Organiser un concert de l’après-midi sans rien oublier

Pour organiser un concert de l’après-midi, commencez par fixer le programme et les horaires, puis confirmez les musiciens, les réservations et les besoins alimentaires. Le nombre de visiteurs détermine les quantités de boissons, d’en-cas, de vaisselle et de sièges. Les points qui posent le plus souvent problème sont la sonorisation, les pauses trop courtes et l’installation tardive de la salle. Gardez une marge pour les essais techniques et préparez l’accueil avant l’arrivée du public.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer les réservations
5
Confirmer les musiciens
6
Établir le programme
2 personnes
7
Fixer les horaires de pause
8
Calculer les quantités de catering
9
Réserver le matériel de sonorisation
10
Recenser les besoins techniques
2 personnes
11
Imprimer le programme
12
Préparer les badges nominatifs
13
Mettre à jour la liste des visiteurs
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Vérifier la vaisselle
18
Recharger les appareils
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Inspecter la salle
2 personnes
21
Installer les chaises
4 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
24
Installer le matériel sonore
3 personnes
25
Installer les instruments
2 personnes
26
Tester les microphones
2 personnes
27
Tester l’éclairage et les lumières de salle
2 personnes
28
Installer la décoration
2 personnes
29
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
30
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
33
Préparer les programmes
34
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

35
Accueillir les musiciens
2 personnes
36
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
37
Ouvrir les portes
3 personnes
38
Accueillir les visiteurs
3 personnes
39
Distribuer les programmes
2 personnes
40
Encadrer le concert
2 personnes
41
Ouvrir le buffet de pause
3 personnes
42
Servir le café et le thé
3 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
46
Reconduire les visiteurs
2 personnes
47
S’occuper des musiciens
2 personnes
48
Refroidir le catering restant
2 personnes

Suivi

49
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
50
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
51
Retirer la décoration
2 personnes
52
Faire la vaisselle
3 personnes
53
Rassembler les déchets
2 personnes
54
Nettoyer la salle
3 personnes
55
Nettoyer les toilettes
2 personnes
56
Remettre le stock en place
2 personnes
57
Charger et ranger le matériel
2 personnes
58
Vérifier le matériel emprunté
59
Renvoyer le matériel de sonorisation
2 personnes
60
Ranger les restes
2 personnes
61
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 10
Cintresqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettes à gâteauqté 120
Fourchettes à dessertqté 120
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Pupitres de musiqueqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Boîtiers DIqté 2
Piles de rechangeqté 12
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 4
Lampes d'ambianceqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneau d’accueil

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Cuillères de serviceqté 6
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Gants de nettoyageqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 10 jours avant le concert. Utilisez ensuite le nombre confirmé de visiteurs pour calculer les boissons, les en-cas et la vaisselle, plutôt que le nombre d’invitations envoyées.
Bloquez les horaires des pauses dans le programme avant de confirmer le catering. Pour la première heure, prévoyez 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez le reste selon la durée et la présence d’une pause.
Réservez le système de sonorisation au moins 2 semaines à l’avance et recensez les besoins des musiciens séparément. Vérifiez notamment les microphones, pieds de micro, boîtiers DI, pupitres, rallonges et multiprises.
Ouvrez la salle au minimum 3 heures avant le début. Gardez environ 90 minutes pour installer les chaises, libérer la scène, placer les instruments et effectuer un essai complet du son et des projecteurs.
Préparez l’accueil avant l’installation finale : liste des visiteurs à jour, badges nominatifs, programme imprimé et panneau d’accueil. Refroidissez les boissons la veille et rechargez les appareils avant de commencer.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de l’après-midi ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour confirmer les musiciens, les inscriptions, la sonorisation et le catering. Gardez les 2 derniers jours pour les achats, l’impression du programme et les vérifications.
Quand confirmer les musiciens et le matériel de sonorisation ?: Confirmez les musiciens dès que la date est fixée, idéalement 4 semaines avant. Réservez la sonorisation au moins 2 semaines à l’avance et validez les besoins techniques 7 jours avant.
Combien de boissons prévoir pour un concert l’après-midi ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne. Ajoutez une marge de 10 à 15 % si la pause est longue, si la salle est chaude ou si le concert dépasse 3 heures.
Quand installer la salle avant le concert ?: Ouvrez le lieu au moins 3 heures avant l’accueil du public. Réservez environ 90 minutes à l’installation des sièges, tables, scène, instruments et éclairages, puis 30 minutes à un essai technique.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.