Zo organiseer je een matchmakingevent

Begin niet met de aankleding, maar met het matchproces. Leg eerst vast voor wie het event is, welke matchcriteria je gebruikt en hoeveel gespreksrondes je kunt begeleiden. Daarna richt je het aanmeldformulier in, verwerk je de gegevens en maak je een schema dat deelnemers vooraf begrijpen. De laatste week draait om controleren: profielen, dieetwensen, printwerk, catering, techniek en de instructie van hosts. Zo voorkom je dat matches op de avond zelf nog moeten worden uitgezocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Evenementdatum bevestigen
3
Aanmeldformulier maken
4
Matchcriteria vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Matchprofielen controleren
2 personen
10
Matches samenstellen
2 personen
11
Gespreksrondes indelen
2 personen
12
Matchschema versturen
13
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Materialen inkopen
2 personen
16
Naamkaartjes printen
17
Matchkaarten printen
18
Tafelbordjes printen
19
Privacybordjes printen
20
Vragenkaarten voorbereiden
2 personen
21
Techniek testen
2 personen
22
Hosts instrueren
2 personen
23
Aanmeldlijst bijwerken
24
Verse boodschappen halen
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Registratietafel inrichten
2 personen
30
Matchkaarten klaarleggen
2 personen
31
Buffet klaarzetten
3 personen
32
Versiering ophangen
2 personen
33
Geluid en verlichting plaatsen
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Laatste veiligheidsronde doen
2 personen

Event

36
Gasten registreren
3 personen
37
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
38
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
39
Matchrondes begeleiden
4 personen
40
Tijdsignalen geven
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Buffet aanvullen
2 personen
44
Vrij netwerken begeleiden
3 personen
45
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

46
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
47
Afval verzamelen
3 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Meubilair terugplaatsen
4 personen
50
Locatie schoonmaken
3 personen
51
Apparatuur uitschakelen
2 personen
52
Materialen inventariseren
2 personen
53
Herbruikbare spullen reinigen
2 personen
54
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
55
Restvoorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Hoge tafelsaantal 8
Zittafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Naamkaartjesaantal 80
Tafelbordjesaantal 18
Matchkaartenaantal 100
Vragenkaartenaantal 120
Privacybordjesaantal 12
Balonnenaantal 40
Tafellopersaantal 18
Pennenaantal 100
Polsbandjesaantal 80

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Timersaantal 3
Koelboxenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Drankdispensersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 12

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Sponzenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Tafellampenaantal 8

Catering

Serveerplateausaantal 10
Etikethoudersaantal 20
Koelelementenaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Tips

Bepaal vóór het openen van de inschrijving hoeveel deelnemers en rondes je aankunt. Bij 40 deelnemers zijn bijvoorbeeld 20 gesprekken per ronde mogelijk; plan alleen zoveel rondes als je hosts, tafels en matchkaarten kunnen ondersteunen.
Vraag in het aanmeldformulier alleen informatie die je echt gebruikt voor een match. Leg de matchcriteria vooraf vast en controleer elk profiel voordat je matches samenstelt, zodat ontbrekende of dubbelzinnige antwoorden niet op de avond zelf problemen geven.
Stuur de bevestiging en het matchschema niet pas op de dag zelf. Geef deelnemers minimaal 3 dagen vooraf hun praktische informatie en vermeld duidelijk hoe naamkaartjes, tafelbordjes, privacybordjes en gespreksrondes werken.
Maak de registratie en start van elke ronde zichtbaar met timers, tafelbordjes en vragenkaarten. Test draadloze microfoons, speakers, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 1 dag vooraf; een lege batterij of ontbrekende aansluiting vertraagt direct het programma.
Plan verse boodschappen, koude dranken en dieetwensen als aparte controle op de laatste dag. Zet dranken enkele uren vooraf koud en richt registratie, buffet en afvalbakken zo in dat deelnemers niet door de gespreksopstelling hoeven te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd kost het om een matchmakingevent te organiseren?: Reken op 4 tot 6 weken voor een event met aanmeldingen, matching en meerdere gespreksrondes. Reserveer de locatie en bevestig de datum eerst; begin uiterlijk 2 weken vooraf met het verwerken van aanmeldingen en het controleren van profielen.
Wanneer maak je de matches voor een matchmakingevent?: Maak de eerste matchindeling zodra de inschrijving sluit en controleer die daarna nog een keer. Rond het matchschema uiterlijk 3 dagen voor het event af, zodat je matchkaarten, tafelbordjes en deelnemersinformatie op tijd kunt printen.
Hoeveel gespreksrondes heeft een matchmakingevent?: Plan meestal 4 tot 6 rondes van ongeveer 8 tot 12 minuten, met 2 tot 3 minuten wisseltijd. Het exacte aantal hangt af van je deelnemersaantal, het aantal hosts en hoeveel tafels je beschikbaar hebt.
Wat moet je op de dag van een matchmakingevent als eerste doen?: Start 2 tot 3 uur vooraf met de opbouw van registratie, buffet, tafels en techniek. Controleer daarna de aanmeldlijst, naamkaartjes, matchkaarten, dieetwensen en timers voordat de eerste deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.