Checklist voor een carnavalsvereniging open dag

Een open dag van een carnavalsvereniging vraagt meer voorbereiding dan alleen de zaal versieren. Leg eerst datum, programma en locatie vast en werk daarna de bezoekersstroom, vrijwilligers en activiteiten uit. Controleer op tijd of vergunningen of meldingen nodig zijn en verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen. In de laatste week draait alles om voorraad, techniek, bewegwijzering en een zaal die direct klaar is voor ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
3 personen
Locatie en zaal reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online aankondigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers voor ontvangst indelen
2 personen
Vrijwilligers voor bar indelen
2 personen
Vrijwilligers voor activiteiten indelen
2 personen
Muziek en afspeellijst regelen
Programma en tijden uitwerken
2 personen
Rondleiding voorbereiden
2 personen
Carnavalsactiviteiten kiezen
3 personen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Voorraad en houdbaarheid controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Route en bewegwijzering printen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bar en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Activiteiten klaarzetten
3 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Hapjes en drank klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Ontvangst bezoekers verzorgen
2 personen
Informatie over vereniging geven
2 personen
Rondleidingen begeleiden
2 personen
Carnavalsactiviteiten begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
Aanmeldingen en contactgegevens noteren
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drank opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie en materialen afbreken
3 personen
Zaal en sanitair schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatietafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 6
Partytentenaantal 2
Kapstokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Boodschappen

Decoratie

Carnavalsvlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 200
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 20
Confettikanonnenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Decoratieve maskersaantal 20
Lichtgevende slingersaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Frituurpannenaantal 2
Bakken voor ijsaantal 4
Handmegafoon

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Opbergbakkenaantal 12

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 6

Sportmateriaal

Ringwerpspel
Blikwerpset
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 6
Spelkaartenaantal 4
Prijzentafel
Kleine prijzenaantal 40

Informatie

Programmabordenaantal 4
Informatiefoldersaantal 150
Aanmeldformulierenaantal 100
Pennenaantal 20
Naambadgesaantal 50
Pijlbordenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffer
Antislipmattenaantal 6
Kabelafdekkersaantal 6
Zaklampenaantal 4

Tips

Plan de vrijwilligers per taak en tijdsblok: ontvangst, bar en activiteiten hebben elk een eigen bezetting nodig. Wijs ook iemand aan die tijdens de open dag de planning en praktische vragen opvangt.
Werk het programma uit met vaste tijden voor ontvangst, rondleiding en carnavalsactiviteiten. Houd per onderdeel 10 tot 15 minuten speling, zodat uitloop niet meteen de hele middag verschuift.
Controleer uiterlijk een week vooraf de techniek op locatie. Test draagbare speakers en microfoon samen met verlengkabels en stekkerdozen; neem voor de zekerheid een extra kabel mee.
Maak de route vanaf de entree zichtbaar voordat bezoekers arriveren. Print bewegwijzering en plaats die bij de ingang, naar de informatietafels, de activiteiten en de toiletten.
Controleer twee dagen vooraf de houdbaarheid en koeling van boodschappen, hapjes en dranken. Zet herbruikbare glazen, koffiekopjes, borden en bestek klaar per uitgiftepunt, zodat vrijwilligers niet tijdens de ontvangst hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag van een carnavalsvereniging organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en publiceer de online aankondiging ongeveer 4 tot 6 weken voor de open dag, zodat je aanmeldingen en vrijwilligers tijdig kunt verwerken.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een carnavalsvereniging open dag?: Controleer uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf bij de gemeente of een melding of vergunning nodig is. Dat hangt onder meer af van locatie, geluidsniveau, bezoekersaantal en eventuele partytenten; regel dit voordat je het programma definitief publiceert.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een carnavalsvereniging open dag?: Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, één voor de bar en één voor de activiteiten per gelijktijdig draaiend onderdeel. Bij een programma van 4 uur is het praktisch om per taak twee tijdsblokken te maken, zodat niemand de hele open dag achter elkaar werkt.
Wanneer moet ik hapjes en drankjes voor de open dag regelen?: Maak de boodschappenlijst ongeveer een week vooraf definitief en controleer dieetwensen zodra de aanmeldingen binnen zijn. Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf, koel dranken de dag ervoor en bereid verse hapjes zo kort mogelijk voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.