So organisierst du ein Lustkonzert ohne Lücken im Ablauf

Bei einem Lustkonzert greifen Programm, Technik, Empfang und Catering eng ineinander. Beginne mit Ort und Bestuhlung, bestätige danach Künstler und Ablauf und verschicke erst dann die Einladungen. Aus den Anmeldungen leitest du Essensmengen, Namensschilder und die Sitzordnung ab. Am Veranstaltungstag brauchst du mehrere Stunden für Aufbau, Soundcheck und die Vorbereitung des Empfangs – besonders Strom, Kabelwege und Bühnenfläche werden sonst schnell zu spät geprüft.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Stühle reservieren
2
Künstler und Programm bestätigen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Cateringmengen berechnen
7
Programm und Route teilen
8
Technik und Strom prüfen
2 Personen
9
Einkaufsliste prüfen
10
Einkaufen gehen
2 Personen
11
Snacks und Getränke kühlen
2 Personen
12
Anmeldeliste und Badges ausdrucken
13
Location öffnen
2 Personen
14
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen
15
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
16
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
17
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
18
Mikrofone und Instrumente anschließen
2 Personen
19
Licht und Ambiente-Beleuchtung anbringen
2 Personen
20
Soundcheck durchführen
3 Personen
21
Künstler empfangen
22
Cateringbuffet vorbereiten
3 Personen
23
Empfangstisch einrichten
2 Personen
24
Programm und Beschilderung aufstellen
2 Personen
25
Eröffnungsbriefing für Mitarbeiter
4 Personen

Event

26
Besucher empfangen und registrieren
3 Personen
27
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
28
Begrüßungswort übernehmen
29
Ersten Teil des Konzerts begleiten
2 Personen
30
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
31
Getränke nachfüllen
2 Personen
32
Pause betreuen
3 Personen
33
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
34
Abendhäppchen servieren
3 Personen
35
Getränke laufend nachfüllen
2 Personen
36
Dritten Konzertteil begleiten
2 Personen
37
Verabschiedung und Besucherabfluss begleiten
3 Personen

Nachbereitung

38
Nicht verbrauchtes Catering verpacken
2 Personen
39
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
40
Geräte ausschalten
2 Personen
41
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
42
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
43
Müll sammeln und sortieren
2 Personen
44
Geschirr abwaschen
3 Personen
45
Raum reinigen
3 Personen
46
Toiletten reinigen
47
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
48
Materialien zurückbringen
2 Personen
49
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
TischeAnz. 8
Umkleidetisch
KleiderständerAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Monitorlautsprecher
NotenständerAnz. 4
DI-BoxAnz. 2
XLR-KabelAnz. 8
Jack-KabelAnz. 4
Laptop
Laptopständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

BühnenbeleuchtungAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 8
LichtstativeAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 70
TortenplattenAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ProgrammständerAnz. 4
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 70
StifteAnz. 10
Druckpapier
KleberAnz. 4
TischnummernAnz. 8

Catering

Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

Reserviere Ort und Stühle frühzeitig und kläre, wann du Zugang bekommst. Plane für Aufbau, Soundcheck und Kontrolle der Toiletten mindestens drei Stunden vor dem Empfang ein.
Bestätige Künstler und Programm, bevor du Einladungen verschickst. Teile den Gästen anschließend Programm und Route spätestens fünf bis sieben Tage vorher mit, damit Anreise und Einlass nicht stocken.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und frage Ernährungswünsche mit einer festen Frist ab. Schließe die Cateringberechnung etwa drei Tage vor dem Konzert ab und plane pro angemeldeter Person eine Portion plus etwa 10 Prozent Reserve.
Prüfe Technik und Strom nicht erst beim Aufbau: Aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Monitorlautsprecher, DI-Boxen und Kabel sollten mindestens eine Woche vorher auf Vollständigkeit und Kompatibilität getestet werden.
Richte Empfangstisch, Garderobe und Beschilderung vor dem Soundcheck ein. Drucke Anmeldeliste und Badges am Vortag, kühle Snacks und Getränke rechtzeitig und halte Gaffer Tape sowie Verlängerungskabel für schnelle Korrekturen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Lustkonzert organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Ort, Bestuhlung sowie Künstlern und Programm. Einladungen sollten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte der Soundcheck bei einem Lustkonzert stattfinden?: Plane den Soundcheck mindestens zwei Stunden vor dem Einlass ein. Die Lautsprecher, Mikrofone, Instrumente, DI-Boxen und Monitorlautsprecher müssen dann bereits aufgebaut und angeschlossen sein.
Wie viel Catering braucht man für ein Lustkonzert?: Berechne die Mengen anhand der bestätigten Anmeldungen und ergänze rund 10 Prozent Reserve. Ernährungswünsche solltest du spätestens fünf bis sieben Tage vor dem Konzert erfassen, damit das Buffet vollständig geplant werden kann.
Wann druckt man Anmeldeliste und Badges aus?: Drucke beides am Vortag, nachdem die Anmeldungen geschlossen oder zuletzt abgeglichen wurden. So vermeidest du handschriftliche Änderungen am Empfang und hast am Veranstaltungstag eine verlässliche Liste.

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