las sesiones de mentoría
10 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Reponer el bufé
2 personas
- 39
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 40
Dar la señal de pausa
- 41
Procesar cambios en las conversaciones
2 personas
- 42
Cerrar las últimas conversaciones
2 personas
- 43
Coordinar la despedida de los invitados
2 personas
Seguimiento
- 44
Empacar lo sobrante
2 personas
- 45
Recoger la basura
3 personas
- 46
Lavar la vajilla
3 personas
- 47
Recoger el buffet
2 personas
- 48
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 49
Vaciar las salas de reuniones
3 personas
- 50
Apagar la técnica
2 personas
- 51
Retirar las señales de ruta
- 52
Limpiar superficies
3 personas
- 53
Comprobar los suelos
2 personas
- 54
Cerrar los espacios
2 personas
- 55
Devolver los materiales
2 personas
- 56
Guardar el stock sobrante
- 57
Archivar los datos de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 70
- Mesa de recepción
- Perchero
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Jarrascant. 8
Equipo
- Portátilescant. 2
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
Decoración
- Mantelescant. 12
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 70
- Paneles informativoscant. 8
- Señales de flechascant. 12
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de repartir las conversaciones. Reserva al menos 2 días para asignar mentores, revisar incompatibilidades y preparar la distribución definitiva.
- Envía un recordatorio entre 24 y 48 horas antes. Incluye la hora de llegada, el punto de recepción, la sala asignada y cualquier indicación sobre preferencias dietéticas.
- Prepara una tarjeta con nombre y un formulario de conversación para cada participante, más un pequeño margen de 10% para errores o cambios de última hora.
- Monta las salas antes de preparar el buffet: coloca mesas, sillas, formularios y carteles de ruta, y comprueba que cada sala tenga una distribución clara para las conversaciones.
- Haz la prueba técnica como mínimo 60 minutos antes de recibir al primer invitado. Comprueba portátiles, proyectores, pantallas, cables HDMI, alargadores y regletas, no solo la presentación.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una Noche de Mentores?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento para tener tiempo de gestionar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Cierra la lista al menos 2 días antes de preparar la distribución de conversaciones.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que asignar los mentores?
- Haz la asignación entre 48 y 72 horas antes, cuando ya conozcas las inscripciones y los temas de conversación. Guarda unas horas para corregir cambios y producir las tarjetas, formularios y listas de asistencia.
- ¿Cuándo se prepara el catering y el buffet?
- Pide el catering después de cerrar las inscripciones y confirmar las preferencias dietéticas, normalmente entre 3 y 5 días antes. El día del evento, monta el buffet y enfría las bebidas entre 60 y 90 minutos antes de la recepción.
- ¿Cuánto tiempo necesito para preparar las salas y la recepción?
- Calcula entre 2 y 3 horas para montar mesas, sillas, recepción, carteles, formularios y el punto de café. Reserva además 60 minutos para la prueba técnica y una revisión final de las salas.
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