Tag der offenen Tür im Maklerbüro Schritt für Schritt planen
Bei einem Tag der offenen Tür im Maklerbüro müssen Besucher leicht ankommen, sich orientieren und schnell die richtigen Informationen finden. Beginne deshalb mit Anmeldung, Programm und Raumaufteilung, bevor du Catering oder Dekoration bestellst. Plane den Empfang, Präsentationen und den Rundgang als zusammenhängenden Ablauf. Häufig werden Parkhinweise, Ausdrucke und ein Techniktest erst am Veranstaltungstag bedacht – dann fehlen genau diese Dinge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Programm bestätigen
- 5
Catering bestellen
- 6
Getränke reservieren
- 7
Parkinformationen teilen
- 8
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
- 9
Wohnungsinformationen ausdrucken
- 10
Anmeldeliste ausdrucken
- 11
Routenschilder vorbereiten
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Büro gründlich reinigen
2 Personen
- 14
Kühlschränke leeren
- 15
Getränke kühlen
2 Personen
- 16
Tische aufstellen
3 Personen
- 17
Stühle aufstellen
2 Personen
- 18
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 19
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 21
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 22
Buffet aufbauen
2 Personen
- 23
Kaffeebereich einrichten
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Technik testen
2 Personen
- 26
Toiletten kontrollieren
- 27
Personal einweisen
Event
- 28
Türen öffnen
2 Personen
- 29
Besucher registrieren
2 Personen
- 30
Besucher empfangen
2 Personen
- 31
Wohnungspräsentationen durchführen
3 Personen
- 32
Führungen begleiten
3 Personen
- 33
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 34
Snacks servieren
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Buffet aufräumen
2 Personen
- 37
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Geräte ausschalten
2 Personen
- 39
Dekoration entfernen
2 Personen
- 40
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 42
Abfall sammeln
2 Personen
- 43
Büro reinigen
2 Personen
- 44
Restbestand einlagern
- 45
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 46
Kontaktdaten erfassen
- 47
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappTischeAnz. 6
- StühleAnz. 60
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 10
- BarhockerAnz. 8
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- KaraffenAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- PräsentationsbildschirmeAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonbögenAnz. 2
- BlumenarrangementsAnz. 6
- WimpelkettenAnz. 4
- TischdekorationAnz. 10
- InfotafelnAnz. 8
- Schilderständer für die RouteAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Programm und Besucherführung fest: Vom Empfang bis zu Präsentationen und Wohnungsinformationen sollte jeder Schritt einen klaren Platz im Büro haben. So weißt du auch, wo Routenschilder und Infotafeln stehen müssen.
- Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Termin. Bestelle Catering und Getränke erst nach diesem Abgleich, damit Mengen und besondere Anforderungen nicht zu spät auffallen.
- Plane den Empfang mit einer ausgedruckten Anmeldeliste und gut sichtbaren Wegweisern. Teile Parkinformationen spätestens mit der Einladung, weil Besucher sonst schon vor dem Büro nach einer Lösung suchen.
- Teste Präsentationsbildschirme, Laptops, HDMI- und Verlängerungskabel mindestens einen Tag vorher. Bereite die Präsentationen zusätzlich offline vor, falls am Veranstaltungstag das Internet ausfällt.
- Erledige Reinigung, Kühlschrankkontrolle und Aufbau in dieser Reihenfolge: Büro gründlich reinigen, Kühlschränke leeren, Getränke kühlen, Tische und Stühle aufstellen, danach Buffet und Kaffeebereich einrichten. So stehen Lebensmittel und Gläser nicht im Weg, während noch Möbel bewegt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Tag der offenen Tür im Maklerbüro einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa drei bis vier Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens sieben Tage vor dem Termin, damit du Catering, Getränke, Sitzplätze und die Anmeldeliste planen kannst.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Tag der offenen Tür?
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser für den gesamten Besuch ein. Getränke sollten mindestens am Vortag reserviert und am Veranstaltungstag rechtzeitig gekühlt werden.
- Wann sollte man das Catering für das Maklerbüro bestellen?
- Bestelle das Catering ungefähr eine Woche vorher, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend feststehen. Für verderbliche Snacks und das Buffet sollte die Liefer- oder Abholzeit am Veranstaltungstag bestätigt werden.
- Wann sollte die Technik für Präsentationen getestet werden?
- Teste Bildschirme, Laptops, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel mindestens einen Tag vorher. Starte am Veranstaltungstag zusätzlich einen kurzen Funktionstest, bevor die ersten Besucher eintreffen.
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