Organiser un congrès marketing, étape par étape

Un congrès marketing se construit d’abord autour d’une date, d’un lieu et d’un programme réalistes. Réservez ensuite les intervenants, la technique et le traiteur avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les présentations, les besoins alimentaires, les badges et les informations pratiques. Le jour J, prévoyez une équipe pour l’accueil, la régie et les intervenants, afin que chaque session démarre à l’heure.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer les intervenants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Publier la campagne promotionnelle
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver le catering
11
Réserver la technique
12
Envoyer les infos de parking
13
Publier le programme en ligne
14
Concevoir les badges nominatifs
15
Rassembler les présentations
16
Vérifier les présentations
2 personnes
17
Imprimer les documents
2 personnes
18
Mettre à jour la liste des visiteurs
19
Envoyer le briefing des intervenants
20
Communiquer les quantités au traiteur
21
Faire les courses
2 personnes
22
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Installer la scène
3 personnes
28
Aménager l’espace des intervenants
2 personnes
29
Installer la signalétique
2 personnes
30
Préparer les badges
2 personnes
31
Préparer les documents à distribuer
2 personnes
32
Aménager le coin café
2 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Préparer les en-cas
3 personnes
35
Monter le buffet traiteur
3 personnes
36
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
37
Préparer les présentations
2 personnes
38
Tester les microphones
2 personnes
39
Tester le wifi et l’alimentation
2 personnes
40
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

41
Accueillir les intervenants
2 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
43
Servir le café de bienvenue
3 personnes
44
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
45
Annoncer les intervenants
46
Animer les présentations
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
49
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
50
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
51
Servir le buffet du dîner
4 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Rassembler la vaisselle
2 personnes
54
Encadrer le programme du soir
2 personnes
55
Animer le moment de networking
3 personnes
56
Servir les dernières consommations
3 personnes
57
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Démonter le catering
3 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Remettre le mobilier en place
3 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Nettoyer le lieu
3 personnes
65
Charger le matériel
3 personnes
66
Retourner les matériels de location
2 personnes
67
Ranger le stock restant
2 personnes
68
Envoyer un message de remerciement
69
Partager les photos et les présentations
70
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 14
Tables hautesqté 10
Table d'inscriptionqté 2
Chaises des intervenantsqté 6
Éléments de podiumqté 4
Pupitre
Portantsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portables de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Cliqueurs de présentationqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 6
Routeur wifi
Chargeurs d’ordinateur portableqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Sets de couverts pour le dînerqté 120
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d'eauqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Saladiers pour buffetqté 12
Thermomètreqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 110
Badges du congrèsqté 110
Nappesqté 14
Fond de scène
Panneaux de signalisationqté 10
Bannières du programmeqté 4
Compositions floralesqté 8
Pots à stylosqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et le programme au moins 4 à 6 mois avant le congrès. Vérifiez immédiatement la capacité en chaises, tables, espace de scène et zone d’accueil.
Confirmez les intervenants environ 8 semaines avant l’événement, puis envoyez-leur un briefing avec le format, la durée et l’heure d’arrivée. Demandez leurs présentations au plus tard 10 jours avant pour les tester sur l’ordinateur prévu.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable, idéalement 6 à 8 semaines avant. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, puis transmettez les quantités définitives au traiteur 5 à 7 jours avant.
Testez la chaîne technique la veille : vidéoprojecteur, écrans, microphones sans fil, haut-parleurs, table de mixage, cliqueur, rallonges et multiprises. Gardez des chargeurs, des clés USB et un routeur wifi de secours au comptoir d’accueil.
Préparez les badges, la liste des visiteurs, le programme en ligne et les informations de parking au plus tard 48 heures avant. Le matin du congrès, ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer l’inscription et les tables.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès marketing ?: Prévoyez 4 à 6 mois pour un congrès avec plusieurs intervenants, un traiteur et une installation audiovisuelle. Un délai de 8 semaines reste possible si le lieu, le programme et les prestataires sont rapidement disponibles.
Quand ouvrir les inscriptions pour un congrès marketing ?: Ouvrez le formulaire environ 6 à 8 semaines avant la date. Gardez une marge pour traiter les inscriptions, relancer les inscrits et ajuster le traiteur selon les besoins alimentaires.
Quand confirmer les intervenants d’un congrès ?: Obtenez une confirmation ferme environ 8 semaines avant l’événement. Demandez ensuite les présentations au plus tard 10 jours avant, afin de vérifier les fichiers et la compatibilité avec le matériel.
Quand réserver le traiteur pour un congrès marketing ?: Réservez le traiteur dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Communiquez le nombre final de repas et les régimes alimentaires 5 à 7 jours avant le congrès.

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