Zo organiseer je een luisterconcert

Begin met de drie vaste onderdelen: locatie, artiest en programma. Reserveer daarna stoelen en tafels op basis van het aantal aanmeldingen en leg vast hoeveel tijd de opbouw en geluidscheck kosten. Bij een luisterconcert vallen storende techniek, een onduidelijke route en een rommelige ontvangst extra snel op. Werk daarom terug vanaf de starttijd: eerst stroom en geluid, daarna licht en catering, en pas als laatste de deuren open.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en stoelen reserveren
2
Artiest en programma bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Cateringhoeveelheden berekenen
7
Programma en route delen
8
Techniek en stroom controleren
2 personen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Hapjes en drank koelen
2 personen
12
Aanmeldlijst en badges printen
13
Locatie openen
2 personen
14
Ruimte en toiletten controleren
2 personen
15
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
16
Podiumzone vrijmaken
2 personen
17
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
18
Microfoons en instrumenten aansluiten
2 personen
19
Licht en sfeerverlichting plaatsen
2 personen
20
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
21
Artiest ontvangen
22
Cateringbuffet klaarmaken
3 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
24
Programma en bewegwijzering plaatsen
2 personen
25
Openingsbriefing voor medewerkers
4 personen

Event

26
Bezoekers ontvangen en registreren
3 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Welkomstwoord verzorgen
29
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
30
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Pauze begeleiden
3 personen
33
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
34
Avondhapjes serveren
3 personen
35
Dranken blijven bijvullen
2 personen
36
Derde concertdeel begeleiden
2 personen
37
Afscheid en bezoekersuitloop begeleiden
3 personen

Nazorg

38
Ongebruikte catering inpakken
2 personen
39
Servies en glazen verzamelen
3 personen
40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Toiletten schoonmaken
47
Locatie afsluiten
2 personen
48
Materialen terugbrengen
2 personen
49
Overgebleven spullen opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Kleedkamertafel
Kapstokkenaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Monitor speaker
Muziekstandaardsaantal 4
DI-boxaantal 2
XLR-kabelsaantal 8
Jack-kabelsaantal 4
Laptop
Laptopstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Gebaksbordjesaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4
Routebordjesaantal 8
Naambadgesaantal 70
Pennenaantal 10
Printpapier
Plakgumaantal 4
Tafelnummersaantal 8

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Plan de geluidscheck minimaal 60 minuten vóór de ontvangst. Test niet alleen microfoons, maar ook de actieve speakers, monitor speaker, DI-box, XLR-kabels en laptop als die in het programma worden gebruikt.
Houd de podiumzone vrij en zet stoelen zo neer dat elke bezoeker zicht heeft op artiest en muziekstandaards. Reserveer de eerste rij niet automatisch voor catering of techniek; dat leidt tijdens het concert tot beweging en geluid.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vóór het luisterconcert. Bereken daarna pas de catering en controleer of je naast borden en bestek ook genoeg waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes en gebaksbordjes hebt.
De ontvangsttafel wordt vaak te laat ingericht. Leg vóór het openen van de locatie de aanmeldlijst, badges, programma’s en bewegwijzering klaar en wijs één medewerker aan voor binnenkomst en vragen.
Controleer stroom vóór je de geluidsinstallatie opbouwt. Gebruik stekkerdozen en verlengkabels zonder looppaden te kruisen, zet kabels vast met gaffer tape en houd een vrije route naar toiletten en uitgang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een luisterconcert organiseren?: Leg locatie, artiest en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen minstens 3 weken voor de datum, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en cateringhoeveelheden op tijd kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een luisterconcert?: Reken op minimaal 3 uur voor stoelen, tafels, podiumzone, licht, geluidsinstallatie en ontvangst. Plan daarnaast minstens 60 minuten voor de geluidscheck en laat de artiest 30 tot 45 minuten vóór de start aanwezig zijn.
Hoeveel stoelen moet je klaarzetten voor een luisterconcert?: Zet het aantal bevestigde aanmeldingen klaar en voeg alleen extra stoelen toe als de ruimte dat veilig toelaat. Controleer uiterlijk 2 dagen vooraf de aanmeldlijst, zodat je de opstelling en catering niet op schattingen baseert.
Wanneer doe je de geluidscheck bij een luisterconcert?: Voer de geluidscheck uiterlijk 60 minuten vóór de ontvangst uit, met alle microfoons, instrumenten, kabels en eventuele laptop aangesloten. Test daarna nog één keer het volume en de microfoonstand voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.