Organiser une journée portes ouvertes dans une agence immobilière

Une journée portes ouvertes réussie se prépare comme un parcours de visite, pas comme un simple apéritif au bureau. Commencez par fixer le programme et le nombre de visiteurs attendus, puis gérez les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations pratiques. La dernière semaine sert à confirmer le traiteur, les boissons, les supports de présentation et le stationnement. Le jour même, prévoyez assez de temps pour nettoyer, installer l’accueil, tester la technique et guider les visiteurs dès leur arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer le programme
5
Commander le catering
6
Réserver les boissons
7
Partager les informations de stationnement
8
Préparer les présentations
2 personnes
9
Imprimer les informations sur le logement
10
Imprimer la liste des inscriptions
11
Préparer les panneaux de direction
12
Faire les courses
2 personnes
13
Nettoyer le bureau en profondeur
2 personnes
14
Vider les réfrigérateurs
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Installer les tables
3 personnes
17
Installer les chaises
2 personnes
18
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
19
Préparer les présentations
2 personnes
20
Suspendre la décoration
2 personnes
21
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
22
Installer le buffet
2 personnes
23
Mettre en place le point café
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Tester la technique
2 personnes
26
Vérifier les toilettes
27
Briefing du personnel

Événement

28
Ouvrir les portes
2 personnes
29
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
30
Accueillir les visiteurs
2 personnes
31
Organiser les présentations de logements
3 personnes
32
Accompagner les visites guidées
3 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Servir des amuse-bouches
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Démonter le buffet
2 personnes
37
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

38
Éteindre l’équipement
2 personnes
39
Retirer la décoration
2 personnes
40
Remettre le mobilier en place
3 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Rassembler les déchets
2 personnes
43
Nettoyer le bureau
2 personnes
44
Ranger le stock restant
45
Retourner les matériels de location
2 personnes
46
Saisir les coordonnées
47
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10
Tabourets de barqté 8

Vaisselle

Verres à boireqté 80
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Écrans de présentationqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 4
Décoration de tableqté 10
Panneaux d'informationqté 8
Pieds pour panneaux d’itinéraireqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins trois semaines avant l’événement et prévoyez une relance 5 à 7 jours avant. Demandez dès l’inscription les allergies, régimes alimentaires et besoins particuliers afin d’ajuster le catering.
Arrêtez le programme au plus tard une semaine avant la journée portes ouvertes. Imprimez les informations sur les logements et la liste des inscrits 24 heures avant, quand les derniers changements sont connus.
Organisez un parcours visible dès l’extérieur : stationnement, accueil, présentations et espaces à visiter. Installez les panneaux de direction et les pieds de signalétique avant l’ouverture, puis faites le trajet complet comme un visiteur.
Réservez les boissons et le catering au moins 7 jours à l’avance, puis refroidissez les boissons la veille. Pour le premier accueil, comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure et gardez une réserve séparée.
Bloquez 3 à 4 heures le matin pour le nettoyage approfondi, l’installation des tables, chaises, buffet et café, puis testez les écrans, ordinateurs, câbles HDMI, multiprises et rallonges au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes immobilière ?: Envoyez-les environ 3 semaines à l’avance pour laisser le temps de s’inscrire. Faites une relance 5 à 7 jours avant et clôturez la liste pratique la veille.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une agence avant l’événement ?: Prévoyez 3 à 4 heures le matin pour nettoyer, installer le mobilier, le buffet, le point café et la signalétique. Gardez encore 60 minutes avant l’ouverture pour tester la technique et corriger le parcours.
Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adaptez selon la durée et la météo. Ajoutez une réserve d’environ 10 % pour les inscriptions de dernière minute et les accompagnants.
Quand commander le catering pour une journée portes ouvertes ?: Passez la commande au moins 7 jours avant, après avoir recueilli les régimes et allergies. Confirmez les quantités et l’heure de livraison 48 heures avant l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.