Zo organiseer je een lunchconcert zonder stress

Begin een lunchconcert niet met de lunch, maar met de locatie, de muzikanten en de beschikbare tijd. Leg daarna het programma vast, verzamel aanmeldingen en vraag dieetwensen op voordat je de catering bestelt. Op de dag zelf moeten muziekplekken, buffet en koffievoorziening elkaar niet in de weg staan. Dit plan helpt je de volgorde bewaken en voorkomt dat techniek, servies of route-informatie pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Muzikanten boeken
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Catering reserveren
8
Muziekrechten controleren
9
Uitnodigingslijst afdrukken
10
Programma's afdrukken
11
Route en parkeren delen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Lunch voorbereiden
3 personen
15
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
16
Locatie openen
2 personen
17
Ruimte ventileren
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen opstellen
3 personen
20
Buffet inrichten
3 personen
21
Servies klaarzetten
2 personen
22
Muziekplekken inrichten
3 personen
23
Instrumenten klaarzetten
3 personen
24
Muziekstandaards klaarzetten
2 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Entree en garderobe inrichten
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Programma's uitdelen
2 personen
29
Lunchbuffet openen
2 personen
30
Lunch serveren
4 personen
31
Koffie en thee schenken
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet netjes houden
2 personen
34
Concert aankondigen
35
Concert begeleiden
36
Gasten informeren over vertrek

Nazorg

37
Buffet afbouwen
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Instrumenten inpakken
3 personen
41
Muziekstandaards opruimen
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Toiletten controleren
45
Gevonden voorwerpen verzamelen
46
Locatie afsluiten
2 personen
47
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 70
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Soepkommenaantal 60
Soepterrineaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Muziekstandaardsaantal 12
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenhoudersaantal 8
Programmastandaardsaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en boek de muzikanten voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen hoeveel tijd je krijgt voor openen, opbouwen, soundcheck en opruimen; die uren bepalen de rest van je planning.
Stel het programma samen met een duidelijk lunchmoment en deel begin- en eindtijd met genodigden. Verstuur uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen, dieetwensen en route- en parkeerinformatie nog te kunnen verwerken.
Bestel catering pas nadat je het aantal aanmeldingen en dieetwensen hebt gecontroleerd. Reken niet alleen op eten: voor een buffet heb je ook serveerschalen, opscheplepels, serveertangen, borden, bestek en glazen nodig.
Plan de opbouw in een vaste volgorde: eerst ventileren en tafels en stoelen plaatsen, daarna buffet en servies inrichten en pas vervolgens muziekplekken, microfoon en standaards klaarzetten. Zo blijven kabels en instrumenten vrij van het verkeer rond de lunch.
Doe de technische controle vóór de gasten binnenkomen. Test microfoon, verlengkabels en stekkerdozen op de plek waar ze worden gebruikt en zet koffie, thee, dranken en lunch zo klaar dat de muziekplek bereikbaar blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lunchconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie en de muzikanten. Plan uiterlijk 3 tot 4 weken voor de datum de uitnodigingen, zodat je catering en dieetwensen op tijd kunt vastleggen.
Wanneer moet ik de catering voor een lunchconcert bestellen?: Bestel de catering nadat de aanmeldtermijn is verstreken en controleer het aantal gasten en de dieetwensen. Doe dat idealiter 7 tot 10 dagen voor het concert; houd de laatste 2 dagen vrij voor kleine wijzigingen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een lunchconcert op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor een kleine opbouw en meer tijd als je de ruimte ook moet inrichten voor buffet en lunch. Open de locatie eerst, ventileer, plaats tafels en stoelen en test daarna de techniek voordat gasten arriveren.
Wat moet ik klaarzetten voor de muziek bij een lunchconcert?: Zet per muziekplek een muziekstandaard klaar en controleer vooraf de microfoon, microfoonstandaard, verlengkabels en stekkerdozen. Doe de test minstens 30 minuten vóór ontvangst van de gasten, zodat je nog kunt bijsturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.