Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en el picadero

Una jornada de puertas abiertas en el picadero necesita más que un programa de demostraciones. Primero fija la fecha, el horario y el recorrido de los visitantes; después gestiona las inscripciones, la comunicación y la logística del recinto. La seguridad de la pista y los establos debe quedar resuelta antes de recibir al público. Este plan te ayuda a coordinar caballos, jinetes, voluntarios, aparcamiento, comida y equipos sin dejar decisiones para el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Inscribir jornada de puertas abiertas
3
Redactar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar mensajes en redes sociales
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Comprobar la lista de participantes
2 personas
9
Confirmar las reservas
10
Imprimir el programa
11
Imprimir el plano
12
Asignar voluntarios
2 personas
13
Inspeccionar la pista y los establos
2 personas
14
Seleccionar caballos
2 personas
15
Confirmar el programa de demostraciones
2 personas
16
Informar a los jinetes y instructores
3 personas
17
Colocar las normas de seguridad
2 personas
18
Preparar el cuidado de los caballos
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Preparar aperitivos
3 personas
22
Preparar la ropa y los materiales
2 personas
23
Cortar y barrer el terreno
2 personas
24
Delimitar el aparcamiento
2 personas
25
Montar las carpas
4 personas
26
Colocar mesas y sillas
4 personas
27
Montar el mostrador de información
2 personas
28
Montar el bufé de catering
3 personas
29
Colgar la decoración
3 personas
30
Colocar señalizadores
2 personas
31
Conectar el equipo de sonido
2 personas
32
Preparar el material de demostración
3 personas
33
Preparar material de limpieza
34
Alimentar y revisar a los caballos
3 personas
35
Cuidar los caballos
4 personas
36
Colocar los caballos de forma segura
3 personas

Evento

37
Recibir a los voluntarios
2 personas
38
Instruir a los voluntarios
3 personas
39
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
40
Registrar inscripciones
2 personas
41
Presentar el programa
2 personas
42
Guiar visitas
4 personas
43
Presentar a los caballos
2 personas
44
Demostrar la técnica de monta
4 personas
45
Demostrar el cuidado de los caballos
3 personas
46
Supervisar las actividades con ponis
5 personas
47
Guiar las clases de prueba
5 personas
48
Dar información sobre las clases
2 personas
49
Servir café y té
3 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Mantener limpio el buffet
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
55
Vigilar la seguridad alrededor de los caballos
3 personas
56
Coordinar el momento de fotos
2 personas
57
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

58
Desensillar los caballos
4 personas
59
Devolver los caballos
3 personas
60
Alimentar y revisar a los caballos
3 personas
61
Recoger la vajilla
3 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Recoger el catering
3 personas
64
Desmontar el mobiliario
4 personas
65
Desmontar las carpas
4 personas
66
Retirar la decoración
2 personas
67
Limpiar el recinto y los establos
4 personas
68
Retirar los residuos
2 personas
69
Inventariar materiales
2 personas
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Archivar fotos y documentos
72
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 4
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 3
Punto de información
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 10
Bandejas para servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Termoscant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Neverascant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Walkie-talkies recargablescant. 6
Megáfono de mano

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 6
Photowall
Cartel de bienvenida
Pizarrascant. 6
Números de mesacant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Farolescant. 8

Material deportivo

Vigas de saltocant. 8
Soportes plegablescant. 8
Conoscant. 20
Vallascant. 12
Pistas de domacant. 4
líneas de cuerdacant. 4
Fustas de domacant. 4
Cajas de limpiezacant. 8
Cabestroscant. 12
Cuerdascant. 12
Cascos de equitacióncant. 20
Chalecos reflectantescant. 10
Sillas de montarcant. 8
Bridascant. 8
Salvacruces de monturacant. 8
Cepillos de establocant. 12
Redes para henocant. 6
Bandejas de aguacant. 6
Cubos para bebidascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 8
Vasos térmicoscant. 100
Cucharillas para heladocant. 3
Alfombrillas de refrigeracióncant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Conos de tráficocant. 20
Rollos de cinta de balizamientocant. 4
Extintorescant. 4
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 4

Información

Formularios de inscripcióncant. 100
Folletos del programacant. 150
Tarjetas de nombrecant. 60
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Señales de orientacióncant. 12
Pulserascant. 150

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de enviar invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y confirmar preferencias dietéticas, reservas y número real de participantes.
Haz una inspección de la pista, los establos y el terreno entre 3 y 7 días antes. Corrige entonces la limpieza, el corte, el barrido, la señalización y la delimitación del aparcamiento, no durante la llegada del público.
Asigna voluntarios con funciones concretas y un canal de comunicación. Para una jornada con demostraciones, nombra como mínimo a una persona para información, otra para el acceso y otra para coordinar a jinetes e instructores.
Prepara el recorrido del visitante con un punto de información, programa y plano impresos. Coloca las normas de seguridad antes de abrir y explica dónde puede detenerse el público y qué zonas quedan restringidas.
Compra y prepara la comida y las bebidas con margen: enfría las bebidas el día anterior y deja listas las mesas, carpas, café, vajilla, altavoces y micrófonos como mínimo 2 horas antes de la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un picadero?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva la fecha, define las demostraciones y abre las inscripciones al menos 2 semanas antes; la inspección final del recinto debe hacerse durante la semana previa.
¿Cuándo hay que confirmar a los participantes?: Comprueba la lista y confirma las reservas entre 5 y 7 días antes. Así puedes ajustar las preferencias dietéticas, el número de sillas, las bebidas y el trabajo de los voluntarios.
¿Cuánto antes se prepara el picadero el día del evento?: Empieza el montaje y la revisión al menos 2 horas antes de recibir al público. Las carpas, mesas, aparcamiento, equipos de sonido, punto de información y normas de seguridad deben estar listos antes de la llegada de los primeros visitantes.
¿Cómo se organiza la seguridad durante las demostraciones con caballos?: Define antes del evento las zonas autorizadas para el público y coloca las normas de seguridad en los accesos. Informa a jinetes, instructores y voluntarios durante una reunión de 15 a 30 minutos antes de abrir.

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