Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una agencia inmobiliaria
Una jornada de puertas abiertas inmobiliaria necesita más que una oficina ordenada y algunas visitas concertadas. Empieza por fijar el recorrido, el programa y el sistema de inscripciones; después coordina catering, materiales y señalización. La recepción debe permitir registrar a cada persona sin colas y orientar rápidamente hacia las viviendas o las presentaciones. El montaje final, la prueba técnica y la preparación de bebidas suelen marcar la diferencia entre una visita fluida y una mañana llena de interrupciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Confirmar el programa
- 5
Pedir el catering
- 6
Reservar las bebidas
- 7
Compartir información sobre el aparcamiento
- 8
Preparar presentaciones
2 personas
- 9
Imprimir información de la vivienda
- 10
Imprimir la lista de inscritos
- 11
Preparar señales de ruta
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Limpiar a fondo la oficina
2 personas
- 14
Vaciar los refrigeradores
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Montar mesas
3 personas
- 17
Colocar las sillas
2 personas
- 18
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 19
Preparar las presentaciones
2 personas
- 20
Colgar la decoración
2 personas
- 21
Colocar señales de ruta
2 personas
- 22
Montar el buffet
2 personas
- 23
Montar el punto de café
- 24
Preparar aperitivos
3 personas
- 25
Probar la técnica
2 personas
- 26
Comprobar los baños
- 27
Dar instrucciones al personal
Evento
- 28
Abrir las puertas
2 personas
- 29
Registrar a los visitantes
2 personas
- 30
Recibir a los visitantes
2 personas
- 31
Gestionar visitas a viviendas
3 personas
- 32
Guiar visitas
3 personas
- 33
Servir café y té
2 personas
- 34
Servir aperitivos
2 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Recoger el buffet
2 personas
- 37
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 38
Apagar el equipo
2 personas
- 39
Retirar la decoración
2 personas
- 40
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 41
Lavar la vajilla
2 personas
- 42
Recoger la basura
2 personas
- 43
Limpiar la oficina
2 personas
- 44
Guardar el stock restante
- 45
Devolver el material alquilado
2 personas
- 46
Procesar datos de contacto
- 47
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 4
- Mantelescant. 10
- Taburetes de barcant. 8
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Copas de vinocant. 50
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Jarrascant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Pantallas de presentacióncant. 2
- Portátilescant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Arcos de globoscant. 2
- Arreglos floralescant. 6
- Guirnaldascant. 4
- Decoración de mesacant. 10
- Paneles informativoscant. 8
- Soportes para paneles de rutacant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y el recorrido antes de enviar las invitaciones. Incluye la duración de cada visita, la ubicación del aparcamiento y un margen de 10 a 15 minutos para las llegadas escalonadas.
- Gestiona las inscripciones con antelación y pregunta por las preferencias dietéticas. Confirma la lista definitiva entre 24 y 48 horas antes para ajustar el catering, las compras y la recepción.
- Prepara la recepción con la lista impresa de inscritos y la información de cada vivienda. Reserva al menos 5 minutos por persona para resolver dudas sobre el recorrido sin bloquear la entrada.
- Coloca las señales de ruta en todos los puntos donde un visitante pueda dudar, especialmente desde el aparcamiento hasta la oficina y entre las distintas zonas. Comprueba el recorrido completo caminando por él una vez antes de abrir.
- Haz la prueba técnica el día anterior y repítela 60 minutos antes del inicio. Comprueba presentaciones, portátiles, pantallas, cables HDMI, regletas y alargadores; enfría las bebidas y monta el café antes de recibir a la primera persona.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas inmobiliaria?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y cerrar el programa. Deja los últimos 2 días para confirmar asistentes, catering, preferencias dietéticas y aparcamiento.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering de una jornada de puertas abiertas?
- Pide el catering al menos 7 días antes y confirma el número final de asistentes entre 24 y 48 horas antes. Así puedes ajustar las compras, los aperitivos y el material de servicio sin encargar de más.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la oficina?
- Haz la limpieza a fondo y vacía los refrigeradores el día anterior. El día del evento reserva entre 2 y 3 horas para mesas, sillas, recepción, buffet, café, decoración y señales de ruta.
- ¿Cuándo se deben probar las presentaciones y la pantalla?
- Realiza una prueba completa el día anterior y otra al menos 60 minutos antes de la apertura. Comprueba también los cables, las regletas, los alargadores y cualquier presentación que vaya a utilizarse durante la visita.
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