Eine Medienpräsentation Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Medienpräsentation entscheidet nicht nur der Inhalt, sondern vor allem ein sauberer Ablauf. Lege zuerst Termin, Programm und Moderation fest, bevor du Einladungen und Presseinformationen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Mediakit, Präsentationen, Technik und Catering. Plane außerdem Zeit für Rückfragen, technische Proben und kurzfristige Änderungen ein – besonders bei Sprecherinformationen und Präsentationsdateien entstehen sonst am Veranstaltungstag unnötige Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Moderatoren bestätigen
- 4
Sprecherinformationen sammeln
- 5
Presseverteiler zusammenstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Mediakit vorbereiten
2 Personen
- 9
Präsentationen sammeln
- 10
Pressemappen zusammenstellen
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Catering reservieren
- 14
Fotograf buchen
- 15
Technische Geräte reservieren
- 16
Pressemitteilung verfassen
- 17
Programm veröffentlichen
- 18
Namensschilder drucken
2 Personen
- 19
Anwesenheitsliste drucken
- 20
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 21
Social-Media-Beiträge planen
- 22
Wegbeschreibung versenden
- 23
Lieferzeiten bestätigen
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Pressemappen bereitlegen
2 Personen
- 27
Ort überprüfen
2 Personen
Event
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Technik abbauen
3 Personen
- 30
Tische aufstellen
3 Personen
- 31
Stühle aufstellen
3 Personen
- 32
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 33
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 34
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 35
Mikrofone aufstellen
2 Personen
- 36
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 37
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 38
Pressemappen zusammenstellen
2 Personen
- 39
Catering ausladen
2 Personen
- 40
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 41
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 42
Technik vollständig testen
3 Personen
- 43
Sprecher briefen
- 44
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 45
Gäste empfangen
3 Personen
- 46
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 48
Präsentation moderieren
2 Personen
- 49
Foto- und Videomoment begleiten
2 Personen
- 50
Fragen aus dem Publikum sammeln
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Kontaktdaten der Presse notieren
- 54
Networking-Event betreuen
3 Personen
- 55
Buffet auffüllen
2 Personen
- 56
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 57
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Technik ausschalten
2 Personen
- 59
Catering aufräumen
3 Personen
- 60
Abfall sammeln
2 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Raum reinigen
3 Personen
- 63
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 64
Geräte einpacken
2 Personen
- 65
Dekoration entfernen
2 Personen
- 66
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
- 68
Pressemitteilung nachsenden
- 69
Fotomaterial sammeln
- 70
Dankesnachricht versenden
- 71
Medienanfragen nachverfolgen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- BuffetischeAnz. 3
- Registrierungstisch
- BarhockerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
- PräsentationsklickerAnz. 2
- Pennenlaser
Geschirr
- WeingläserAnz. 90
- WassergläserAnz. 90
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 80
- ServierbesteckAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 3
Dekoration
- Logo-Rückwand
- TischdeckenAnz. 10
- TischläuferAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NamensschilderAnz. 100
- BadgehalterAnz. 100
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
- PfeilaufkleberAnz. 24
- TischnummernAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Reinigung
- PutzeimerAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 12
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vorher und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. So kannst du Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche und den Bedarf an Pressemappen rechtzeitig erfassen.
- Fordere Sprecherinformationen und Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Termin an. Prüfe die Dateien anschließend auf Format, Seitenverhältnis und benötigte Anschlüsse.
- Plane für Technik und Moderation eine Probe von mindestens 60 Minuten ein. Teste dabei Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Adapter, Funkmikrofone, Mischpult und Präsentationsklicker gemeinsam.
- Bestätige Catering und Lieferzeiten mindestens 5 Werktage vorher. Für das erste Veranstaltungsstündchen kannst du mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; Wasser sollte während der gesamten Präsentation bereitstehen.
- Bereite Namensschilder, Anwesenheitsliste, Wegbeschreibung und Pressemappen spätestens am Vortag vor. Lege am Registrierungstisch zusätzlich Stifte, Powerbanks und einen klaren Ansprechpartner für verspätete Gäste bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einer Medienpräsentation einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung etwa 5 bis 7 Tage vorher, damit du Catering, Sitzplätze und Pressemappen anpassen kannst.
- Wann müssen die Präsentationen der Sprecher vorliegen?
- Fordere alle Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Medienpräsentation an. Eine technische Endkontrolle sollte spätestens am Vortag und zusätzlich in einer Probe von mindestens 60 Minuten stattfinden.
- Wie viel Technik braucht eine Medienpräsentation?
- Für den Grundaufbau brauchst du mindestens Projektor, Projektionsleinwand, Laptop, passende HDMI-Adapter, Präsentationsklicker und Mikrofone. Plane außerdem Ersatzkabel, Verlängerungskabel und Powerbanks ein, damit ein einzelner Anschluss nicht den Ablauf stoppt.
- Wie viele Getränke sollte man für eine Medienpräsentation einplanen?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person. Ergänze Wasser für alle Gäste und berücksichtige bei längeren Terminen eine zweite Ausgabe- oder Kühlmöglichkeit.
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