Zo organiseer je een mediapresentatie

Begin met het programma, de locatie en de presentatoren; pas daarna kun je uitnodigingen en techniek goed plannen. Verzamel vroeg de informatie van sprekers en bepaal welke media je wilt bereiken. Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en route vaststaan, zodat je dieetwensen en aantallen tijdig ontvangt. De meeste problemen ontstaan op de dag zelf door ontbrekende adapters, niet-gecontroleerde presentaties of onduidelijke leveringstijden. Werk daarom met een apart draaiboek voor registratie, catering en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Presentatoren bevestigen
4
Sprekersinformatie verzamelen
5
Perslijst samenstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Mediakit voorbereiden
2 personen
9
Presentaties verzamelen
10
Persmappen samenstellen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Catering reserveren
14
Fotograaf reserveren
15
Technische apparatuur reserveren
16
Persbericht opstellen
17
Programma publiceren
18
Naambadges printen
2 personen
19
Aanwezigheidslijst printen
20
Presentaties controleren
2 personen
21
Socialmediaberichten plannen
22
Routebeschrijving versturen
23
Leveringstijden bevestigen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Persmappen klaarleggen
2 personen
27
Locatie controleren
2 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Techniek lossen
3 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen opstellen
3 personen
32
Registratiebalie inrichten
2 personen
33
Presentatieruimte inrichten
3 personen
34
Projector en scherm plaatsen
2 personen
35
Microfoons plaatsen
2 personen
36
Verlichting instellen
2 personen
37
Decoratie ophangen
2 personen
38
Persmappen opstellen
2 personen
39
Catering uitladen
2 personen
40
Buffet klaarzetten
3 personen
41
Koffie en thee bereiden
2 personen
42
Techniek volledig testen
3 personen
43
Sprekers briefen
44
Registratiebalie bemannen
2 personen
45
Gasten ontvangen
3 personen
46
Naambadges uitdelen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Presentatie begeleiden
2 personen
49
Foto- en videomoment begeleiden
2 personen
50
Vragen uit de zaal verzamelen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Contactgegevens van pers noteren
54
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
55
Buffet aanvullen
2 personen
56
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
57
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

58
Techniek uitschakelen
2 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Afval verzamelen
2 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Ruimte schoonmaken
3 personen
63
Meubilair terugplaatsen
3 personen
64
Apparatuur inpakken
2 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Apparatuur retourneren
2 personen
67
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
68
Persbericht nazenden
69
Fotomateriaal verzamelen
70
Bedankbericht versturen
71
Media-aanvragen opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Barkrukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Pennenlaser

Servies

Wijnglazenaantal 90
Waterglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 80
Serveerbestekaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks - en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3

Decoratie

Achterwand met logo
Tafelkledenaantal 10
Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Wegwijzerbordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 24
Tafelnummersaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast en vraag presentatoren en sprekers om hun informatie uiterlijk twee weken voor de presentatie aan te leveren. Zo kun je het programma publiceren en de mediakit zonder losse eindjes voorbereiden.
Stuur uitnodigingen minimaal drie weken vooraf naar een gecontroleerde perslijst en open direct het aanmeldformulier. Plan na 7 dagen een herinnering; wacht niet tot de laatste week om dieetwensen en aantallen te verzamelen.
Test alle presentaties op de laptop waarop je op de dag zelf werkt, inclusief projector, scherm, HDMI-kabels en adapters. Neem minstens één reserveadapter, meerdere verlengkabels en een presentatieklikker mee; die ontbreken opvallend vaak.
Plan registratie 30 minuten voor de eerste presentatie en leg naambadges, aanwezigheidslijst en pennen klaar op de registratietafel. Zet persmappen op alfabetische volgorde of op mediumtype, zodat gasten niet tegelijk bij de ingang blijven wachten.
Bevestig leveringstijden voor catering en apparatuur uiterlijk 48 uur vooraf. Koel dranken op tijd, controleer microfoons en luidsprekers vóór ontvangst van de pers en wijs één persoon aan voor technische problemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een mediapresentatie?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en presentatoren. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de presentatie en sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf af, zodat catering en badges kloppen.
Hoeveel tijd plan je voor registratie bij een mediapresentatie?: Plan de registratie 30 minuten vóór de eerste presentatie. Bij een grotere perslijst kun je beter 45 minuten nemen, vooral als je badges en persmappen persoonlijk uitdeelt.
Wanneer moet je presentaties en techniek controleren?: Controleer de presentaties en alle aansluitingen uiterlijk één dag vooraf en doe op de locatie nog een volledige test vóór de gasten binnenkomen. Reserveer daarvoor minstens 30 minuten, inclusief controle van microfoons, geluid en beeld.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een mediapresentatie?: Vraag dieetwensen meteen uit via het aanmeldformulier en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 werkdagen vóór de presentatie. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna door aan de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.