Zo organiseer je een matineeconcert

Een matineeconcert vraagt om een strakke volgorde: eerst leg je muzikanten, locatie en programma vast, daarna regel je techniek, bezoekers en catering. Omdat het concert overdag plaatsvindt, lopen ontvangst, koffie en pauze snel in elkaar over. Plan daarom niet alleen het optreden, maar ook de zaalopstelling, geluidscheck en bediening. Met 61 voorbereidende taken en 40 benodigde spullen helpt dit plan je om niets over het hoofd te zien.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Reserveringen bevestigen
5
Muzikanten bevestigen
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Pauzetijden vastleggen
8
Cateringhoeveelheden berekenen
9
Geluidsset reserveren
10
Technische wensen inventariseren
2 personen
11
Programma afdrukken
12
Naamkaartjes voorbereiden
13
Bezoekerslijst bijwerken
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Servies controleren
18
Apparatuur opladen
19
Locatie openen
2 personen
20
Zaal inspecteren
2 personen
21
Stoelen opstellen
4 personen
22
Tafels plaatsen
3 personen
23
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
24
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
25
Instrumenten klaarzetten
2 personen
26
Microfoons testen
2 personen
27
Licht en zaalverlichting testen
2 personen
28
Decoratie ophangen
2 personen
29
Entreebalie inrichten
2 personen
30
Cateringbuffet inrichten
3 personen
31
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
32
Hapjes op schalen leggen
2 personen
33
Programma's klaarleggen
34
Briefing ontvangstteam
4 personen

Event

35
Muzikanten ontvangen
2 personen
36
Soundcheck uitvoeren
3 personen
37
Deuren openen
3 personen
38
Bezoekers ontvangen
3 personen
39
Programma's uitdelen
2 personen
40
Concert begeleiden
2 personen
41
Pauzebuffet openen
3 personen
42
Koffie en thee serveren
3 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
46
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
47
Muzikanten verzorgen
2 personen
48
Overgebleven catering koelen
2 personen

Nazorg

49
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
50
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
51
Decoratie verwijderen
2 personen
52
Servies afwassen
3 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Zaal schoonmaken
3 personen
55
Toiletten schoonmaken
2 personen
56
Voorraad terugzetten
2 personen
57
Apparatuur opladen en opslaan
2 personen
58
Geleende spullen controleren
59
Geluidsset retourneren
2 personen
60
Restanten opruimen
2 personen
61
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 10
Kledinghangersaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Gebaksbordenaantal 120
Dessertvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Geluidsset
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Mengpaneel
Muzieklessenaarsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 2
Reservebatterijenaantal 12
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

Theaterlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Welkomstbord

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met muzikanten, locatie en programma. Leg daarna de pauzetijden vast, zodat je weet wanneer koffie, water en hapjes klaar moeten staan en hoe lang de geluidsset beschikbaar moet zijn.
Verwerk aanmeldingen uiterlijk enkele dagen voor het concert en noteer dieetwensen op dezelfde bezoekerslijst. Zo kun je cateringhoeveelheden berekenen zonder op de dag zelf te moeten gokken.
Plan de technische opbouw ruim voor de ontvangst. Test microfoons, mengpaneel, DI-boxen en muzieklessenaars tijdens een volledige geluidscheck; houd verlengkabels, stekkerdozen, gaffer tape en reservebatterijen bij de hand.
Zet de zaal niet alleen op stoelen. Maak ruimte voor tafels, koffiekopjes, waterglazen en serveerschalen en controleer of de podiumruimte vrij blijft van losse kabels en tassen.
Doe de laatste controle vóór de eerste bezoeker binnenkomt: locatie openen, zaal inspecteren, apparatuur opladen, dranken koelen en programma’s en naamkaartjes klaarleggen. Reken voor deze ronde minimaal 30 minuten, naast de tijd voor de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een matineeconcert organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met locatie, muzikanten en programma. Verstuur uitnodigingen zodra die drie onderdelen zijn bevestigd en sluit de bezoekerslijst enkele dagen voor het concert.
Hoeveel tijd heb je nodig om een matineeconcert op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor stoelen, tafels, podiumruimte, geluidsapparatuur en catering. Plan daarna nog 30 tot 45 minuten voor de geluidscheck en een laatste zaalinspectie.
Hoeveel drankjes reken je per persoon bij een matineeconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief koffie, thee en water. Bereken extra voorraad voor de pauze en zet waterglazen al vóór de ontvangst klaar.
Wanneer moet ik de catering voor een matineeconcert regelen?: Leg de hoeveelheden vast zodra de aanmeldingen en dieetwensen bekend zijn, bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf. Bereid hapjes zo veel mogelijk op de ochtend zelf en koel dranken vóór de bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.