Cómo organizar un evento de matchmaking sin perder el control
Un evento de matchmaking funciona cuando las inscripciones, los emparejamientos y los tiempos están cerrados antes de abrir las puertas. Empieza reservando el lugar y la fecha; después define el formulario, los criterios de compatibilidad y el número máximo de participantes. En los días previos tendrás que revisar perfiles, preparar las rondas y enviar el calendario. La parte que más se retrasa suele ser la logística final: etiquetas, tarjetas, carteles, catering, bebidas frías y una prueba completa del sonido.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Confirmar la fecha del evento
- 3
Crear formulario de inscripción
- 4
Fijar los criterios de emparejamiento
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Confirmar inscripciones
- 9
Comprobar los perfiles de la partida
2 personas
- 10
Preparar los partidos
2 personas
- 11
Organizar rondas de conversación
2 personas
- 12
Enviar el calendario de partidos
- 13
Determinar las cantidades del catering
2 personas
- 14
Comprobar la lista de la compra
- 15
Comprar materiales
2 personas
- 16
Imprimir etiquetas con nombres
- 17
Imprimir tarjetas de emparejamiento
- 18
Imprimir carteles de mesa
- 19
Imprimir carteles de privacidad
- 20
Preparar tarjetas de preguntas
2 personas
- 21
Probar la técnica
2 personas
- 22
Instruir a los hosts
2 personas
- 23
Actualizar la lista de inscripción
- 24
Recoger la compra fresca
2 personas
- 25
Enfriar las bebidas
2 personas
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
4 personas
- 29
Montar la mesa de registro
2 personas
- 30
Preparar tarjetas de emparejamiento
2 personas
- 31
Preparar el buffet
3 personas
- 32
Colgar la decoración
2 personas
- 33
Instalar el sonido y la iluminación
2 personas
- 34
Preparar aperitivos
3 personas
- 35
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Evento
- 36
Registrar a los invitados
3 personas
- 37
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 38
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 39
Coordinar las rondas de partido
4 personas
- 40
Dar avisos de tiempo
- 41
Servir aperitivos
3 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Reponer el bufé
2 personas
- 44
Facilitar el networking libre
3 personas
- 45
Coordinar la despedida y la salida
2 personas
Seguimiento
- 46
Enfriar la comida sobrante
2 personas
- 47
Recoger la basura
3 personas
- 48
Lavar la vajilla
3 personas
- 49
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 50
Limpiar el lugar
3 personas
- 51
Apagar el equipo
2 personas
- 52
Inventariar materiales
2 personas
- 53
Limpiar los artículos reutilizables
2 personas
- 54
Devolver el material alquilado
2 personas
- 55
Guardar el stock restante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 8
- Mesas con asientoscant. 10
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Carteles de mesacant. 18
- Cartas de emparejamientocant. 100
- Tarjetas de preguntascant. 120
- Carteles de privacidadcant. 12
- Bengalascant. 40
- Manteles runnerscant. 18
- Bolígrafoscant. 100
- Pulserascant. 80
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Temporizadorescant. 3
- Neveras portátilescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cubiertos de serviciocant. 12
Limpieza
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Esponjascant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de mesacant. 8
Catering
- Bandejas para servircant. 10
- Portaetiquetascant. 20
- Acumuladores de fríocant. 12
- Termoscant. 4
- Compras
Consejos
- Cierra los criterios de emparejamiento antes de enviar las invitaciones. Si cambian después, tendrás que rehacer perfiles, tarjetas y rondas; deja al menos 7 días entre el cierre de inscripciones y el evento.
- Usa el formulario para recoger preferencias dietéticas desde el principio y confirma cada inscripción. Haz una última actualización de la lista entre 24 y 48 horas antes, porque las bajas alteran los emparejamientos y las cantidades del catering.
- Prepara una tarjeta de emparejamiento y una tarjeta de preguntas para cada ronda, además de etiquetas con nombres. Coloca los carteles de mesa y de privacidad antes de la llegada del primer participante, no durante el registro.
- Calcula el catering con la lista confirmada, comprueba la compra y recoge los productos frescos el mismo día. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y reserva espacio para agua, café y té, no solo para la comida.
- Prueba micrófonos, altavoces, reproductor, cables y regletas como un conjunto al menos 2 horas antes. Explica a los hosts cómo iniciar y cerrar cada ronda, y utiliza temporizadores para que las conversaciones terminen a la misma hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de matchmaking?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar participantes, revisar perfiles, preparar las rondas y enviar el calendario.
- ¿Cuándo se cierran las inscripciones para un evento de matchmaking?
- Ciérralas entre 5 y 7 días antes si necesitas revisar perfiles y crear emparejamientos manualmente. Mantén una lista actualizada hasta 24 horas antes para gestionar cancelaciones sin imprimir todo de nuevo.
- ¿Cuántas rondas de conversación debe tener un evento de matchmaking?
- Planifica entre 3 y 5 rondas para que cada participante tenga varias conversaciones sin convertir la actividad en una jornada demasiado larga. Reserva aproximadamente 10 minutos por ronda y 5 minutos para cambiar de mesa o consultar la siguiente tarjeta.
- ¿Cuándo hay que probar la técnica y preparar la sala?
- Haz la prueba técnica al menos 2 horas antes y deja listas las mesas, sillas, registro, carteles y materiales 60 minutos antes de abrir. Comprueba también que haya suficientes bolígrafos, etiquetas, tarjetas, vasos y cables de repuesto.
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