Organiser une journée portes ouvertes dans un centre équestre

Une journée portes ouvertes réussie commence par un programme réaliste, puis avance par étapes jusqu’à l’accueil du public. Prévoyez les inscriptions, les démonstrations, la circulation dans les écuries et la répartition des bénévoles avant de communiquer la date. Les chevaux, les cavaliers et les visiteurs doivent savoir où aller et quand. Ce plan vous aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard : signalétique, parking, boissons, matériel audio et consignes de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Inscription pour la journée portes ouvertes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier des messages sur les réseaux sociaux
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier la liste des participants
2 personnes
9
Confirmer les réservations
10
Imprimer le programme
11
Imprimer le plan
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Inspecter la carrière et les écuries
2 personnes
14
Sélectionner les chevaux
2 personnes
15
Confirmer le programme des démonstrations
2 personnes
16
Briefer les cavaliers et les instructeurs
3 personnes
17
Afficher les consignes de sécurité
2 personnes
18
Préparer les soins aux chevaux
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Préparer les vêtements et le matériel
2 personnes
23
Tondre et balayer le terrain
2 personnes
24
Baliser le parking
2 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Monter le comptoir d'information
2 personnes
28
Monter le buffet traiteur
3 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
31
Raccorder le matériel audio
2 personnes
32
Préparer le matériel de démonstration
3 personnes
33
Préparer le matériel de nettoyage
34
Nourrir et contrôler les chevaux
3 personnes
35
S’occuper des chevaux
4 personnes
36
Placer les chevaux en toute sécurité
3 personnes

Événement

37
Accueillir les bénévoles
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
3 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
41
Présenter le programme
2 personnes
42
Accompagner les visites guidées
4 personnes
43
Présenter les chevaux
2 personnes
44
Faire une démonstration de la technique d’équitation
4 personnes
45
Faire une démonstration de soins aux chevaux
3 personnes
46
Encadrer les activités poneys
5 personnes
47
Encadrer les cours d’essai
5 personnes
48
Donner des informations sur les cours
2 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Maintenir le buffet propre
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Veiller à la sécurité autour des chevaux
3 personnes
56
Animer le moment photo
2 personnes
57
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

58
Déseller les chevaux
4 personnes
59
Ramener les chevaux
3 personnes
60
Nourrir et contrôler les chevaux
3 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Démonter le mobilier
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Nettoyer le terrain et les écuries
4 personnes
68
Évacuer les déchets
2 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Archiver les photos et les documents
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 3
Bureau d’information
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Thermosqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Mégaphone à main

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Panneau d’accueil
Panneaux en ardoiseqté 6
Numéros de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 8

Matériel de sport

Poutres d'équilibreqté 8
Bâtons de sautqté 8
Cônesqté 20
Panneauxqté 12
Rectangles de dressageqté 4
longesqté 4
Lignes de longeqté 4
Malles de nettoyageqté 8
Licolsqté 12
Cordesqté 12
Casques d’équitationqté 20
Gilets de sécuritéqté 10
Sellesqté 8
Bridesqté 8
Sous-sellesqté 8
Brosses d’écurieqté 12
Filets à foinqté 6
Bacs à eauqté 6
Seaux à boissonsqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Mugs isothermesqté 100
Cuillères à glaceqté 3
Tapis rafraîchissantsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Cônes de signalisationqté 20
Rouleaux de ruban de balisageqté 4
Extincteursqté 4
Lampes d’éclairage de secoursqté 4

Informations

Formulaires d'inscriptionqté 100
Brochures du programmeqté 150
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Braceletsqté 150

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la date et le programme des démonstrations, puis envoyez les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et ajuster les besoins alimentaires.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et vérifiez la liste des participants 3 jours avant l’événement. Confirmez alors les réservations et imprimez suffisamment de programmes et de plans.
Répartissez les bénévoles par zone : accueil, parking, écuries, carrière et buffet. Prévoyez un briefing de 20 minutes avant l’ouverture, avec les consignes de sécurité et les moyens de communication.
Inspectez la carrière et les écuries la veille, puis balisez le parking et les accès le matin même. Sélectionnez les chevaux et confirmez le déroulé avec les cavaliers et les instructeurs avant l’arrivée du public.
Préparez les boissons et les en-cas assez tôt pour pouvoir les refroidir avant l’accueil. Testez les haut-parleurs, les microphones, les rallonges et les talkies-walkies au moins 1 heure avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes dans un centre équestre ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, envoyer les invitations, suivre les inscriptions et préparer les chevaux, les bénévoles et les espaces.
Quand faut-il confirmer les démonstrations équestres ?: Confirmez le programme au moins 7 jours avant la journée portes ouvertes. Faites un dernier briefing des cavaliers et des instructeurs la veille, avec les horaires et les consignes de sécurité.
Quand vérifier la liste des participants ?: Faites une première vérification après la clôture des inscriptions, puis une dernière 3 jours avant l’événement. Profitez-en pour confirmer les réservations et les besoins alimentaires.
Quand préparer le matériel d’accueil et le buffet ?: Installez les tentes, tables et chaises le jour précédent si le site le permet. Préparez le buffet le matin même, et testez le matériel audio et les branchements au moins 1 heure avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.