Zo organiseer je een manege open dag

Een manege open dag vraagt om meer dan een aantrekkelijk programma. Bezoekers moeten veilig langs rijbaan en stallen kunnen lopen, demonstraties moeten strak op elkaar aansluiten en vrijwilligers moeten weten waar ze staan. Begin daarom met datum, programma en aanmeldingen; werk daarna de paarden, veiligheidsafspraken en publieksroute uit. Plan de inrichting, catering en techniek pas wanneer je weet hoeveel mensen je verwacht. Zo voorkom je dat koeling, microfoons, parkeerplaatsen of begeleiding op de dag zelf tekortschieten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Open dag aanmelden
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Socialmediaberichten plaatsen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst controleren
2 personen
9
Reserveringen bevestigen
10
Programma afdrukken
11
Plattegrond afdrukken
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Rijbaan en stallen inspecteren
2 personen
14
Paarden selecteren
2 personen
15
Demonstratieschema bevestigen
2 personen
16
Ruiters en instructeurs briefen
3 personen
17
Veiligheidsregels ophangen
2 personen
18
Paardenverzorging voorbereiden
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Kleding en materialen klaarleggen
2 personen
23
Terrein maaien en vegen
2 personen
24
Parkeerterrein markeren
2 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
27
Informatiebalie opbouwen
2 personen
28
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
29
Versiering ophangen
3 personen
30
Wegwijzers plaatsen
2 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
32
Demonstratiemateriaal klaarzetten
3 personen
33
Poetsmateriaal klaarzetten
34
Paarden voeren en controleren
3 personen
35
Paarden verzorgen
4 personen
36
Paarden veilig opstellen
3 personen

Event

37
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
3 personen
39
Bezoekers verwelkomen
3 personen
40
Aanmeldingen registreren
2 personen
41
Programma toelichten
2 personen
42
Rondleidingen begeleiden
4 personen
43
Paarden voorstellen
2 personen
44
Rijtechniek demonstreren
4 personen
45
Paarden verzorgen demonstreren
3 personen
46
Ponyactiviteiten begeleiden
5 personen
47
Proeflessen begeleiden
5 personen
48
Informatie over lessen geven
2 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Buffet schoonhouden
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Veiligheid rond paarden bewaken
3 personen
56
Fotomoment begeleiden
2 personen
57
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Paarden afzadelen
4 personen
59
Paarden terugbrengen
3 personen
60
Paarden voeren en controleren
3 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Catering opruimen
3 personen
64
Meubilair afbreken
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Versiering verwijderen
2 personen
67
Terrein en stallen schoonmaken
4 personen
68
Afval afvoeren
2 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Foto's en documenten archiveren
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Informatiebalie
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Serveerplateausaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare portofoonsaantal 6
Handmegafoon

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Welkomstbord
Krijtbordenaantal 6
Tafelnummersaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Springbalkenaantal 8
Springstaandersaantal 8
Pionnenaantal 20
Balkjesaantal 12
Dressuurringenaantal 4
longeerlijnenaantal 4
Longeerzwepenaantal 4
Poetskoffersaantal 8
Halstersaantal 12
Touwenaantal 12
Rijhelmenaantal 20
Veiligheidsvestenaantal 10
Zadelsaantal 8
Hoofdstellenaantal 8
Zadelonderleggersaantal 8
Stalborstelsaantal 12
Hooinettenaantal 6
Waterbakkenaantal 6
Drinkemmersaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Thermosbekersaantal 100
IJslepelsaantal 3
Koelmattenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintrollenaantal 4
Brandblussersaantal 4
Noodverlichtingslampenaantal 4

Informatie

Inschrijfformulierenaantal 100
Programmafoldersaantal 150
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 12
Polsbandjesaantal 150

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal 6 weken vooraf vast en plan per demonstratie extra wisseltijd. Ruiters en instructeurs hebben zo ruimte om paarden en materialen veilig te verplaatsen zonder dat bezoekers zich ophopen.
Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen voor de open dag. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat je hapjes en dranken niet pas op het laatste moment hoeft aan te passen.
Loop rijbaan, stallen en bezoekersroute minstens 1 week vooraf samen na. Hang veiligheidsregels op bij entree en stallen en spreek af welke zones bezoekers niet zelfstandig betreden.
Deel vrijwilligers in per blok van 2 tot 3 uur en geef iedereen vooraf een plattegrond en portofoon of handmegafoon. Wijs aparte mensen aan voor ontvangst, parkeren, publieksbegeleiding en demonstraties.
Richt het ontvangst- en horecapunt minstens 2 uur voor opening in. Koel dranken tijdig, controleer koffiezetapparaten en waterkokers en test luidsprekers, microfoons, verlenghaspels en stekkerdozen vóór de eerste bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een manege open dag organiseren?: Begin minstens 8 weken vooraf met datum, programma en aanmelding. Plan de laatste week voor inspectie, briefing, terreinwerk en controle van materialen; de dag ervoor zet je inrichting en catering zoveel mogelijk klaar.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een manege open dag?: Reken bij een kleinschalige open dag op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 bezoekers, naast ruiters en instructeurs. Plan bovendien 2 mensen apart voor parkeren en ontvangst en minstens 1 publieksbegeleider bij de stallen.
Wanneer moet je het programma van een manege open dag definitief maken?: Maak het programma uiterlijk 6 weken vooraf definitief, zodat uitnodigingen en socialmediaberichten kloppen. Bevestig demonstraties, ruiters en instructeurs nogmaals 7 dagen voor de open dag en druk de definitieve versie daarna af.
Wat moet je controleren voordat een manege open dag begint?: Controleer minstens 2 uur vooraf de rijbaan, stallen, veiligheidsborden, parkeerindeling en bezoekersroute. Test ook geluid en portofoons, zet tafels en stoelen klaar en controleer of dranken, hapjes, servies en programmabladen op hun plek liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.