Ein Matineekonzert Schritt für Schritt organisieren

Ein Matineekonzert wirkt entspannt, beginnt organisatorisch aber deutlich früher als am Veranstaltungstag. Kläre zuerst Termin, Musiker, Programm und Raum, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Reservierungen und die genaue Planung von Pause, Catering und Technik. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Saal prüfen, Bestuhlung aufbauen, Tonanlage testen und Getränke rechtzeitig kühlen. So bleibt zwischen Einlass und Konzertbeginn Zeit für unerwartete Probleme.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Reservierungen bestätigen
5
Musiker bestätigen
6
Programm zusammenstellen
2 Personen
7
Pausenzeiten festhalten
8
Cateringmengen berechnen
9
Soundanlage reservieren
10
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
11
Programm drucken
12
Namensschilder vorbereiten
13
Besucherliste aktualisieren
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Getränke kühlen
2 Personen
16
Snacks vorbereiten
3 Personen
17
Geschirr prüfen
18
Geräte aufladen
19
Location öffnen
2 Personen
20
Saal inspizieren
2 Personen
21
Stühle aufstellen
4 Personen
22
Tische aufstellen
3 Personen
23
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
24
Tonanlage aufbauen
3 Personen
25
Instrumente bereitstellen
2 Personen
26
Mikrofone testen
2 Personen
27
Licht und Saalbeleuchtung testen
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
2 Personen
29
Eingangstresen einrichten
2 Personen
30
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
31
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
32
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
33
Programme bereitlegen
34
Briefing des Empfangsteams
4 Personen

Event

35
Musiker empfangen
2 Personen
36
Soundcheck durchführen
3 Personen
37
Türen öffnen
3 Personen
38
Besucher empfangen
3 Personen
39
Programme ausgeben
2 Personen
40
Konzert begleiten
2 Personen
41
Pausenbuffet eröffnen
3 Personen
42
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
43
Snacks servieren
3 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
46
Besucher verabschieden
2 Personen
47
Musiker betreuen
2 Personen
48
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen

Nachbereitung

49
Stühle und Tische abbauen
4 Personen
50
Tonanlage abbauen
3 Personen
51
Dekoration entfernen
2 Personen
52
Geschirr abwaschen
3 Personen
53
Abfall sammeln
2 Personen
54
Saal reinigen
3 Personen
55
Toiletten reinigen
2 Personen
56
Vorräte zurückstellen
2 Personen
57
Geräte aufladen und lagern
2 Personen
58
Geliehene Gegenstände überprüfen
59
Tonanlage zurückgeben
2 Personen
60
Reste aufräumen
2 Personen
61
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
TischeAnz. 10
KleiderbügelAnz. 20

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
KuchenplattenAnz. 120
DessertgabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

Soundanlage
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
NotenpulteAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
DI-BoxenAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

TheaterlampenAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4
Willkommensschild

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Musiker, Programm und Pausenzeiten spätestens 14 Tage vor dem Konzert. Erst danach lassen sich Einladungen, Programmblätter und Cateringmengen verlässlich planen.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und aktualisiere die Besucherliste mindestens 48 Stunden vor Beginn. Erfasse Ernährungswünsche nicht nur mündlich, sondern halte sie gesammelt für das Catering fest.
Plane Getränke und Snacks nach der bestätigten Personenzahl. Kühle Wasser und andere Getränke am Vorabend und stelle Kaffee, Tassen, Gläser sowie Serviergeschirr vor dem Einlass bereit.
Reserviere Soundanlage, Mikrofone und benötigte DI-Boxen frühzeitig und prüfe die technischen Anforderungen mindestens eine Woche vorher. Am Veranstaltungstag sollte der Tonaufbau spätestens 90 Minuten vor Konzertbeginn starten.
Öffne den Raum mindestens zwei Stunden vorher. Prüfe zuerst Saal und Bühnenbereich, stelle danach Stühle und Tische auf und teste anschließend Licht, Mikrofone und Instrumente – so blockiert ein Problem nicht den gesamten Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Matineekonzert planen?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher. Musiker, Raum und Technik sollten spätestens vier Wochen vor dem Termin feststehen; Einladungen verschickst du danach so früh wie möglich.
Wann verschickt man die Einladungen für ein Matineekonzert?: Verschicke sie idealerweise vier bis sechs Wochen vor dem Konzert. Bitte um Rückmeldung bis spätestens zehn Tage vorher, damit Catering, Namensschilder und Sitzplätze mit einer belastbaren Zahl geplant werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Matineekonzert?: Plane mindestens zwei Stunden für Raum, Bestuhlung, Tische und Bühnenbereich ein. Für Tonanlage, Mikrofone und Instrumente sollten zusätzlich etwa 90 Minuten für Aufbau und Test eingeplant werden.
Wie berechnet man das Catering für ein Matineekonzert?: Arbeite mit der bestätigten Besucherzahl und halte eine Reserve von etwa 10 Prozent für Getränke und Snacks zurück. Prüfe die Menge spätestens 48 Stunden vorher, wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend abgeschlossen sind.

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