Marketingkongress organisieren: der richtige Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Erst wenn Raumgröße, Bestuhlung und Technik feststehen, lassen sich Einladungen und Anmeldungen zuverlässig planen.
• Bestätige Referenten nicht nur mündlich: Hole Titel, Kurzbiografie, Präsentation und technische Anforderungen spätestens 14 Tage vor dem Kongress ein. So bleiben mindestens 7 Tage für Korrekturen und Rückfragen.
• Öffne das Anmeldeformular früh und erfasse Ernährungswünsche direkt. Übermittle dem Catering die verbindliche Personenzahl spätestens 3 bis 5 Werktage vor der Veranstaltung.
• Prüfe Präsentationslaptops, Beamer, Leinwände, Funkmikrofone und Präsentationsklicker gemeinsam mindestens 2 Stunden vor Beginn. Denke auch an Verlängerungskabel, Ladegeräte und einen WLAN-Router – diese Kleinteile fehlen besonders häufig.
• Richte die Registrierungstheke mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein. Aktualisiere die Besucherliste, lege Namensschilder bereit und verschicke Parkinformationen sowie das Programm spätestens 2 Tage vorher.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Marketingkongress organisieren?

Starte idealerweise 12 bis 16 Wochen vor dem Termin. Für Referenten, Location, Technik, Catering und Bewerbung brauchst du mehrere Abstimmungsrunden; die letzten 14 Tage sollten nur noch der Prüfung und Umsetzung dienen.

Wann sollte man die Referenten für einen Marketingkongress anfragen?

Frage Referenten spätestens 10 bis 12 Wochen vorher an und hole die verbindliche Zusage innerhalb von 7 Tagen ein. Präsentationen und technische Anforderungen sollten spätestens 14 Tage vor dem Kongress vorliegen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Marketingkongresses?

Plane mindestens 2 Stunden für Mobiliar, Bühne, Registrierung, Technik und Beschilderung ein. Die Funktionsprüfung von Ton, Beamer und Präsentationslaptop sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

Wann muss man die Catering-Menge endgültig melden?

Melde die endgültige Personenzahl 3 bis 5 Werktage vor der Veranstaltung an das Catering. Berücksichtige dabei bestätigte Anmeldungen, Absagen und alle erfassten Ernährungswünsche.

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