Mediakongress organisieren: der richtige Ablauf
Ein Mediakongress steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst sicherst du Termin und Saal, dann baust du Programm, Referenten und Anmeldung auf. Danach folgen Teilnehmerdaten, Catering, Technik und die Unterlagen für den Veranstaltungstag. Plane nicht nur Vorträge, sondern auch Wechselzeiten, Orientierung und barrierefreie Zugänge ein. Die letzten Fehler entstehen meist in der Woche davor – bei Präsentationen, Namensschildern, Kabeln und geänderten Teilnehmerzahlen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Kongressdatum festlegen
2 Personen
- 3
Programm festlegen
2 Personen
- 4
Referenten ansprechen
2 Personen
- 5
Referenten bestätigen
- 6
Sitzungen und Zeiten veröffentlichen
- 7
Anmeldeformular erstellen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Anmeldebestätigungen versenden
- 12
Catering bestellen
- 13
Technik reservieren
- 14
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
- 15
Sprecherinformationen sammeln
- 16
Präsentationen entgegennehmen
- 17
Badge-Daten prüfen
2 Personen
- 18
Namensschilder drucken
2 Personen
- 19
Programme drucken
2 Personen
- 20
Wegbeschreibung erstellen
- 21
Sprecherbriefing versenden
- 22
Teilnehmerliste exportieren
- 23
Cateringmengen bestätigen
- 24
Technik und Kabel prüfen
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Getränke kalt stellen
2 Personen
Event
- 27
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
- 28
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
- 29
Tische aufstellen
3 Personen
- 30
Stühle aufstellen
3 Personen
- 31
Bühnenbereich markieren
2 Personen
- 32
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 33
Mikrofone aufstellen
2 Personen
- 34
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 35
Präsentationen testen
2 Personen
- 36
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 37
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 38
Badges alphabetisch sortieren
2 Personen
- 39
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 40
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 41
Referenten empfangen
2 Personen
- 42
Referenten technisch briefen
2 Personen
- 43
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 44
Programm verteilen
2 Personen
- 45
Teilnehmende zum Saal begleiten
2 Personen
- 46
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 47
Redner ankündigen
- 48
Präsentationen abspielen
- 49
Mikrofone verwalten
- 50
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 51
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
- 52
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Snacks servieren
3 Personen
- 55
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
- 56
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 57
Geschirr sammeln
2 Personen
- 58
Networking begleiten
2 Personen
- 59
Abschluss begleiten
2 Personen
- 60
Die letzten Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Technik ausschalten
2 Personen
- 62
Reste sicher verstauen
2 Personen
- 63
Tische und Stühle abräumen
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
2 Personen
- 66
Saal reinigen
3 Personen
- 67
Registrierungsmaterialien verstauen
- 68
Präsentationen archivieren
- 69
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
- 70
Technik zurückbringen
2 Personen
- 71
Reste wegbringen
2 Personen
- 72
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongresstischeAnz. 12
- StühleAnz. 130
- RegistrierungstischAnz. 2
- BuffetischeAnz. 6
- StehtischeAnz. 10
- RednerstühleAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- ProjektorAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- LaptopsAnz. 3
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- PräsentationsklickerAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 130
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 130
- Dinner-TellerAnz. 130
- DesserttellerAnz. 130
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 150
- LöffelAnz. 150
- ServierschalenAnz. 16
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
Dekoration
- KongressbannerAnz. 4
- TischdeckensetsAnz. 12
- WegweiserAnz. 12
- MenükartenständerAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- HandschuheAnz. 12
- HandtücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Saal und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Für Referenten solltest du mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf einplanen, damit Zu- und Absagen nicht den Ablauf gefährden.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Sitzungen, Zeiten und Referenten weitgehend bestätigt sind. Frage Ernährungswünsche direkt ab und verschicke die Anmeldebestätigung innerhalb von 2 bis 3 Werktagen.
- Bestätige das Catering 5 bis 7 Tage vor dem Kongress mit der aktuellen Teilnehmerzahl. Rechne dabei nicht nur die Mahlzeiten, sondern auch Kaffee, Wasser, Geschirr und einen klaren Ablauf am Buffet ein.
- Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen spätestens 3 Tage vorher an und prüfe jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Teste Projektor, Leinwand, Funkmikrofone, Mischpult, HDMI-Adapter und Präsentationsklicker gemeinsam vor Ort.
- Drucke Namensschilder, Programme, Wegbeschreibung und Teilnehmerliste erst nach dem letzten Datenabgleich. Plane am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für Registrierungstisch, Sitzordnung, Kabelkanäle und Technikprobe ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Mediakongress organisieren?
- Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Saal, Kongressdatum und Programm kommen zuerst; Referenten, Anmeldung, Catering und Technik folgen anschließend.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Mediakongress starten?
- Starte die Anmeldung, sobald Programm und Sitzungszeiten belastbar sind – meist 6 bis 10 Wochen vor dem Termin. Schließe sie 3 bis 5 Tage vorher oder lege dann einen festen Datenstand für Catering und Namensschilder fest.
- Wann muss man Catering und Technik für einen Kongress bestätigen?
- Bestätige die Cateringmengen etwa 5 bis 7 Tage vorab und gleiche Ernährungswünsche erneut ab. Die Technik sollte spätestens am Vortag vollständig geprüft werden; vor Ort folgt zusätzlich eine Probe von mindestens 60 Minuten.
- Was wird bei einem Mediakongress häufig vergessen?
- Oft fehlen HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, Kabelkanäle oder eine aktuelle Präsentationsdatei. Auch barrierefreie Wege, Namensschilder und kurzfristige Änderungen in der Teilnehmerliste solltest du spätestens 3 Tage vorher kontrollieren.
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