Ein Matchmaking-Event Schritt für Schritt organisieren

Ein Matchmaking-Event steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Zielgruppe und Matchkriterien fest, dann organisierst du Anmeldung, Profile und Gesprächsrunden. Plane die Location so, dass Registrierung, kurze Gespräche und Buffet getrennt funktionieren. In den letzten Tagen geht es vor allem um Datenprüfung, Drucksachen, Technik und Catering. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Check-in-Ablauf und eine Person, die den Zeitplan im Blick behält.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Veranstaltungsdatum bestätigen
3
Anmeldeformular erstellen
4
Matchkriterien festlegen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Anmeldungen bestätigen
9
Matchprofile prüfen
2 Personen
10
Matches zusammenstellen
2 Personen
11
Gesprächsrunden einteilen
2 Personen
12
Spielplan versenden
13
Cateringmengen festlegen
2 Personen
14
Einkaufsliste prüfen
15
Materialien einkaufen
2 Personen
16
Namensschilder drucken
17
Matchkarten drucken
18
Tischschilder drucken
19
Datenschutzhinweisschilder drucken
20
Fragenkarten vorbereiten
2 Personen
21
Technik testen
2 Personen
22
Hosts instruieren
2 Personen
23
Anmeldeliste aktualisieren
24
Frische Einkäufe besorgen
2 Personen
25
Getränke kalt stellen
2 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
4 Personen
29
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
30
Matchkarten bereitlegen
2 Personen
31
Buffet vorbereiten
3 Personen
32
Dekoration aufhängen
2 Personen
33
Ton und Beleuchtung aufbauen
2 Personen
34
Snacks vorbereiten
3 Personen
35
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

36
Gäste registrieren
3 Personen
37
Namensschilder verteilen
2 Personen
38
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
39
Match-Runden betreuen
4 Personen
40
Zeitsignale geben
41
Snacks servieren
3 Personen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Buffet auffüllen
2 Personen
44
Offenes Netzwerken begleiten
3 Personen
45
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen

Nachbereitung

46
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
47
Abfall sammeln
3 Personen
48
Geschirr abwaschen
3 Personen
49
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
50
Location reinigen
3 Personen
51
Geräte ausschalten
2 Personen
52
Materialien inventarisieren
2 Personen
53
Mehrwegartikel reinigen
2 Personen
54
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
55
Restbestand verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Hohe TischeAnz. 8
SitzgarniturenAnz. 10
StühleAnz. 70
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

NamensschilderAnz. 80
TischschilderAnz. 18
SpielkartenAnz. 100
FragenkartenAnz. 120
DatenschilderAnz. 12
LuftballonsAnz. 40
TischläuferAnz. 18
StifteAnz. 100
ArmbänderAnz. 80

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
TimerAnz. 3
KühlboxenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
GetränkespenderAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierbesteckAnz. 12

Reinigung

MüllbeutelhalterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
SchwämmeAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
TischlampenAnz. 8

Catering

ServierplattenAnz. 10
EtikettenhalterAnz. 20
KühlelementeAnz. 12
ThermoskannenAnz. 4
Einkäufe

Tipps

Lege die Matchkriterien fest, bevor du das Anmeldeformular erstellst. Frage nur Informationen ab, die du später tatsächlich für die Zuordnung und die Gesprächsrunden brauchst.
Bestätige Anmeldungen nicht erst kurz vor Beginn. Prüfe Ernährungswünsche und fehlende Angaben spätestens 5 bis 7 Tage vorher, damit du Matches und Cateringmengen verlässlich planen kannst.
Plane die Räume in drei Zonen: Registrierung am Eingang, Gesprächsrunden mit Tischen und ein separates Buffet. So bilden sich beim Einlass keine Schlangen direkt neben den laufenden Gesprächen.
Drucke Namensschilder, Matchkarten, Tischschilder und Fragenkarten mindestens 2 Tage vorher. Halte zusätzlich leere Namensschilder und Stifte bereit, falls sich Namen oder Zuordnungen am Veranstaltungstag ändern.
Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Musikplayer und Timer vor dem Einlass vollständig. Ein kurzer Probelauf mit Hosts zeigt außerdem, ob Ansagen verständlich sind und die Gesprächsrunden pünktlich wechseln.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Matchmaking-Event planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Datum und Matchkriterien. Die Anmeldung sollte mehrere Wochen geöffnet sein, damit du genügend Profile für sinnvolle Zuordnungen erhältst.
Wie viele Gesprächsrunden sollte ein Matchmaking-Event haben?: Plane meist 4 bis 6 Gesprächsrunden ein, abhängig von Teilnehmerzahl und Zielgruppe. Rechne pro Runde etwa 8 bis 12 Minuten und zusätzlich 2 bis 3 Minuten für den Wechsel ein.
Wann sollte man die Matches zusammenstellen?: Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vor dem Event und prüfe danach alle Profile. Erstelle den Spielplan spätestens 2 Tage vorher, damit Drucksachen und Versand rechtzeitig fertig werden.
Wie viel Catering braucht man für ein Matchmaking-Event?: Plane pro Person etwa 0,75 bis 1 Liter Wasser für den gesamten Abend und zusätzlich zwei bis drei Getränke im ersten Veranstaltungsstunde. Frische Einkäufe und gekühlte Getränke solltest du am Veranstaltungstag ein bis zwei Stunden vor Beginn bereitstellen.

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