Een marketingcongres organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, locatie en het programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna leg je sprekers, catering en techniek vast en open je het aanmeldformulier. Houd vanaf de eerste inschrijving rekening met dieetwensen, parkeerinformatie en een actuele bezoekerslijst. In de laatste week draait alles om controleren: presentaties verzamelen, naamkaartjes en hand-outs afronden en testen of beamer, microfoons en laptops samen werken. Zo voorkom je dat de registratie of eerste presentatie vertraging oploopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekers bevestigen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Promotiecampagne publiceren
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering reserveren
11
Techniek reserveren
12
Parkeerinformatie versturen
13
Programma online publiceren
14
Naamkaartjes ontwerpen
15
Presentaties verzamelen
16
Presentaties controleren
2 personen
17
Hand-outs afdrukken
2 personen
18
Bezoekerslijst bijwerken
19
Sprekersbriefing versturen
20
Catering aantallen doorgeven
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen naar locatie brengen
3 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Registratiebalie inrichten
2 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen opstellen
3 personen
27
Podium klaarzetten
3 personen
28
Sprekersruimte inrichten
2 personen
29
Bewegwijzering ophangen
2 personen
30
Badges klaarleggen
2 personen
31
Hand-outs klaarleggen
2 personen
32
Koffiehoek inrichten
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
36
Beamer aansluiten
2 personen
37
Presentaties klaarzetten
2 personen
38
Microfoons testen
2 personen
39
Wifi en stroom testen
2 personen
40
Briefing ontvangstteam geven
2 personen

Event

41
Sprekers ontvangen
2 personen
42
Bezoekers registreren
4 personen
43
Welkomstkoffie serveren
3 personen
44
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
45
Sprekers aankondigen
46
Presentaties bedienen
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
49
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
50
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
51
Dinerbuffet serveren
4 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Servies verzamelen
2 personen
54
Avondprogramma begeleiden
2 personen
55
Netwerkmoment begeleiden
3 personen
56
Laatste consumpties uitserveren
3 personen
57
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Catering afbouwen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Meubilair terugplaatsen
3 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Locatie schoonmaken
3 personen
65
Materialen inladen
3 personen
66
Huurmaterialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
68
Bedankbericht versturen
69
Foto's en presentaties delen
70
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Statafelsaantal 10
Registratietafelaantal 2
Sprekersstoelenaantal 6
Podiumdelenaantal 4
Katheder
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Presentatielaptopsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Presentatieclickersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Usb-sticksaantal 6
Wifi-router
Laptopladersaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Dinerbesteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Waterkaraffenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Buffetkommenaantal 12
Thermometeraantal 2

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 110
Congresbadgesaantal 110
Tafelkledenaantal 14
Podiumachterdoek
Bewegwijzeringsbordenaantal 10
Programmabannersaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Pennenbakjesaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet pas op de congresdag. Controleer vooraf de beamer, projectieschermen, presentatielaptops, microfoons, mengpaneel en clickers; leg ook verlenghaspels, stekkerdozen en laptopladers klaar.
Sluit de inschrijvingen niet meteen zodra de zaalcapaciteit is bereikt. Houd een actuele bezoekerslijst bij en geef de definitieve catering aantallen enkele dagen vooraf door, zodat dieetwensen nog verwerkt kunnen worden.
Vraag presentaties uiterlijk een week voor het congres op. Controleer bestanden op beeldverhouding, video en lettertypen en zet een reservekopie op een usb-stick.
Stuur parkeerinformatie en het online programma uiterlijk 3 dagen voor de bijeenkomst. Bezoekers weten dan waar ze heen moeten en je registratiebalie hoeft minder praktische vragen af te handelen.
Richt de locatie minimaal 2 uur voor de ontvangst in. Zet registratie-, congres- en statafels klaar, test de techniek met de eerste spreker en plaats naamkaartjes, hand-outs en garderoberekken voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een marketingcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met locatie, datum en programma. Benader sprekers direct daarna; plan de uitnodigingen en promotie uiterlijk 8 tot 10 weken voor het congres.
Wanneer moet je sprekers voor een marketingcongres benaderen?: Benader de eerste sprekers zodra datum en locatie vaststaan, meestal 4 tot 6 maanden vooraf. Bevestig hun deelname schriftelijk en vraag de definitieve presentatie uiterlijk 7 dagen voor het congres op.
Wanneer geef je het aantal gasten door aan de catering?: Geef een voorlopige inschatting bij het reserveren en de definitieve aantallen 3 tot 5 werkdagen vooraf door. Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier, zodat de cateraar niet op de congresdag hoeft te improviseren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een marketingcongres op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor de inrichting en technische test vóór de ontvangst. Bij een uitgebreid programma met podium, meerdere microfoons en presentaties is 3 uur veiliger.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.