Organiser un événement de mise en relation, étape par étape

Un événement de mise en relation repose sur une préparation précise : les bons participants, des matchs cohérents et un rythme facile à suivre. Commence par réserver le lieu, fixer les critères de sélection et créer un formulaire d’inscription exploitable. Après confirmation des inscrits, compose les matchs, répartis les tours de discussion et envoie le programme avant le jour J. Prévois ensuite l’accueil, les supports imprimés, le catering et un test technique complet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Confirmer la date de l'événement
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Définir les critères de sélection
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les inscriptions
9
Vérifier les profils des matchs
2 personnes
10
Composer les matches
2 personnes
11
Répartir les tours de discussion
2 personnes
12
Envoyer le programme des matchs
13
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
15
Acheter le matériel
2 personnes
16
Imprimer les badges nominatifs
17
Imprimer les cartes de match
18
Imprimer les marque-places
19
Imprimer les panneaux de confidentialité
20
Préparer les cartes de questions
2 personnes
21
Tester la technique
2 personnes
22
Briefer les hôtes
2 personnes
23
Mettre à jour la liste d’inscription
24
Récupérer des produits frais
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Installer la table d'inscription
2 personnes
30
Préparer les cartes de match
2 personnes
31
Mettre le buffet en place
3 personnes
32
Suspendre la décoration
2 personnes
33
Installer le son et l’éclairage
2 personnes
34
Préparer les en-cas
3 personnes
35
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

36
Enregistrer les invités
3 personnes
37
Distribuer les badges
2 personnes
38
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
39
Encadrer les manches de match
4 personnes
40
Donner les signaux horaires
41
Servir des amuse-bouches
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
44
Animer le réseautage libre
3 personnes
45
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

46
Refroidir les restes
2 personnes
47
Rassembler les déchets
3 personnes
48
Faire la vaisselle
3 personnes
49
Remettre le mobilier en place
4 personnes
50
Nettoyer le lieu
3 personnes
51
Éteindre l’équipement
2 personnes
52
Inventorier le matériel
2 personnes
53
Nettoyer les articles réutilisables
2 personnes
54
Retourner le matériel loué
2 personnes
55
Ranger les stocks restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Tables assisesqté 10
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 100
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Pancartes de tableqté 18
Cartes de matchqté 100
Cartes de questionsqté 120
Panneaux de confidentialitéqté 12
Ballonsqté 40
Chemins de tableqté 18
Stylosqté 100
Braceletsqté 80

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chronomètresqté 3
Glacièresqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Distributeurs de boissonsqté 3
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 12

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Épongesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de tableqté 8

Catering

Plateaux de serviceqté 10
Porte-étiquettesqté 20
Pains de glaceqté 12
Thermosqté 4
Courses

Conseils

Fixe les critères de sélection avant d’envoyer les invitations. Prévois une date limite d’inscription et garde quelques jours pour vérifier les profils et confirmer les participants.
Ne compose pas les matchs au dernier moment : attends la clôture des inscriptions, puis réserve au moins 3 heures pour croiser les profils, gérer les absences et répartir les tours de discussion.
Envoie le programme des matchs au moins 48 heures avant l’événement. Indique les horaires, les tables ou zones prévues et les consignes de confidentialité pour éviter les changements d’organisation à l’accueil.
Prépare les badges, cartes de match, cartes de questions et marque-places la veille. Imprime quelques exemplaires supplémentaires et mets à jour la liste d’inscription après chaque désistement.
Teste les microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises avant l’arrivée des invités. Mets les boissons au frais au moins 2 heures à l’avance et prévois une personne pour gérer l’accueil pendant les premiers tours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un événement de mise en relation ?: Prévois au minimum 4 semaines pour réserver le lieu, lancer les inscriptions et sélectionner les profils. Garde les 3 derniers jours pour finaliser les matchs, imprimer les supports et tester la technique.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour un événement de mise en relation ?: Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de vérifier les profils, recueillir les besoins alimentaires, confirmer les participants et construire un programme stable.
Combien de temps prévoir pour chaque rencontre ?: Prévois généralement 10 à 15 minutes par tour, puis 5 minutes pour changer de place ou de partenaire. Ajoute une pause de 15 à 20 minutes après trois ou quatre tours pour éviter que le rythme ne devienne trop fatigant.
Que faut-il préparer la veille d’un événement de mise en relation ?: Prépare les badges, cartes de match, cartes de questions, panneaux de confidentialité et marque-places la veille. Vérifie aussi la liste d’inscription, le matériel audio et la disposition des tables, puis récupère les produits frais le jour même.

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