Organiser un concert-déjeuner sans oublier l’essentiel

Un concert-déjeuner demande de synchroniser la musique, le repas et l’accueil des invités. Commencez par réserver le lieu et les musiciens, puis fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les réponses alimentaires et le nombre de participants déterminent le traiteur, les tables et la vaisselle. La veille, concentrez-vous sur les boissons, les documents imprimés et le matériel musical ; le jour même, prévoyez au moins deux heures pour préparer la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver des musiciens
3
Établir le programme
2 personnes
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Réserver le catering
8
Vérifier les droits musicaux
9
Imprimer la liste des invitations
10
Imprimer les programmes
11
Partager l’itinéraire et le parking
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer le déjeuner
3 personnes
15
Préparer le café et le thé
2 personnes
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Aérer la salle
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Installer le buffet
3 personnes
21
Préparer la vaisselle
2 personnes
22
Aménager les espaces musicaux
3 personnes
23
Installer les instruments
3 personnes
24
Préparer les pupitres
2 personnes
25
Suspendre la décoration
2 personnes
26
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes

Événement

27
Accueillir les invités
3 personnes
28
Distribuer les programmes
2 personnes
29
Ouvrir le buffet de déjeuner
2 personnes
30
Servir le déjeuner
4 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
34
Annoncer le concert
35
Encadrer le concert
36
Informer les invités du départ

Suivi

37
Démonter le buffet
3 personnes
38
Faire la vaisselle
3 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
40
Emballer les instruments
3 personnes
41
Ranger les pupitres
2 personnes
42
Rassembler les déchets
2 personnes
43
Nettoyer l’espace
3 personnes
44
Vérifier les toilettes
45
Rassembler les objets trouvés
46
Fermer le lieu
2 personnes
47
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 70
Tasses à caféqté 60
Verresqté 70
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Bol à soupeqté 60
Soupièreqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 3
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Pieds de microqté 12
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Présentoirs à menusqté 8
Pupitres de programmeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le lieu et les musiciens, puis établissez le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre la fin prévue du repas et la dernière intervention musicale.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le total au traiteur au plus tard 7 jours avant le concert. Prévoyez aussi une liste imprimée des invités pour l’accueil.
Refroidissez les boissons la veille et préparez le café, le thé et le déjeuner avant l’arrivée du public. Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne et prévoyez des thermos ou des bouilloires pour éviter l’attente.
Ouvrez et aérez la salle au moins 2 heures avant le début. Installez d’abord les tables et les chaises, puis le buffet et la vaisselle ; cela évite de déplacer les instruments dans un espace encombré.
Testez les microphones, pieds, rallonges et multiprises avant l’arrivée des musiciens. Gardez les câbles hors des passages et vérifiez le programme, l’itinéraire et le parking le jour précédent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un concert-déjeuner ?: Prévoyez au moins 2 heures sur place le jour même pour aérer, installer les tables, le buffet, les chaises et l’espace musical. Ajoutez 30 minutes pour les tests de son et les derniers réglages.
Quand envoyer les invitations pour un concert-déjeuner ?: Envoyez-les au moins 4 semaines avant la date prévue, surtout si les inscriptions déterminent le traiteur. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement pour confirmer les quantités.
Quand réserver le traiteur pour un concert-déjeuner ?: Réservez le traiteur dès que le lieu et la date sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines à l’avance. Communiquez le nombre final de repas et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant.
Que faut-il vérifier avant le début du concert ?: Dans les 30 dernières minutes, contrôlez les inscriptions, le programme imprimé, les microphones, les pieds, les câbles et la disposition des sièges. Vérifiez aussi que les boissons sont froides et que le café ou le thé peut être servi sans bloquer l’accès à la salle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.