Zo organiseer je een mediacongres

Begin een mediacongres niet met het versturen van uitnodigingen, maar met de datum, zaal en inhoudelijke opzet. Daarna leg je sprekers, sessies en techniek vast, zodat het programma realistisch blijft. Inschrijvingen leveren vervolgens de gegevens op voor catering, badges en communicatie. De laatste week draait om controleren: presentaties ontvangen, kabels testen, dieetwensen verwerken en iedereen dezelfde praktische informatie geven. Met een duidelijke volgorde voorkom je dat cruciale zaken pas op de congresdag boven water komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Congresdatum vastleggen
2 personen
3
Programma vastleggen
2 personen
4
Sprekers benaderen
2 personen
5
Sprekers bevestigen
6
Sessies en tijden publiceren
7
Aanmeldformulier maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Aanmeldbevestigingen versturen
12
Catering bestellen
13
Techniek reserveren
14
Toegankelijkheid controleren
2 personen
15
Sprekersinformatie verzamelen
16
Presentaties ontvangen
17
Badgegegevens controleren
2 personen
18
Naambadges printen
2 personen
19
Programma's printen
2 personen
20
Routebeschrijving maken
21
Sprekersbriefing versturen
22
Deelnemerslijst exporteren
23
Cateringhoeveelheden bevestigen
24
Techniek en kabels controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen

Event

27
Registratietafel voorbereiden
2 personen
28
Zaalindeling uitzetten
3 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen neerzetten
3 personen
31
Podiumzone markeren
2 personen
32
Projector en scherm plaatsen
2 personen
33
Microfoons plaatsen
2 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
35
Presentaties testen
2 personen
36
Verlichting instellen
2 personen
37
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
38
Badges alfabetisch sorteren
2 personen
39
Koffiepunt inrichten
2 personen
40
Buffet klaarzetten
3 personen
41
Sprekers ontvangen
2 personen
42
Sprekers technisch briefen
2 personen
43
Deelnemers registreren
4 personen
44
Programma uitdelen
2 personen
45
Deelnemers naar zaal begeleiden
2 personen
46
Opening begeleiden
2 personen
47
Sprekers aankondigen
48
Presentaties afspelen
49
Microfoons beheren
50
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
51
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
52
Koffie en thee serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dinerbuffet openen
3 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Servies verzamelen
2 personen
58
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
59
Afsluiting begeleiden
2 personen
60
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Restanten veilig opbergen
2 personen
63
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
2 personen
66
Zaal schoonmaken
3 personen
67
Registratiematerialen opbergen
68
Presentaties archiveren
69
Geleende materialen controleren
2 personen
70
Techniek retourneren
2 personen
71
Restanten wegbrengen
2 personen
72
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 130
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Statafelsaantal 10
Sprekersstoelenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Presentatieklikkersaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerschalenaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4

Decoratie

Congresbannersaantal 4
Tafelkleedsetsaantal 12
Richtingsbordenaantal 12
Menukaartenstandaardsaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handschoenenaantal 12
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, zaal en programma eerst vast. Benader sprekers daarna met hun sessietijd, benodigde techniek en een duidelijke termijn voor bevestiging; publiceer sessies pas wanneer de bezetting definitief is.
Maak het aanmeldformulier voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag naast naam en contactgegevens ook dieetwensen en eventuele toegankelijkheidsbehoeften, zodat je catering en zaalopstelling niet op aannames baseert.
Plan een vaste deadline voor presentaties en sprekersinformatie, bij voorkeur uiterlijk 7 dagen voor het congres. Controleer daarna of iedere laptop, HDMI-adapter, microfoon en presentatie bij de geplande sessie past.
Bevestig cateringhoeveelheden kort na het sluiten van de inschrijvingen en controleer ze opnieuw 2 tot 3 werkdagen voor de bijeenkomst. Houd daarbij rekening met dieetwensen en het verschil tussen koffie, lunch en een eventueel diner.
Maak de registratietafel de avond ervoor klaar met deelnemerslijst, badges, programma's en routebeschrijving. Test op locatie alle kabels, stekkerdozen, microfoons en presentaties; een losse adapter of lege powerbank merk je anders pas bij de eerste sessie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een mediacongres organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met de datum, zaal en het programma. Sprekers, techniek en catering hebben daarna genoeg tijd nodig, terwijl je in de laatste 2 weken de inschrijvingen, badges en presentaties afrondt.
Wanneer moet je sprekers voor een mediacongres benaderen?: Benader sprekers zodra datum, zaal en globale sessie-indeling vaststaan, meestal 10 tot 12 weken vooraf. Vraag om bevestiging binnen 7 dagen en plan een deadline voor presentaties en sprekersinformatie uiterlijk 1 week voor het congres.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de congresdag?: Reserveer op de dag zelf minstens 2 uur voor opbouw en techniekcontrole. Leg badges, programma's, registratie en materialen de avond ervoor klaar; zo blijft er op locatie tijd over voor een volledige test van beeld en geluid.
Wanneer bestel je catering voor een mediacongres?: Bestel de eerste catering zodra je een realistische inschatting van het aantal deelnemers hebt. Bevestig de definitieve aantallen 2 tot 3 werkdagen vooraf, nadat dieetwensen en de laatste aanmeldingen zijn verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.