Zo organiseer je een makelaarskantoor open dag

Begin met het programma en de bezoekersstroom, niet met de versiering. Bepaal eerst wanneer bezoekers binnenkomen, waar ze zich aanmelden en hoe ze door het kantoor lopen. Verstuur daarna uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je catering en dranken bestelt. In de laatste week bereid je woninginformatie, presentaties en routeborden voor. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, geteste techniek en een kantoor dat bezoekers rustig kunnen bekijken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma bevestigen
5
Catering bestellen
6
Dranken reserveren
7
Parkeerinformatie delen
8
Presentaties voorbereiden
2 personen
9
Woninginformatie afdrukken
10
Aanmeldlijst afdrukken
11
Routeborden voorbereiden
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Kantoor grondig schoonmaken
2 personen
14
Koelkasten leegmaken
15
Dranken koelen
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
2 personen
18
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
19
Presentaties klaarzetten
2 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Routeborden plaatsen
2 personen
22
Buffet inrichten
2 personen
23
Koffiepunt inrichten
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Techniek testen
2 personen
26
Toiletten controleren
27
Personeel instrueren

Event

28
Deuren openen
2 personen
29
Bezoekers registreren
2 personen
30
Bezoekers ontvangen
2 personen
31
Woningpresentaties verzorgen
3 personen
32
Rondleidingen begeleiden
3 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Buffet opruimen
2 personen
37
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

38
Apparatuur uitschakelen
2 personen
39
Decoratie verwijderen
2 personen
40
Meubilair terugplaatsen
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Kantoor schoonmaken
2 personen
44
Overgebleven voorraad opslaan
45
Huurmaterialen retourneren
2 personen
46
Contactgegevens verwerken
47
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Barkrukkenaantal 8

Servies

Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Presentatieschermenaantal 2
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 10
Informatiebordenaantal 8
Routebordstandaardsaantal 6

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-lampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bezoekersstroom uiterlijk twee weken vooraf. Zet de ontvangstbalie bij de ingang, plaats routeborden op elk belangrijk kruispunt en houd een aparte plek vrij voor aanmeldingen en woninginformatie.
Verstuur uitnodigingen zodra het programma vaststaat en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de open dag. Gebruik de definitieve lijst om dieetwensen, cateringhoeveelheden en naamkaartjes te controleren.
Test presentaties minimaal één dag vooraf met de laptop, schermen, HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengkabels. Neem op de ochtend zelf nog 30 minuten voor een korte herhalingstest.
Koel dranken pas nadat de koelkasten zijn leeggemaakt en schoongemaakt. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en richt naast het buffet een apart koffiepunt in.
Zet tafels, stoelen en statafels op voordat je versiering en tafeldecoratie plaatst. Reserveer minstens 60 minuten voor het schoonmaken, inrichten van het buffet en controleren van glazen, kopjes, borden en bestek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een open dag van een makelaarskantoor?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met het programma, uitnodigingen en parkeerinformatie. Bestel catering en dranken zodra je een betrouwbare aanmeldinschatting hebt, bij voorkeur uiterlijk 7 dagen voor de open dag.
Hoeveel drank heb je nodig voor een makelaarskantoor open dag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker. Voor een open dag van 50 bezoekers betekent dat 100 tot 150 drankjes, verdeeld over water, koffie en overige dranken.
Wanneer test je de presentaties en techniek?: Test de presentatieapparatuur minimaal 1 dag vooraf met de gebruikte laptop, schermen, HDMI-kabels en stroomvoorziening. Plan op de dag zelf nog 30 minuten voor een laatste controle.
Wanneer zet je routeborden voor een open dag neer?: Plaats routeborden ongeveer 1 uur voor de ontvangst, nadat tafels en stoelen staan en de ingang is gecontroleerd. Loop de route daarna eenmaal als bezoeker om ontbrekende of onduidelijke borden te vinden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.