Cómo organizar un concierto al mediodía sin prisas
Un concierto al mediodía combina música en directo con un almuerzo, así que la organización debe avanzar en dos líneas: programa y atención a los invitados. Empieza reservando el lugar y contratando a los músicos; después cierra horarios, inscripciones, preferencias dietéticas y catering. Durante los últimos días, confirma la ruta, el aparcamiento y los derechos de música. El mismo día, deja margen para ventilar, montar las sillas, preparar el buffet y probar micrófono, atriles e instrumentos antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Contratar músicos
- 3
Elaborar el programa
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Reservar el catering
- 8
Comprobar los derechos de música
- 9
Imprimir la lista de invitados
- 10
Imprimir programas
- 11
Compartir la ruta y el aparcamiento
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Enfriar bebidas
2 personas
- 14
Preparar el almuerzo
3 personas
- 15
Preparar café y té
2 personas
- 16
Abrir la ubicación
2 personas
- 17
Ventilar el espacio
- 18
Montar mesas
3 personas
- 19
Colocar las sillas
3 personas
- 20
Montar el buffet
3 personas
- 21
Preparar la vajilla
2 personas
- 22
Montar espacios de música
3 personas
- 23
Preparar los instrumentos
3 personas
- 24
Preparar los atriles de música
2 personas
- 25
Colgar la decoración
2 personas
- 26
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Evento
- 27
Recibir a los invitados
3 personas
- 28
Repartir programas
2 personas
- 29
Abrir el bufé de almuerzo
2 personas
- 30
Servir el almuerzo
4 personas
- 31
Servir café y té
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Mantener el buffet ordenado
2 personas
- 34
Anunciar el concierto
- 35
Acompañar el concierto
- 36
Informar a los invitados de la salida
Seguimiento
- 37
Desmontar el buffet
3 personas
- 38
Lavar la vajilla
3 personas
- 39
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 40
Empacar instrumentos
3 personas
- 41
Recoger los atriles de música
2 personas
- 42
Recoger la basura
2 personas
- 43
Limpiar el espacio
3 personas
- 44
Comprobar los baños
- 45
Recoger objetos perdidos
- 46
Cerrar el recinto
2 personas
- 47
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platoscant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 70
- Cuchilloscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cucharascant. 70
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de serviciocant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tazones para sopacant. 60
- Tureen de sopacant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Atrilescant. 12
- Micrófono
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Portamenúscant. 8
- Atriles para programascant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Indica la hora de llegada, el inicio de la música y el momento previsto para el almuerzo; así el catering puede calcular cantidades y el público sabe cuánto dura la actividad.
- Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 7 días antes. Entrega ese número al catering y reserva algunas raciones adicionales para cambios de última hora.
- Confirma los derechos de música al menos 14 días antes. No dejes este trámite para la semana del concierto: si falta una autorización, puede afectar al repertorio o al lugar elegido.
- Prepara el montaje siguiendo el recorrido del público: primero percheros y sillas, después el espacio musical y finalmente el buffet. Coloca las mesas de comida lejos de los cables y deja los pasillos despejados.
- Programa la apertura del lugar entre 2 y 3 horas antes del comienzo. Ventila, monta mesas y sillas, prepara café y té, enfría las bebidas y reserva tiempo para comprobar el micrófono, los soportes, los atriles y las conexiones eléctricas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al mediodía?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, contratar músicos y definir el programa. Deja cerrados invitados, catering y preferencias dietéticas como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?
- Envíalas cuando el lugar, los músicos y el horario estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Fija una fecha de respuesta y cierra las inscripciones 7 días antes del concierto.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el concierto el mismo día?
- Calcula entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Ese margen permite ventilar, colocar mesas y sillas, montar el buffet, preparar la zona musical y hacer una prueba de sonido.
- ¿Cuándo hay que enfriar las bebidas y preparar el almuerzo?
- Enfría las bebidas la tarde anterior si tienes espacio suficiente y prepara el almuerzo el mismo día siguiendo los tiempos del catering. El buffet debería estar listo entre 30 y 45 minutos antes de servirlo.
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