Tag der offenen Tür in der Reithalle organisieren

Ein Tag der offenen Tür in der Reithalle braucht einen klaren Ablauf, damit Besucher, Pferde und Helfer nicht gleichzeitig improvisieren müssen. Lege zuerst Datum und Programm fest, danach folgen Anmeldung, Einladungen und die Einteilung der Verantwortlichen. Plane Vorführungen, Rundgänge und Pausen so, dass die Pferde ausreichend Ruhe haben. Die häufigsten Probleme entstehen bei Sicherheitswegen, Strom, Parkplätzen und der Verpflegung – diese Punkte sollten spätestens am Vortag fertig sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Für den Tag der offenen Tür anmelden
3
Einladungen erstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Social-Media-Beiträge posten
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
9
Reservierungen bestätigen
10
Programm drucken
11
Lageplan drucken
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Reitbahn und Ställe inspizieren
2 Personen
14
Pferde auswählen
2 Personen
15
Demonstrationsplan bestätigen
2 Personen
16
Reiter und Ausbilder briefen
3 Personen
17
Sicherheitsregeln aushängen
2 Personen
18
Pferdepflege vorbereiten
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Snacks vorbereiten
3 Personen
22
Kleidung und Materialien bereitlegen
2 Personen
23
Gelände mähen und fegen
2 Personen
24
Parkplatz markieren
2 Personen
25
Partyzelte aufbauen
4 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Infotresen aufbauen
2 Personen
28
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
29
Dekoration aufhängen
3 Personen
30
Wegweiser aufstellen
2 Personen
31
Tontechnik anschließen
2 Personen
32
Demonstrationsmaterial bereitstellen
3 Personen
33
Putzmaterial bereitstellen
34
Pferde füttern und kontrollieren
3 Personen
35
Pferde versorgen
4 Personen
36
Pferde sicher aufstellen
3 Personen

Event

37
Freiwillige empfangen
2 Personen
38
Freiwillige einweisen
3 Personen
39
Besucher begrüßen
3 Personen
40
Anmeldungen erfassen
2 Personen
41
Programm vorstellen
2 Personen
42
Führungen begleiten
4 Personen
43
Pferde vorstellen
2 Personen
44
Reittechnik demonstrieren
4 Personen
45
Pferdepflege demonstrieren
3 Personen
46
Pony-Aktivitäten betreuen
5 Personen
47
Schnupperstunden betreuen
5 Personen
48
Informationen zu den Kursen geben
2 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Buffet sauber halten
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
55
Sicherheit rund um Pferde überwachen
3 Personen
56
Fotomoment begleiten
2 Personen
57
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

58
Pferde absatteln
4 Personen
59
Pferde zurückbringen
3 Personen
60
Pferde füttern und kontrollieren
3 Personen
61
Geschirr sammeln
3 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Catering aufräumen
3 Personen
64
Möbel abbauen
4 Personen
65
Partyzelte abbauen
4 Personen
66
Dekoration entfernen
2 Personen
67
Gelände und Ställe reinigen
4 Personen
68
Abfall entsorgen
2 Personen
69
Materialien inventarisieren
2 Personen
70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
71
Fotos und Dokumente archivieren
72
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 4
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 3
Informationsstand
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 80
WassergläserAnz. 100
TellerAnz. 100
GebäckgabelnAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 10
ServierplattenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
KühlschränkeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 6
Handmegafon

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
Fotowand
Willkommensschild
KreidetafelnAnz. 6
TischnummernAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 8

Sportmaterial

SprungbalkenAnz. 8
FederständerAnz. 8
KegelAnz. 20
BalkenAnz. 12
DressurviereckeAnz. 4
LongierleinenAnz. 4
LongierpeitschenAnz. 4
ReinigungssetsAnz. 8
HalfterAnz. 12
SeileAnz. 12
ReithelmeAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 10
SättelAnz. 8
TrensenAnz. 8
SattelpadsAnz. 8
StallbürstenAnz. 12
HeunetzeAnz. 6
WasserbehälterAnz. 6
GetränkeeimerAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
ThermobecherAnz. 100
EislöffelAnz. 3
KühlmattenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
VerkehrskegelAnz. 20
Absperrbänder-RollenAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 4
NotbeleuchtungslampenAnz. 4

Informationen

AnmeldeformulareAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 150
NamensschilderAnz. 60
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 12
ArmbänderAnz. 150

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige das Programm mindestens 3 Wochen vorher und teile für jede Vorführung konkrete Reiter, Ausbilder und Pferde ein. Eine kurze Einweisung am Veranstaltungstag reicht dann für Änderungen, nicht für die Grundplanung.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und schließe die Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vorher. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Snacks und Getränke nicht erst während des Aufbaus angepasst werden müssen.
Plane für Besucherführung und Sicherheit getrennte Zuständigkeiten ein: Eine Person betreut den Informationsstand, andere kontrollieren Reitbahn, Ställe und ausgeschilderte Wege. Sicherheitsregeln gehören sichtbar an den Eingang und an alle Bereiche mit Pferdekontakt.
Drucke Programm und Lageplan spätestens am Vortag und markiere den Parkplatz vor Öffnung. Rechne für Aufbau, Mähen und Fegen mit mindestens 3 Stunden; Zelte, Tische und Sitzplätze sollten vor dem Eintreffen der ersten Gäste stehen.
Kühle Getränke am Vorabend und stelle Kaffee- und Teestation, Geschirr sowie Servierschalen gemeinsam bereit. Prüfe außerdem Lautsprecher, Mikrofone, Funkgeräte und Verlängerungskabel vor Beginn – fehlende Strom- oder Kommunikationstechnik fällt sonst erst während der Vorführung auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in der Reithalle planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Anmeldung. Einladungen und erste Social-Media-Beiträge sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür im Reitverein?: Plane mindestens 1 verantwortliche Person pro Bereich ein: Empfang, Parkplatz, Verpflegung, Besucherführung und Pferdesicherheit. Für mehrere Vorführungen kommen zusätzlich die eingeteilten Reiter und Ausbilder hinzu; eine Helferliste sollte 7 Tage vorher bestätigt sein.
Wann müssen Pferde und Vorführungen feststehen?: Bestätige Pferde, Reiter, Ausbilder und Demonstrationsplan spätestens 7 Tage vor dem Tag der offenen Tür. So bleibt Zeit, Sicherheitsregeln zu prüfen und Ersatz einzuplanen, falls ein Pferd kurzfristig ausfällt.
Was muss am Tag vor dem Tag der offenen Tür fertig sein?: Am Vorabend sollten Teilnehmerliste, Programm und Lageplan gedruckt, Getränke gekühlt und Materialien bereitgelegt sein. Auch Technik, Parkplatzmarkierung sowie Zelte und Möbel sollten spätestens 2 bis 3 Stunden vor Einlass aufgebaut und geprüft werden.

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