Cómo organizar un congreso de medios sin perder el control
Un congreso de medios se organiza en una secuencia concreta: primero se fijan la sala y la fecha, después el programa y los ponentes, y solo entonces se abren las inscripciones. La técnica, la accesibilidad y el catering deben cerrarse con tiempo, porque cualquier cambio en el número de asistentes afecta a varias áreas. También conviene reservar días específicos para presentaciones, acreditaciones, señalización y pruebas. Este plan reúne 72 tareas y 49 elementos para llevar el congreso desde la primera reserva hasta el montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala
- 2
Fijar la fecha del congreso
2 personas
- 3
Fijar el programa
2 personas
- 4
Contactar con los ponentes
2 personas
- 5
Confirmar ponentes
- 6
Publicar sesiones y horarios
- 7
Crear formulario de inscripción
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Enviar confirmaciones de inscripción
- 12
Pedir el catering
- 13
Reservar técnica
- 14
Comprobar la accesibilidad
2 personas
- 15
Recopilar información de los ponentes
- 16
Recibir presentaciones
- 17
Comprobar los datos de la acreditación
2 personas
- 18
Imprimir credenciales
2 personas
- 19
Imprimir los programas
2 personas
- 20
Hacer indicaciones de ruta
- 21
Enviar briefing a los ponentes
- 22
Exportar la lista de participantes
- 23
Confirmar las cantidades de catering
- 24
Comprobar la técnica y los cables
2 personas
- 25
Hacer la compra
2 personas
- 26
Enfriar las bebidas
2 personas
Evento
- 27
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 28
Marcar la distribución de la sala
3 personas
- 29
Montar mesas
3 personas
- 30
Colocar sillas
3 personas
- 31
Marcar la zona del escenario
2 personas
- 32
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
- 33
Colocar los micrófonos
2 personas
- 34
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 35
Probar presentaciones
2 personas
- 36
Configurar la iluminación
2 personas
- 37
Preparar el material de registro
2 personas
- 38
Ordenar las acreditaciones alfabéticamente
2 personas
- 39
Montar el punto de café
2 personas
- 40
Preparar el buffet
3 personas
- 41
Recibir a los ponentes
2 personas
- 42
Informar técnicamente a los ponentes
2 personas
- 43
Registrar a los participantes
4 personas
- 44
Repartir el programa
2 personas
- 45
Acompañar a los participantes a la sala
2 personas
- 46
Acompañar la inauguración
2 personas
- 47
Anunciar a los ponentes
- 48
Reproducir presentaciones
- 49
Gestionar micrófonos
- 50
Recoger preguntas del público
2 personas
- 51
Preparar la pausa para el café
3 personas
- 52
Servir café y té
3 personas
- 53
Rellenar las bebidas
2 personas
- 54
Servir aperitivos
3 personas
- 55
Abrir el bufé de la cena
3 personas
- 56
Servir comidas especiales
2 personas
- 57
Recoger la vajilla
2 personas
- 58
Coordinar el momento de networking
2 personas
- 59
Guiar el cierre
2 personas
- 60
Despedir a los últimos invitados
2 personas
Seguimiento
- 61
Apagar la técnica
2 personas
- 62
Guardar los restos de forma segura
2 personas
- 63
Recoger las mesas y sillas
4 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Recoger la basura
2 personas
- 66
Limpiar la sala
3 personas
- 67
Guardar los materiales de registro
- 68
Archivar presentaciones
- 69
Comprobar el material prestado
2 personas
- 70
Devolver el equipo técnico
2 personas
- 71
Llevar los restos
2 personas
- 72
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas para congresocant. 12
- Sillascant. 130
- Mesa de registrocant. 2
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesas altascant. 10
- Sillas para ponentescant. 6
- Percheroscant. 3
- Papeleracant. 8
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 3
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Pulsadores de presentacióncant. 3
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 130
- Vasos para aguacant. 150
- Copas de vinocant. 130
- Platos de cenacant. 130
- Platos de postrecant. 130
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 150
- Bandejas de servircant. 16
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cucharonescant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
Decoración
- Banners del congresocant. 4
- Juegos de mantelescant. 12
- Señales direccionalescant. 12
- Soportes para cartas del menúcant. 12
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Guantescant. 12
- Toallascant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por la sala y la fecha, y deja cerrado el programa antes de publicar las sesiones. Comprueba desde el principio la accesibilidad, la distribución de mesas, las sillas y el espacio para registro y buffet.
- Contacta con los ponentes antes de abrir las inscripciones y confirma su participación por escrito. Pide sus datos, presentación y necesidades técnicas con al menos 2 semanas de antelación.
- Publica horarios e invitaciones solo cuando las sesiones estén suficientemente estabilizadas. El formulario de inscripción debe recoger también las preferencias dietéticas, no únicamente el nombre y el correo electrónico.
- Haz una prueba técnica completa antes de la llegada del público: proyector, pantalla, portátiles, cables HDMI, adaptadores, micrófonos, altavoces y mesa de mezclas. Deja preparados cables alargadores, regletas y canaletas para evitar tropiezos.
- Calcula el catering con la lista de inscritos y vuelve a confirmar las cantidades pocos días antes. Imprime las credenciales, programas e indicaciones de ruta después de comprobar los datos definitivos, para no trabajar con nombres o sesiones desactualizados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de medios?
- Empieza a trabajar entre 8 y 12 semanas antes. La sala, la fecha, los ponentes y la técnica deben quedar encaminados durante las primeras 2 semanas, porque condicionan el programa y las inscripciones.
- ¿Cuándo se debe abrir la inscripción a un congreso?
- Abre el formulario cuando la sala, el programa inicial y la mayoría de los ponentes estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra o revisa las cantidades de catering entre 3 y 5 días antes del congreso.
- ¿Cuándo hay que enviar el briefing a los ponentes?
- Envíalo al menos 7 días antes, con horarios, duración de las sesiones, formato de las presentaciones, llegada y contacto técnico. Pide las presentaciones definitivas entre 3 y 5 días antes para probarlas en el portátil y el proyector.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior al congreso?
- Comprueba la técnica y los cables, la señalización, la mesa de registro, las credenciales, los programas y la distribución de sillas y mesas. También revisa la lista de participantes y confirma el catering el día anterior o como máximo 48 horas antes.
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