Organiser un congrès des médias, étape par étape

Un congrès des médias se prépare dans un ordre précis : cadrer la date et le programme, sécuriser les intervenants, puis ouvrir les inscriptions. La technique, les badges et les besoins alimentaires doivent être traités avant la dernière semaine. Prévoyez aussi un parcours clair pour les participants, de l’itinéraire à l’accueil sur place. Ce guide vous aide à répartir les 72 tâches du plan et à vérifier le matériel nécessaire avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer la date du congrès
2 personnes
3
Définir le programme
2 personnes
4
Contacter les intervenants
2 personnes
5
Confirmer les intervenants
6
Publier les sessions et les horaires
7
Créer le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les confirmations d'inscription
12
Commander le catering
13
Réserver la technique
14
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
15
Rassembler les informations sur les intervenants
16
Recevoir les présentations
17
Vérifier les informations du badge
2 personnes
18
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les programmes
2 personnes
20
Rédiger l’itinéraire
21
Envoyer le briefing des intervenants
22
Exporter la liste des participants
23
Confirmer les quantités de traiteur
24
Vérifier la technique et les câbles
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

27
Préparer la table d'inscription
2 personnes
28
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Marquer la zone du podium
2 personnes
32
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
33
Installer les microphones
2 personnes
34
Raccorder la sonorisation
2 personnes
35
Tester les présentations
2 personnes
36
Régler l’éclairage
2 personnes
37
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
38
Trier les badges par ordre alphabétique
2 personnes
39
Mettre en place le point café
2 personnes
40
Mettre le buffet en place
3 personnes
41
Accueillir les intervenants
2 personnes
42
Briefer techniquement les intervenants
2 personnes
43
Enregistrer les participants
4 personnes
44
Distribuer le programme
2 personnes
45
Accompagner les participants jusqu’à la salle
2 personnes
46
Accompagner l'ouverture
2 personnes
47
Annoncer les intervenants
48
Diffuser les présentations
49
Gérer les micros
50
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
51
Préparer la pause café
3 personnes
52
Servir le café et le thé
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
56
Servir les repas diététiques
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle
2 personnes
58
Animer le moment de networking
2 personnes
59
Encadrer la clôture
2 personnes
60
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

61
Éteindre la technique
2 personnes
62
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
63
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
2 personnes
66
Nettoyer la salle
3 personnes
67
Ranger le matériel d’inscription
68
Archiver les présentations
69
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
70
Retourner le matériel technique
2 personnes
71
Acheminer les restes
2 personnes
72
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 130
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 10
Chaises des intervenantsqté 6
Portantsqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Cliques de présentationqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Plateaux de serviceqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4

Décoration

Banderoles de congrèsqté 4
Sets de nappesqté 12
Panneaux directionnelsqté 12
Porte-menusqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gantsqté 12
Serviettesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver la salle et fixer la date, puis construisez le programme avant de contacter les intervenants. Gardez une marge d’au moins 4 semaines entre la confirmation des sessions et le congrès.
Ouvrez les inscriptions uniquement lorsque les sessions et les horaires sont publiés. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et envoyez les confirmations après vérification des informations de badge.
Demandez les présentations aux intervenants au plus tard 3 jours avant l’événement. Testez chaque ordinateur, projecteur, câble HDMI, adaptateur, microphone et rallonge avant l’ouverture des portes.
Traitez l’accessibilité comme une vérification concrète : accès à la salle, circulation entre les tables, place réservée et informations pratiques dans l’itinéraire. Envoyez cet itinéraire avec les confirmations d’inscription.
Calculez le catering à partir de la liste exportée des participants, puis confirmez les quantités avec le traiteur quelques jours avant. Prévoyez des points distincts pour le café, l’eau et le repas afin de limiter les files d’attente.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès des médias ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les intervenants, publier le programme, traiter les inscriptions et sécuriser la technique.
Quand faut-il confirmer les intervenants d’un congrès ?: Confirmez-les au moins 6 semaines avant le congrès, si possible. Vous pourrez ensuite publier les sessions, recueillir les informations nécessaires et envoyer un briefing clair.
Quand commander le catering pour un congrès ?: Passez la commande plusieurs jours avant l’événement, puis confirmez les quantités après l’export final des participants. Intégrez les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.
Quand tester la technique avant un congrès ?: Faites un test complet la veille ou le matin même, avec les présentations réelles. Vérifiez notamment les câbles HDMI, adaptateurs, microphones, haut-parleurs, multiprises et rallonges.

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