Cómo organizar un concierto de matiné paso a paso
Un concierto de matiné necesita una coordinación distinta a la de un evento nocturno: el público llega temprano y el margen para resolver imprevistos es pequeño. Empieza cerrando músicos, aforo, reservas y preferencias dietéticas; después organiza el programa, el catering y los requisitos técnicos. En la última fase, comprueba el sonido, prepara la sala y deja listas las bebidas, el café y la documentación. Este orden evita que el montaje interfiera con la prueba musical o con la llegada de los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Confirmar las reservas
- 5
Confirmar músicos
- 6
Elaborar el programa
2 personas
- 7
Registrar los horarios de descanso
- 8
Calcular las cantidades de catering
- 9
Reservar el equipo de sonido
- 10
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
- 11
Imprimir el programa
- 12
Preparar tarjetas de nombre
- 13
Actualizar la lista de visitantes
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Preparar aperitivos
3 personas
- 17
Comprobar la vajilla
- 18
Cargar el equipo
- 19
Abrir la ubicación
2 personas
- 20
Inspeccionar la sala
2 personas
- 21
Colocar las sillas
4 personas
- 22
Colocar mesas
3 personas
- 23
Despejar el espacio del escenario
3 personas
- 24
Montar el equipo de sonido
3 personas
- 25
Preparar los instrumentos
2 personas
- 26
Probar los micrófonos
2 personas
- 27
Probar la iluminación y la luz de la sala
2 personas
- 28
Colgar la decoración
2 personas
- 29
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 30
Montar el buffet de catering
3 personas
- 31
Preparar café y té
2 personas
- 32
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
- 33
Preparar los programas
- 34
Briefing del equipo de recepción
4 personas
Evento
- 35
Recibir a los músicos
2 personas
- 36
Hacer la prueba de sonido
3 personas
- 37
Abrir las puertas
3 personas
- 38
Recibir a los visitantes
3 personas
- 39
Repartir programas
2 personas
- 40
Acompañar el concierto
2 personas
- 41
Abrir el buffet del descanso
3 personas
- 42
Servir café y té
3 personas
- 43
Servir aperitivos
3 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
- 46
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
- 47
Atender a los músicos
2 personas
- 48
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Seguimiento
- 49
Desmontar sillas y mesas
4 personas
- 50
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 51
Retirar la decoración
2 personas
- 52
Lavar la vajilla
3 personas
- 53
Recoger la basura
2 personas
- 54
Limpiar la sala
3 personas
- 55
Limpiar los baños
2 personas
- 56
Devolver el material al almacén
2 personas
- 57
Cargar y guardar el equipo
2 personas
- 58
Comprobar los objetos prestados
- 59
Devolver el equipo de sonido
2 personas
- 60
Recoger los restos
2 personas
- 61
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 110
- Mesascant. 10
- Perchascant. 20
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Platos para postrecant. 120
- Tenedores de postrecant. 120
- Cucharillascant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Mesa de mezclas
- Atriles de músicacant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cajas DIcant. 2
- Baterías de repuestocant. 12
- Cinta gaffercant. 4
Iluminación
- Lámparas de teatrocant. 4
- Luces decorativascant. 8
Decoración
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Atriles para programascant. 4
- Cartel de bienvenida
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cucharones de servircant. 6
- Acumuladores de fríocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Guantes de limpiezacant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de calcular el catering. Haz el recuento definitivo al menos 3 días antes y añade un pequeño margen para cambios de última hora.
- Confirma a los músicos y sus necesidades técnicas con 7 días de antelación. Pide la lista de micrófonos, soportes, cajas DI, cables y tomas eléctricas antes de reservar el equipo de sonido.
- Prepara el programa y las tarjetas de nombre como material independiente del montaje. Imprime el programa el día anterior y coloca los atriles para programas y el cartel de bienvenida antes de abrir la ubicación.
- Programa la descarga y el montaje con tiempo para una prueba completa de sonido. Deja libre el espacio del escenario, coloca primero las sillas y mesas y reserva después una franja sin interrupciones para preparar los instrumentos.
- Enfría las bebidas y deja preparado el servicio de café antes de que llegue el público. Comprueba tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y pinzas el día anterior, porque reponer vajilla durante la recepción suele retrasar todo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de matiné?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para poder enviar invitaciones, gestionar inscripciones y confirmar a los músicos. Deja cerrados el programa, el catering y el equipo técnico al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes?
- Haz una primera previsión 2 semanas antes y cierra la lista definitiva entre 3 y 5 días antes. Usa ese último recuento para calcular comida, bebidas, sillas, tazas y vasos.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido?
- Reserva como mínimo 2 horas para descargar, colocar micrófonos y soportes, conectar la mesa de mezclas y probar el equipo. Añade 30 minutos más si participan varios músicos o hay cajas DI e instrumentos que ajustar.
- ¿Qué se prepara primero el día del concierto?
- Abre la ubicación, inspecciona la sala y despeja el escenario antes de colocar mesas y sillas. Después monta el sonido y prepara los instrumentos; el café, las bebidas y los aperitivos deben quedar listos antes de recibir al primer invitado.
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