Cómo organizar una presentación multimedia sin fallos
Una presentación multimedia necesita más que una sala y un proyector. Empieza fijando la fecha, la duración de cada intervención y el recorrido del público: inscripción, presentación, pausas y cierre. Después coordina a los ponentes, prensa, catering y proveedores técnicos con plazos claros. La mayoría de los problemas aparecen al recopilar tarde las presentaciones o al descubrir que faltan cables, adaptadores o micrófonos compatibles.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Confirmar presentadores
- 4
Recopilar información de los ponentes
- 5
Elaborar la lista de prensa
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Abrir el formulario de inscripción
- 8
Preparar el kit de prensa
2 personas
- 9
Recopilar las presentaciones
- 10
Preparar carpetas de prensa
2 personas
- 11
Gestionar inscripciones
2 personas
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Reservar el catering
- 14
Reservar fotógrafo
- 15
Reservar equipo técnico
- 16
Redactar el comunicado de prensa
- 17
Publicar el programa
- 18
Imprimir credenciales
2 personas
- 19
Imprimir la lista de asistencia
- 20
Revisar las presentaciones
2 personas
- 21
Planificar las publicaciones en redes sociales
- 22
Enviar indicaciones
- 23
Confirmar los horarios de entrega
- 24
Hacer la compra
2 personas
- 25
Enfriar bebidas
2 personas
- 26
Preparar las carpetas de prensa
2 personas
- 27
Comprobar el lugar
2 personas
Evento
- 28
Abrir la ubicación
2 personas
- 29
Descargar equipos técnicos
3 personas
- 30
Montar mesas
3 personas
- 31
Colocar las sillas
3 personas
- 32
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 33
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 34
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
- 35
Colocar los micrófonos
2 personas
- 36
Configurar la iluminación
2 personas
- 37
Colgar la decoración
2 personas
- 38
Preparar los dossiers de prensa
2 personas
- 39
Descargar el catering
2 personas
- 40
Preparar el buffet
3 personas
- 41
Preparar café y té
2 personas
- 42
Probar toda la técnica
3 personas
- 43
Informar a los ponentes
- 44
Atender la mesa de registro
2 personas
- 45
Recibir a los invitados
3 personas
- 46
Repartir acreditaciones
2 personas
- 47
Servir café y té
2 personas
- 48
Coordinar la presentación
2 personas
- 49
Coordinar el momento de fotos y vídeo
2 personas
- 50
Recoger preguntas del público
- 51
Servir aperitivos
3 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Anotar los datos de contacto de la prensa
- 54
Guiar el cóctel de networking
3 personas
- 55
Reponer el bufé
2 personas
- 56
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 57
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 58
Apagar la técnica
2 personas
- 59
Recoger el catering
3 personas
- 60
Recoger la basura
2 personas
- 61
Lavar la vajilla
3 personas
- 62
Limpiar el espacio
3 personas
- 63
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 64
Empacar el equipo
2 personas
- 65
Retirar la decoración
2 personas
- 66
Devolver el equipo
2 personas
- 67
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
- 68
Enviar el comunicado de prensa
- 69
Reunir material fotográfico
- 70
Enviar mensaje de agradecimiento
- 71
Dar seguimiento a las solicitudes de medios
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 80
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 3
- Papeleracant. 6
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 4
- Clic de presentacióncant. 2
- Puntero láser
Vajilla
- Copas de vinocant. 90
- Vasos para aguacant. 90
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 80
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Termoscant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 3
Decoración
- Fondo con logotipo
- Mantelescant. 10
- Manteles runnerscant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Credencialescant. 100
- Portabadgescant. 100
- Señales de orientacióncant. 8
- Pegatinas de flechascant. 24
- Números de mesacant. 10
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Bateríascant. 24
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 3
- Paños de microfibracant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones y asigna una duración concreta a cada ponente. Pide las presentaciones al menos 7 días antes para revisarlas en el portátil que se utilizará en la sala.
- Abre las inscripciones con tiempo suficiente para calcular sillas, catering y credenciales. Solicita las preferencias dietéticas durante el registro y entrega al proveedor una cifra actualizada 3 días antes.
- Prueba el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos inalámbricos y la mesa de mezclas en la sala al menos 2 horas antes de empezar. Lleva cables HDMI, adaptadores, regletas y baterías externas de repuesto.
- Prepara la mesa de registro con la lista de asistencia y las credenciales ordenadas alfabéticamente. Envía las indicaciones de acceso y el horario a ponentes y asistentes como mínimo 48 horas antes.
- Coordina prensa y redes sociales alrededor de los momentos realmente fotografiables: llegada, intervenciones y cierre. Ten listo el kit de prensa y el comunicado antes de publicar el programa, y confirma con el fotógrafo cuándo debe llegar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una presentación multimedia?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si participan varios ponentes, prensa y proveedores. Reserva primero la sala y el equipo técnico; deja cerrados el programa, las invitaciones y el catering al menos 2 semanas antes.
- ¿Cuándo debo pedir las presentaciones a los ponentes?
- Solicítalas 7 días antes y fija un plazo definitivo de 3 días antes del evento. Así puedes comprobar vídeos, tipografías, proporciones de pantalla y conexiones HDMI en el ordenador que se usará durante la presentación.
- ¿Cuánto equipo técnico necesito para una presentación multimedia?
- Como base, prepara un proyector, una pantalla, un portátil, cables HDMI y adaptadores. Añade un micrófono inalámbrico por cada persona que intervenga simultáneamente, más un micrófono de reserva y al menos dos regletas para evitar cambios de última hora.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering y las preferencias dietéticas?
- Recoge las preferencias en el formulario de inscripción y envía al proveedor una primera previsión 7 días antes. Confirma el número final y las restricciones dietéticas 3 días antes, cuando la lista de asistentes esté prácticamente cerrada.
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