Cómo organizar un congreso de marketing sin perder el control
Organizar un congreso de marketing requiere cerrar primero la sede, la fecha y el programa; después puedes confirmar ponentes, abrir inscripciones y lanzar la promoción. La parte que más se retrasa suele ser la técnica: presentaciones, micrófonos, proyector, wifi y ordenadores necesitan una revisión propia. También conviene recoger las preferencias dietéticas antes de confirmar las cantidades del catering. En los últimos días, el registro, las acreditaciones, el aparcamiento y el montaje deben tener responsables y horarios claros.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 3
Contactar con los ponentes
2 personas
- 4
Confirmar ponentes
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Publicar la campaña promocional
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Reservar el catering
- 11
Reservar técnica
- 12
Enviar la información de aparcamiento
- 13
Publicar el programa en línea
- 14
Diseñar tarjetas de nombre
- 15
Recopilar las presentaciones
- 16
Revisar las presentaciones
2 personas
- 17
Imprimir folletos
2 personas
- 18
Actualizar la lista de visitantes
- 19
Enviar briefing a los ponentes
- 20
Comunicar las cantidades de catering
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 25
Montar mesas
3 personas
- 26
Colocar las sillas
3 personas
- 27
Montar el escenario
3 personas
- 28
Montar la sala de oradores
2 personas
- 29
Colgar señalización
2 personas
- 30
Preparar las acreditaciones
2 personas
- 31
Dejar listos los folletos
2 personas
- 32
Montar la zona de café
2 personas
- 33
Enfriar las bebidas
2 personas
- 34
Preparar aperitivos
3 personas
- 35
Montar el bufé de catering
3 personas
- 36
Conectar el proyector
2 personas
- 37
Preparar las presentaciones
2 personas
- 38
Probar los micrófonos
2 personas
- 39
Probar wifi y corriente
2 personas
- 40
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Evento
- 41
Recibir a los ponentes
2 personas
- 42
Registrar a los visitantes
4 personas
- 43
Servir café de bienvenida
3 personas
- 44
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
- 45
Anunciar a los ponentes
- 46
Gestionar las presentaciones
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
- 49
Recoger preguntas del público
2 personas
- 50
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
- 51
Servir el bufé de cena
4 personas
- 52
Servir comidas especiales
2 personas
- 53
Recoger la vajilla
2 personas
- 54
Coordinar el programa de la noche
2 personas
- 55
Coordinar el momento de networking
3 personas
- 56
Servir las últimas consumiciones
3 personas
- 57
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 58
Apagar el equipo
2 personas
- 59
Desmontar el catering
3 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Lavar la vajilla
3 personas
- 62
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 63
Retirar la decoración
2 personas
- 64
Limpiar el lugar
3 personas
- 65
Cargar los materiales
3 personas
- 66
Devolver el material alquilado
2 personas
- 67
Guardar el stock restante
2 personas
- 68
Enviar mensaje de agradecimiento
- 69
Compartir fotos y presentaciones
- 70
Revisar las facturas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de congresocant. 110
- Mesascant. 14
- Mesas altascant. 10
- Mesa de registrocant. 2
- Sillas para ponentescant. 6
- Piezas de escenariocant. 4
- Atril
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Portátiles para presentacionescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Clickers de presentacióncant. 2
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 10
- Memorias USBcant. 6
- Router wifi
- Cargadores de portátilcant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Platos de cenacant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Juegos de cubiertos para cenacant. 120
- Cucharonescant. 12
- Cucharillas de cafécant. 120
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarras de aguacant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 12
- Cuencos para buffetcant. 12
- Termómetrocant. 2
Decoración
- Portanombrescant. 110
- Credenciales del congresocant. 110
- Mantelescant. 14
- Telón de fondo del escenario
- Carteles de señalizacióncant. 10
- Banners del programacant. 4
- Arreglos floralescant. 8
- Portalápicescant. 12
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la sede y el programa antes de contactar con proveedores y ponentes. Intenta tener fecha, horarios y formato definidos al menos 10-12 semanas antes, porque esos datos condicionan las invitaciones y el formulario de inscripción.
- Confirma a cada ponente por escrito y pide su presentación con una fecha límite de 7 días antes del congreso. Revisa los archivos en el portátil que se usará y lleva una memoria USB con una copia de seguridad.
- Abre las inscripciones cuando el programa básico esté confirmado y pregunta por las preferencias dietéticas desde el primer formulario. Comunica al catering el número actualizado de asistentes y las dietas entre 3 y 5 días antes.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior o, como mínimo, 2 horas antes de la apertura: proyector, pantallas, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, clicker, regletas y wifi.
- Prepara el registro antes de que llegue el primer asistente. Coloca la mesa, tarjetas de nombre y la lista actualizada, y envía la información de aparcamiento y el programa en línea con al menos 48 horas de antelación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de marketing?
- Empieza entre 10 y 12 semanas antes si habrá varios ponentes, catering y equipo audiovisual. Reserva la sede y fija la fecha al principio; deja la confirmación final de asistentes y catering para los últimos 3-5 días.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un congreso?
- Ábrelas cuando tengas confirmados la fecha, la sede y el programa principal, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Mantén la lista actualizada hasta el día anterior para ajustar acreditaciones, dietas y catering.
- ¿Cuándo hay que pedir las presentaciones a los ponentes?
- Solicítalas como máximo 2 semanas antes y fija una fecha límite de 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para revisar formatos, probar vídeos y copiar todos los archivos al portátil y a una memoria USB.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el registro del congreso?
- Monta la mesa de registro y coloca las tarjetas de nombre al menos 60 minutos antes de abrir las puertas. Imprime o actualiza la lista de visitantes hasta el día anterior y asigna a una persona para resolver cambios durante la primera hora.
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