Organiser une présentation média sans rien laisser au dernier moment

Une présentation média se prépare dans un ordre précis : cadrer le programme, confirmer les intervenants, inviter la presse, puis verrouiller la logistique. Commencez idéalement quatre à six semaines avant la date, surtout si plusieurs présentateurs ou un photographe sont prévus. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les adaptateurs vidéo, les listes de présence et les informations d’accès. Gardez une échéance claire pour chaque validation afin d’arriver au jour J avec un dossier de presse complet et une technique testée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Confirmer les présentateurs
4
Rassembler les informations sur les intervenants
5
Établir la liste de presse
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Préparer le kit média
2 personnes
9
Rassembler les présentations
10
Composer les dossiers de presse
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Réserver le catering
14
Réserver le photographe
15
Réserver le matériel technique
16
Rédiger le communiqué de presse
17
Publier le programme
18
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer la liste de présence
20
Vérifier les présentations
2 personnes
21
Planifier les publications sur les réseaux sociaux
22
Envoyer les indications d'accès
23
Confirmer les délais de livraison
24
Faire les courses
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les dossiers de presse
2 personnes
27
Vérifier le lieu
2 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Décharger le matériel technique
3 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
34
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
35
Installer les microphones
2 personnes
36
Régler l’éclairage
2 personnes
37
Installer la décoration
2 personnes
38
Préparer les dossiers de presse
2 personnes
39
Décharger le service traiteur
2 personnes
40
Mettre le buffet en place
3 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Tester entièrement la technique
3 personnes
43
Briefer les intervenants
44
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
45
Accueillir les invités
3 personnes
46
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Animer la présentation
2 personnes
49
Encadrer le moment photo et vidéo
2 personnes
50
Recueillir les questions de la salle
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Noter les coordonnées de la presse
54
Animer le cocktail networking
3 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
56
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
57
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

58
Éteindre la technique
2 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Rassembler les déchets
2 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer l’espace
3 personnes
63
Remettre le mobilier en place
3 personnes
64
Emballer le matériel
2 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Retourner le matériel
2 personnes
67
Stocker le matériel restant
2 personnes
68
Relayer le communiqué de presse
69
Rassembler le matériel photo
70
Envoyer un message de remerciement
71
Assurer le suivi des demandes médias

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Pointe-laser

Vaisselle

Verres à vinqté 90
Verres à eauqté 90
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 80
Couverts de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Fond de scène avec logo
Nappesqté 10
Chemins de tableqté 10
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Panneaux directionnelsqté 8
Autocollants flèchesqté 24
Numéros de tableqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis confirmez les présentateurs avant d’envoyer la moindre invitation. Prévoyez au moins quatre semaines pour obtenir les confirmations et ajuster le déroulé.
Constituez la liste de presse et envoyez les invitations environ trois semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions cinq à sept jours avant afin de préparer les badges, la liste de présence et les besoins alimentaires.
Préparez le kit média et les dossiers de presse au plus tard trois jours avant la présentation. Vérifiez les noms, fonctions, chiffres et coordonnées : une erreur dans un document distribué sur place est difficile à corriger.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones et les haut-parleurs la veille, avec les présentations définitives. Gardez des rallonges, des multiprises et des batteries externes disponibles.
Envoyez les indications d’accès et l’horaire d’accueil 24 à 48 heures avant le rendez-vous. Le jour même, prévoyez une table d’inscription, les badges imprimés, les dossiers classés et une personne chargée de l’accueil pendant la première heure.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une présentation média ?: Prévoyez quatre à six semaines pour une présentation média avec plusieurs intervenants, invitations presse et matériel technique. Deux semaines peuvent suffire pour un format restreint, à condition que le lieu et les présentateurs soient déjà confirmés.
Quand envoyer les invitations à une présentation média ?: Envoyez-les environ trois semaines avant la date, avec le programme, l’horaire et les informations d’accès. Faites une relance sept jours avant, puis traitez les dernières inscriptions cinq à sept jours avant l’événement.
Quand préparer un dossier de presse ?: Rassemblez les contenus une semaine avant, puis finalisez et imprimez les dossiers au plus tard trois jours avant. Cela laisse le temps de corriger une présentation, un nom ou une donnée avant la distribution.
Quand tester le matériel pour une présentation média ?: Faites un test complet la veille avec les présentations définitives : projection, son, microphones, câbles, adaptateurs et alimentation. Arrivez ensuite 60 à 90 minutes avant l’accueil pour refaire un contrôle rapide et installer l’inscription.

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